コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

サービス業におすすめ!週末に秘書代行を活用して社員の負担を軽減!

 

休日出勤が多い日本の職場ですが、このような勤務形態では、より良い人材を長期間確保することはできません。
社員の負担を減らすためには、週末限定にて秘書代行を導入することが有効な解決手段の1つと言えます。

秘書代行は基本的にあらゆる時間帯に対応できますが、今回は週末の営業実態とそこにまつわる様々な事情をご説明していきましょう。

週末における秘書代行サービスに関する営業実態を知りたい!

まず、ここでは週末の秘書代行サービスの営業実態について見てみましょう。

正規業務の「代替手段」と「臨時対応手段」としての機能

週末の秘書代行サービスの多くは、正規業務の代替手段として位置づけられています。
社員が行った業務と同様の効果が期待されるため、代行スタッフに求めるレベルも高くなるでしょう。

また、定期的に利用はしておらず、臨時の対応手段として活用されているケースもあります。これを含めれば、導入事例は相当多くなるでしょう。

「CTIシステム」の導入によってパフォーマンスを維持

週末に導入する秘書代行サービスの営業は、「正規に業務を担当する社員が不在」といった状況でも進められます。しかし、このような状況で秘書代行スタッフが問題なく業務を進められるのか、少々疑問に感じる方もいるでしょう。
しかし心配は不要です。多くの代行業者において、CTIシステムと呼ばれる管理ツールを導入しています。
CTIシステムによって電話とパソコンが連動し、着信時に相手の情報がパソコンディスプレイに表示される仕組みです。会社の運営方針やスタッフ名などの情報も把握できるので、依頼元の社員と変わらないパフォーマンスが可能になるでしょう。

週末に秘書代行サービスを利用するとメリットが大きい業種は?

週末に数多く利用されている秘書代行サービスですが、どのような業種で利用すれば特に便利なのかチェックしておきましょう。

週末には営業していないが予約は常時受け付けるサービス業

例えば、予約が必要なサービスの一つである飲食業などは、平日の営業などに限るところも多いでしょう。

このようなケースでの秘書代行は、休んでいる時でも予約を休まずに取ってくれる効率性を発揮します。結果的に平日の安定した売上の維持に繋がります。

特に秘書代行の利用をおすすめしたいのは「クリニック」

上述した業種の中で、最も導入をおすすめしたいのがクリニックです。秘書代行サービスのスタッフは、基本的に女性が多くなっています。そのため、女性スタッフが多いクリニック業の予約受付と非常に相性がいいのです。

クリニックを利用する方には、パソコンやスマホを使わない、年配者も少なくありません。そんな場合、電話応対ができる人員というのは必然的に利用頻度が高くなります。

週末に秘書代行サービスを選ぶコツは「訪問」と「顧客層」

次に気になるのが、秘書代行サービス業者を選定する方法です。現在、業者数は年々増え続けていて、選ぶ側の決断も難しくなっているでしょう。

業者によって業務内容や料金体系が変わってきますので、選定前に確認する必要がありますが、そのコツとはどんなものでしょうか?

定期的に使用するのであればサービス会社を訪問してみる

仮に秘書代行サービスを今後定期的に使用する計画を持つ場合、業者選びに最も役立つ手段は、「相手の会社を訪問してみる」ということです。

基本的に、普通の会社であれば訪問を快く受けてくれるでしょうし、訪問を拒むのであればあまり信頼は置けないでしょう。

顧客のタイプを考慮して適切な秘書代行サービスを見極める

また、現在抱えている顧客のタイプを考慮して、業者を選ぶという視点も重要なものです。顧客に若い方が多い場合、このような秘書代行サービスよりも、ネットシステムやメール対応の方がより大きくコストダウンできます。

しかし、電話で問い合わせすることが多い年代を顧客に持つ場合は、週末における秘書代行を積極的に取り入れるべきです。

料金体系や質に関するトラブルが生じやすい!

秘書代行サービスを使い続ける上で起こるトラブルの事例として、料金体系や対応の質に関するものが多くなっています。これらのトラブルを未然に防ぐ方法について解説します。

具体的な料金体系の見積もりをすべし!

トラブルの大きな要因となるのが、料金体系を理解していないことです。表面的に基本料金は安くても、通話回数に上限が定められている場合もあります。顧客数の多い企業がこのような業者を利用してしまうと、結果的に多くの費用が積算されることもあるのです。

契約を結ぶ前に、顧客の連絡数などを基に「ランニングコストを見積もりしてもらう」ことが何よりも重要となるでしょう。

秘書代行スタッフが流動的で対応の質をなかなか維持できない

業者によっては、代行スタッフが定着しておらず、かなり流動的なケースもあります。
人材が入れ替わることも多い代行業者の場合、サービスの質を維持することも難しくなるでしょう。そのため、顧客対応時における接客の質にも大きく影響します。

業者間で人材が集まりやすいところとそうでないところが存在しますので、なかなかコントロールが難しい点です。

満足できる秘書代行を選ぶためにも、事前に訪問、見積もりをしてもらい、ネットで口コミなども調べてみるといいでしょう。

週末に秘書代行を上手に利用して、社員の負担を軽くして業務効率もアップさせてみませんか?

 - 電話代行の種種雑多

電話代行サービス株式会社

大阪

大阪府大阪市淀川区西中島 4-6-24 大拓ビル9
TEL:06-6390-3939 FAX:06-6390-3938

東京

東京都渋谷区広尾1-1-39 恵比寿プライムスクエアMBE303
TEL:03-6743-3555 FAX:03-6743-4555

Copyright (C) 電話代行サービス株式会社 All Rights Reserved.