コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

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コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

会議のビジネスマナーについて

 

会議時に必要になるビジネスマナー

ビジネスマナーを知ることは、自分だけでなく会社の信頼や利益につながります。会議においても例外ではなく、マナーに注意することで参加者の意識は高くなり、より充実したディスカッションとなるでしょう。そこで今回は、会議をより有意義にするための基本的なビジネスマナーについて紹介します。

会議がはじまる前にやっておきたいこと

まず何について話し合うのか、会議のテーマについて確認しておきましょう。
話し合うテーマを知ることで、その会議においてどんな発言が求められているのか把握できるとともに、自分が参加する意味や果たすべき役割が理解できます。

事前に配布された資料には、必ず目を通しておきましょう。
内容の確認だけでなく、その内容が議題に取り上げられた理由や会議に至るまでの経緯も押さえておくのがベスト。あらかじめ質問や発言の内容を準備できるとともに、会議への参加意識も高まるからです。

事前にしっかり準備を整えておくことで、本番にゆとりを持って望むことができます。
直前に資料を取り出して「何を喋ろうか」と慌てて準備をはじめれば、落ち着いて会議に臨めないどころか、遅刻の原因ともなります。会議に遅刻しては、話の流れを切ることになり、参加者も迷惑です。
また、それまでの流れが分からないため話の内容を十分に理解できず、会議に集中できなくなります。万が一遅刻する時は早めに連絡すること。これも忘れてはならないマナーです。

発言の際の注意ポイント

会議中に発言が許可された場合、まず結論を提示しましょう。
前置きを省くことで、自分の主張がはっきりと参加者に伝わります。また話が冗長になることも避けられるため、最後まで聞く側の注意を引くことができます。

会議終了後、やっておきたいことは?

無事に会議が終了しても、油断は禁物です。
少しでも記憶が鮮明なうちに、話し合った内容を整理しておくことが必要です。決定事項や連絡事項はもちろんのこと、個々の発言内容も含めた話し合いの経緯なども整理しておくと良いでしょう。

 - 電話代行の種種雑多

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