コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

さまざまな悩みや課題を解決してくれる秘書代行!ケース別にご紹介

 

秘書代行が解決するビジネスの悩み

秘書代行はその名の通り、上品かつ丁寧なオペレーティングで顧客満足度を上げるサービスです。
これまでも多くの企業や個人事業者に活用されてきた秘書代行ですが、具体的にどの様な課題の解決に役立つのでしょうか?
今回は、秘書代行のサービス力を分かりやすく伝えるため、シチュエーション別にまとめて解決方法をご紹介します。これから秘書代行の活用を検討されている事業者様は、ぜひ参考にして下さい。

営業時間外や休日に電話がかかってきても、対応できない

大切なお客さまからの電話は、たとえ一本でも無駄にはしたくありません。
新商品に関する問い合わせや、サービスの予約・注文、キャンペーンについての質問、または求人応募の問い合わせまで、すべての電話は企業の業績や成長に少なからず関係しています。その電話がもし、営業時間が終了した夜間にかかってきたら……。
誰も対応できないことが予想されます。留守番電話を設定しても、伝言が残っていなければ応対も難しいでしょう。

「営業時間外にかかってくる電話にもきちんと対応したい」そんな課題のソリューションに最適なのが、秘書代行です。このサービスは、24時間365日体制でオペレーターがスタンバイし、電話をお受けします。
内容をメモすることも忘れず、規定のルールに従って適切に報告。お客さまからの予約注文など、大切な商機を確保いたします。

繁忙期は現場もドタバタ。すべてのコールに対応したいが……

いつもより売上も客の出入りも伸びる繁忙期。
ここがかき入れ時とばかりに、どの企業や飲食店も、この時期は力を入れます。忙しくなるのはいいことですが、「人手が足りなくなって電話にきちんと対応できない」という問題は何としても解決したいところ。
しかし、その短い期間だけ、電話受付要員を雇うのはコスト高であり、合理的ではありません。
コストもかけず、繁忙期のみのオペレーターを確保するサービスが欲しいところです。

秘書代行であれば、忙しい特定のシーズンのみ、オペレーター対応することも可能です。毎週土日のみ、あるいは年末年始やゴールデンウィークのみといった使い方もOKです。
事業者様のご都合に合わせたカスタマイズで、使い勝手の良さは抜群です。

留守中は専属のオペレーターに対応してほしい

新規に事務所を立ち上げたばかりだと、まだスタッフもそろわず、営業も事務作業も電話対応もすべてひとりでやっているという事業者様もいるかと思います。
水道事業者や弁護士、司法書士、不動産業者などは、ずっと事務所にいて作業するわけにもいきません。
外回りも必要でしょうし、クライアントとの打ち合わせもあるでしょう。
水道事業者でしたら事務所にいるのはほんのわずかで、あとは現場で施工している時間がほとんどだと思われます。

携帯電話への転送でも留守番電話でもなく、お客さまからの電話はリアルタイムで回答したい。と言った内容も秘書代行なら対応可能です。
携帯電話に転送されたとしても、その時商談中であったり、工事中であったりしたら、満足な対応は難しいはず。
なおざりに受け答えしては、せっかくの顧客も離れていきます。その様な事態は何としても避けたいところです。

秘書代行のオペレーティングなら、親切丁寧に対応してくれるので安心。
顧客満足度も向上し、本業に専念できるでしょう。

事務員が退職。コストをかけず穴埋めできないか?

電話口の向こうのお客さまに対応するのは、多くの場合、事務員さんの仕事になるかと思います。
会社やお店の顔とも言うべき事務員さんが退職されたら、その穴埋めをしなければなりません。しかし、新たに人を雇うとなれば、気になるのがコストの問題。
コスト節減を図りつつ、事務員に代わるオペレーティング要員を確保したいところなのは企業としては当然の判断です。

秘書代行のオペレーティング利用であれば、新たに事務員を雇うより圧倒的にコスト安を実現できます。
そのうえ、オペレーターは即戦力ですので、電話受付のビジネスマナーを指導する必要もありません。業界の事情や商品知識もしっかり備えたスタッフが、貴社の一員としてお客さまからの電話をお取り次ぎいたします。

アウトソーシングで分業化と効率化を進めたい

少ない人員体制で切り盛りしている会社は、営業や経理の担当者が来客や電話の対応にあたらざるを得ないケースも多いでしょう。本来、営業に専念できるはずのスタッフが、電話対応に追われて本業に集中できなければ、会社としては大きなマイナスです。
それぞれのスタッフがそれぞれの持ち場で本領を発揮するためにも、できるだけ業務の分業化と効率化を進めていかなければなりません。

秘書代行を活用することで、電話応対業務のすべては専属のオペレーターに一任できます。
厄介なクレームも適切に処理してくれるので安心。クレームに関する詳細な報告を受けることで、その後の原因究明にも役立ち、再発防止対策もしっかり講じることができます。クレームが減れば、会社の信頼度もアップし、円滑な業務運営も可能となるでしょう。s

 - 電話代行の種種雑多

電話代行サービス株式会社

大阪

大阪府大阪市淀川区西中島 4-6-24 大拓ビル9
TEL:06-6390-3939 FAX:06-6390-3938

東京

東京都渋谷区広尾1-1-39 恵比寿プライムスクエアMBE303
TEL:03-6743-3555 FAX:03-6743-4555

Copyright (C) 電話代行サービス株式会社 All Rights Reserved.