コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

全国中に拠点を持つのも夢じゃない!?秘書代行の電話番号貸出サービス

 

東京03や大阪06など大都市の番号を借りて、会社のイメージアップに!

とある企業について調べようと思った時に、まずは電話番号をチェックすることがあります。電話番号を見れば、その会社が「どこに拠点を持っているのか」「全国でどのくらいの拠点があるのか」という、会社の規模をイメージすることもできるからです。全国の主要地域に営業所があれば、大きな規模であることが分かります。

とはいえ、全国に拠点を持つなどというのは簡単に実現できるものではありません。いつかは主要都市である東京や大阪、名古屋に福岡、横浜などには拠点を置いて手広く事業を行いたいのも事実です。そんな時に役立つのが、弊社が行っている『全国電話番号 貸出サービス』です。

このサービスは、現地に支店がなくても、希望する地域の電話番号をすぐに取得できます。使用できる電話番号は、貴社専用の電話番号を利用できることが魅力です。これによって全国に電話の拠点を持つことも不可能ではありません。ここからは、この『全国電話番号 貸出サービス』を利用している企業の例をご紹介します。

都内に拠点がないのはマイナス?北関東に拠点のあるI社の場合

「大都市に拠点は欲しいけれど、事務所を開くとなると経費だけでも大変だからなぁ」
と言うのは、北関東に本社を持つI社。北関東ということから首都圏からの距離はさほどない地域に拠点を持っていますが、拠点となっている所在地について1つ問題を抱えていました。

きっかけは営業先での指摘から

以前、都内のとある企業へ営業に行った時のことでした。「そちらの会社は、都内に拠点を持ってないのですか?それですと、いろいろな面から考えても、お取引は難しいと思いますよ。」と言われたそうです。

今日では流通スピードも格段に進歩し、物流も情報のやりとりにも都内の会社と比べたとしても、その差はあまり感じられなくなりました。しかし、今でも会社拠点の所在地だけで、その会社が取引に不便、支社がないほど小規模だ、というマイナスイメージを持たれてしまう可能性は少なくありません。

そのマイナス要素を何とか払拭できないものか、と考えていたI社が、一般消費者から直接受注するサービスを開始するところでした。「経費節減のため」「一般の消費者が受注しやすいように」、とフリーダイヤルの受注専門コールセンターを外注することを決めたばかり。その打ち合わせの最中に代行業者から提案をされたのです。

「実は弊社では、東京03などの電話番号を専用で貸し出すサービスをやっているんですよ!」更に東京03だけではなく、大阪06や札幌011、名古屋052などの都市局の番号も貸出が可能と聞いて、I社は早速東京03の番号を借りることにしました。

名刺やWEBにも掲載可!携帯電話にも転送受信も可能

この貸出サービスを使えば、自社の拠点として借りた電話番号を名刺やパンフレット、WEBサイト等に載せることも可能になりました。

電話をかけてきた相手がその番号にかければ、I社の窓口へとつながります。また、借りた電話番号の転送先は、自社の固定電話だけに限らず、担当者の携帯電話などに転送可能です。

「月末などの業務で忙しくて、電話に出づらい時には、電話対応の教育をしっかり受けたオペレーターさんが対応してくれるから、すごく助かってるよ!」「もう少し業績が上がってきたら、今度は大阪06や他の大都市の番号を借りようかな」と、実際にサービスを利用している方からの評判は上々です。

このように、営業時間外や休日にかかってくる電話についても、専用のガイダンスで対応し、留守番メッセージがあれば、メールなどで通知することも可能になりました。こうして、I社が悩んでいた自社イメージのマイナス要素は払拭され、業績もよくなっているそうです。

更に、電話と同様にFAX番号の貸出や、郵便の受付サービスなども組み合わせれば、見た目は本当に大都市に拠点を構えているようにも見えるため、企業イメージのプラス要素はますます高くなることでしょう。番号だけを「借りて」いるので、毎月の回線基本料を払うこともなく、経費の節減にも効果は大きいと言えます。

ますます便利なサービスの「秘書代行」を、経費節減・効率化のために活用しない手はないでしょう。

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