コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

ビジネスでは個人情報の取り扱いも大事

 

個人情報の取り扱いはビジネスの現場では重要

大切なお客さまの個人情報管理・運用を任されたビジネスマンも多いでしょう。
住所や電話番号など、個人を特定できる情報を万が一流出させては、会社の社会的信用は一気に落ちてしまいます。企業組織だけでなく、個人レベルにおいても個人情報保護の意識は必要不可欠。
そこで今回は、改正された個人情報保護の概要を説明するとともに、個人情報を取り扱うえで心得ておきたいビジネスマナーをご説明します。

改正された個人情報保護法

2005年に全面施行された個人情報保護法ですが、2017年5月30日から新ルールに基づいて改正法がスタートしたのはご存じでしょうか? 主な改正ポイントは以下の通りです。

  • 5000人件要件の撤廃
  • 適切なルールに則った場合に限り、外国への第三者提供が可能
  • 本人による利用停止などの求めは、裁判所に訴えを起こす権利行使で可能

昨今ではネットビジネスが盛んなこともあり、個人情報の取り扱い件数が5000件に満たない小規模事業者でも個人情報保護法の適用対象となりました。
法改正により、今後ますます個人情報保護の厳格管理と運用が求められます。

個人情報とビジネスマナー

クライアントの個人情報に関しては、社内規定に則ってきちんと守っていることでしょう。
しかし、注意が必要なのはお客さまの住所や電話番号だけではありません。職場の上司や先輩後輩、同僚の個人用携帯番号などに関する取り扱いにも気を配る必要があります。

「時間がないから、部長の個人携帯の番号を教えて欲しい」と頼まれたとします。
しかし、いくら急を要する場合といえ、個人携帯の番号は重要なプライバシー情報のため、本人に確認することなく教えるのはNGです。
そこで慌てて番号を教えるのではなく、「本人に連絡し、改めてこちらからお電話差し上げます」と落ち着いて切り返す様にしましょう。

ただし、社内ルールで「不在の場合は個人の携帯番号を教えても良い」と決められている場合は例外です。規定に従い、正しく判断することを心がけて下さい。

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