コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

電話代行プランを活用してビジネスチャンスを掴む

 

電話代行というサービスの利点の紹介

ビジネスに欠かすことのできないツールとしてインターネットが発達する昨今、電話も重要なビジネスツールとなっています。特に個人で会社や事務所を運営している場合、電話に出られないことや取引先の電話を受けられないこともしばしばございます。そんな時に活用したい電話代行のプランを紹介します。

電話代行でスムーズな対応

電話代行とは、貴社にかかる電話を電話代行で電話対応するオペレーターへと転送して対応します。転送した際には、転送を行ったというアナウンスも流れないので、電話してきたお客様は事務員と話しているという感覚にて対応を完結することができます。また、電話転送はプッシュ操作のみで簡単に利用できるので必要に応じて設定できます。

電話対応を行う場合には貴社の事務員となって対応するため、綿密な打合せが必要となります。取引先の会社名や名前、担当者名だけでなく、正確な応対のためのマニュアル作りなども重要になります。しかし、綿密な打合せとありますが、簡単な聞取りのみで対応できるものもございますので、気軽に問い合わせて頂ければと思います。

電話対応にて受付けた内容は、迅速にメールなどの方法によって報告されます。携帯電話へと受信される場合には、外出中でも時間があれば確認できるため、すぐさまかけ直すことができます。また、対応方法によっては内線電話のように貴社の担当者の携帯電話へとつなぐことも可能です。これならば待たせる必要もなくすぐさま電話対応できるので、取り逃しを防ぐことができます。常に電話すれば誰かが対応してくれるというのは、取引先から見ても好印象になるのは間違いありません。

電話対応をするためだけに電話番を雇い入れるよりも、便利に利用することができるので、これは電話代行の利点です。

夜間休日も電話代行

土日祝日や早朝、深夜等の時間帯に電話代行を利用したいという場合は、夜間や休日に対応できるプランを利用することができます。貴社の営業時間外に受付が必要な場合、緊急時の受付窓口を設置したいなどの時に選択頂ければと思い提供させて頂いております。

24時間365日対応のコールセンターでのプランを選んだ場合は、必要な曜日・時間帯に対応することができるようになっています。至急受付となると、担当者への連絡もしくは貴社指定の下請け業者への即時連絡を行うことができます。例えば、自社内で夜勤は当番制にしているなどの場合には、外部へと夜間電話対応をお願いすることで、従業員の当番制もなくなりコスト削減にも繋がるはずです。各種メンテナンスセンターや、緊急時のコールセンターなどの導入をお考えの場合にはお考え頂ければと考えます。

どんな企業様にご利用いただけるかと言いますと、不動産関係の管理業を主にされている方、メンテナンス受付業務、IT設備関連の会社など。他にも葬儀葬祭などでも利用されるケースがございます。夜間や休日など関係なく電話対応を望まれる業者にご利用頂くことで、電話対応の時間的幅が広がるとともに社員の負担が減りより良い対応が期待できるため、利益があがったという話も伺います。

このプランでは、様々な状況を想定して案内を行える様に、業務フローを作成しています。特に、電話代行サービスの料金システムはわかりやすく、費用対効果が優れています。時間を問わないオペレーターの対応力と、サービス品質がこういった場面でも力を発揮しています。

コールセンター代行

電話代行関係のプランで、ビジネスに最も活かしやすいのがコールセンター代行です。コールセンター代行とはその名の通り、コールセンターを形成し、貴社の目的やビジネスの形に合わせて窓口として使用することが可能なサービスです。

コールセンター代行の活用例としては、相談窓口やセミナー申し込みの窓口、キャンペーン事務局といった形があります。相談窓口では、高齢者向けや子育てホットラインとして適切な対応を求めることが可能です。なぜなら丁寧な対応を行うオペレーターが電話対応するため顧客からの信頼向上を期待できます。セミナーやイベントの受付窓口の場合には、座席管理や会場案内などの対応も可能となっております。座席管理システムなどがあれば、それらを活用した申し込み状況のリアルタイムの共有も可能です。

最近、増えているのは短期間でのキャンペーン事務局の電話対応です。専門電話番号をこみこみでお問い合わせ頂き、キャンペーンの詳細や応募方法などを紹介する電話対応を行わせて頂きます。

通販受付代行でネット通販事業も

インターネットが普及したことで、ネット通販事業が増え始めており、メールだけの注文ではなく、電話による問合せも重要となってきております。電話代行サービス株式会社では、コール数の多い電話対応だけでなく、コール数の小さな対応までしっかりと電話対応させて頂いております。そのため、コール数の少ないネット通販事業でも電話代行を利用することができます。

そんなネット通販事業でもっとも重要になるのは「電話対応オペレーター」の正確さです。正確な対応が信頼度や満足度へとつながっていくことになるからです。弊社が提供している通販受付代行は通販事業にもってこいのサービスと言えます。

コールセンターを自社で設置するとなると、専用の機材だけでなくオペレーターの研修や雇用なども重要になってきます。対して、弊社のサービスを考える場合、コストを抑えてコールセンターを利用することができます。使い方としては、電話受付を受付けた場合、直接倉庫や物流業者へと連絡し、すぐさま発注業務まで行う。ということも可能になります。

クレーム対応に活用

どんな事業にもクレーム対応は必須です。会社のためを思って問い合わせてくださる顧客や、悪質なクレーマーなどその種類は様々です。そんなクレーム対応にもおすすめなのが電話代行です。クレームや苦情が発生した時の対応方法は重要ですが、電話に時間を取られてなかなか解決しないというケースもあります。

こういった場合に、電話代行を活用するのもビジネスポイントです。さらにクレームは肥大化、複雑化することもあります。聞くだけで内容が理解されなかったり、たらい回しにされたり、納得できなかったりとその要因は様々ですが、初動対応が重要となるクレーム処理は、専門の電話代行業者に依頼するのも一つの手段です。電話代行で的確な対応やクレーム対応を依頼し、社内でのビジネスを円滑に進めましょう。

電話代行におすすめのプランを紹介しました。事業者として事業を行う場合、必ず電話というのはキーポイントになります。電話の特性を活かして、アウトソースするのも一つの手段です。自分が思う電話応対の手法や、希望を考え、必要に応じて電話代行を行うことが円滑なビジネスへの第一歩となります。用途や目的に合わせて、オーダーメイドの電話代行を依頼できる会社を知っておきましょう。

 - 電話代行の種種雑多

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