コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

ゴールデンウィークや年末年始における秘書代行サービスの上手な利用法

 

ゴールデンウィークや年末年始は、最も休息を取りたいシーズンですが、日本の現在の社会構造では時期に関わらずに働き続けなければなりません。

これでは人材確保が難しくなり、売上を維持するのも一苦労でしょう。
このようなホリデイシーズンには、秘書代行サービスを利用するのも1つの方法です。

ここではその上手な利用法について詳しく見ていきましょう。

ゴールデンウィークや年末年始に役立つ秘書代行サービス

現在、多くの企業にて経費節減が進められており、特に著しく高額になる人件費に対しては敏感になっています。社員が祭日や大型連休中に休日出勤すると、さらに人件費がかかってしまいます。

そこで、人件費を抑える方法として、秘書代行サービスを利用することをおすすめします。

会社のスタッフが出社せずとも電話対応や処理を進めてくれる

秘書代行サービスのメインサービスは「顧客からの電話対応」です。
社員が出社していなくても、秘書代行サービスのオペレーターが受電対応をしてくれます。

受電に関しては、しっかりと教育を受けたオペレーターが対応しますので、おまかせしても安心です。

かかる費用は契約内容によって異なりますが、電話対応専用のスタッフを新規雇用するよりもコストは抑えられます。

年中無休の販売形態業者に役立つ必須のサービス

人気のインターネット通信販売やカタログ通信販売は、曜日や時間に関係なくサイトを閲覧する方がいますので、業者は実質的な休みがありません。
また、テレビ通販も同じように、年中無休で番組が放送されており、視聴者はすぐに電話をして商品購入ができます。

この場合も秘書代行サービスを使えば、いつでも受電対応をしてもらえます。

秘書代行サービスの上手な利用法

秘書代行サービスを利用する際は、大型連休や年末年始など、特定の期間だけ受電業務を請け負ってくれる業者を探し、料金設定やサービス内容を確認する必要があります。

ここではおすすめの利用法について、見ていきましょう。

電話ですぐに購入できるメリットを活かす

普段自宅にいない人が、連休中にテレビやインターネットを見て商品注文をする機会が増えますので、商品を電話受注する業者にとって、ホリデイシーズンは書き入れ時です。
特に年齢層の高い顧客をメインとした商品展開をしている業者であれば、ネットを使った注文よりも電話注文の方が、利用者が圧倒的に多いことも一般的です。

しかし、人気商品は電話が殺到してしまい、すぐに繋がらなかったり、いつかけても話中だったりと、お客様にとってストレスとなり、失注に繋がる場合もあります。

秘書代行サービスは、曜日や時間帯に応じてオペレーター数の増減が可能です。複数回線を使って人気商品の大量受注もできますので、売上アップに貢献してくれます。

臨時のコールセンターとして大いに利用できる

また、ホリデイシーズンにイベントを開催する業者は、社員総出で運営や接客を進めることも多く、人手が足りません。だからといって、その度にスタッフを雇用してしまうと、いくら予算があっても足りないでしょう。

イベント時の情報案内や、コールセンター機能を秘書代行サービスに委託すれば、イベント運営がスムーズになります。

秘書代行サービスを上手に利用するために、複数の業者を見て検討を

秘書代行サービス業者の数は多く、顧客獲得のためしのぎを削っています。業者の中には「激安」「最安値」を謳うところも少なくありません。日本人は、「料金が安い」という言葉に弱い傾向を持っており、サービス内容を見ずに「安いから安心」と思いがちです。

しかし、価格だけで業者を決めてしまうのは危険です。ひと月の基本料金のうち、受電対応の本数はどのくらいか、受電可能な時間帯、土日祝日の対応有無など、業者によって価格設定が様々なのです。

業者を選ぶ際は、複数の業者を比較して、料金以外のサービス内容を確認しましょう。

秘書代行サービスを活用する場合に意外に遭遇するトラブルは?

活用メリットが多い秘書代行サービスですが、トラブルが全くないという訳ではありません。場合によっては利用側を困惑させるケースもあります。

ここでは、意外に多く遭遇しがちなトラブルをチェックしましょう。

秘書代行スタッフの素っ気ない対応によって自社イメージに傷

秘書代行サービスを利用してきた企業の多くが経験しているトラブルとして、「代行スタッフの対応が素っ気ない」ことが挙げられます。

秘書代行サービスのオペレーターは女性で、丁寧で適切な対応をしようとするあまりに、販売している商品や、業者のイメージとはかけ離れた態度で受電するケースがあります。
顧客は声のトーンや言い回しを基に、業者のイメージを膨らませますので、注意が必要です。

秘書代行スタッフが日本人ではないケース

また、秘書代行サービスで意外に多いのが、拠点が海外にあるケースです。これは秘書代行サービス側のコストの問題になりますが、一部のオペレーターがネイティブの日本人でない場合もあるでしょう。

ほとんどのオペレーターの話す日本語はネイティブ並みですが、中には理解力の足りないスタッフもいて顧客とのコミュニケーションの障害となっています。

業者選びは慎重に行い、効率良く上手に秘書代行サービスを利用しましょう。

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