コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

電話代行サービスを料金だけで比較してはいけない3つの理由

 

電話代行の選び方は料金プランだけで決めるのは、あまりおすすめできません。

  • 本当に親身になってあなたの企業の顔となり、きちんとした対応をしてくれるか
  • 激安料金のように見せかけて、実は料金帯が複雑で契約となったら高額な料金を提示された

といった、電話代行会社の仕組みや料金体系は複雑で分かりにくい場合があります。契約後に「この電話代行にお願いして良かった!」と思えるような、電話代行を見極める3つのポイントを見ていきましょう。

電話代行会社が良質な会社と見極めるポイント3つとは

1.月額費用ではなく、コール数をしっかり確認

「月額費用が激安」という広告を見ると、つい「安いからここの電話代行に決めよう!」と思うかもしれません。

しかし、電話代行にかかる費用をおさえたいのなら、月額費用を見る前にコール数が何コールに設定されているのかを先に確認しましょう。

企業への電話の数が300回を超えてくる企業が、月のコール数上限が40コールの月額費用が8000円という安いプランで契約をしたとします。
そして40コール以降の超過分コール単価を200円と仮定します。すると、300コールの電話対応を電話代行業者が行った場合、300コール-40コール=260コール×200円=52000円+月額費用8000円ですので、請求額は60000円となってしまいます。

このように、あっという間にコール数は上限を超え、超過分は別請求となりますので、結果的に高額な請求をされてしまうことになりかねず、不要な出費を増やすこととなるのです。

このような支払い方をするのであれば、最初から月額費用が「50000円300コール」というプランで契約をすれば、月50000円の支払いで済むということです。

必ず、ひと月のトータルでいくらになるのかを計算し、数字のトリックの騙されないように自分の目でしっかりと見極めましょう。

2.年数・契約件数で見極めない

電話代行会社の創業年数が長いからといって、必ずしも輝かしい実績がたくさんあるとは限りません。長年経営していたとしても、他業種経営をしており、時々電話代行の仕事をしているという企業もありますし、特定のジョブしかこなせない電話代行会社もあります。実績が長いからと言って電話代行会社として幅広い経験が豊富である企業ばかりとは限らないのです。

電話代行業として、その企業がどれだけの業種を手掛けているのか、年間でどれだけの企業と契約をして実績を積んできたのかが、見極めのポイントです。

電話代行を頼んだ際に、オペレーターに企業の従業員のごとく、お客様に対して適切な対応をしてもらいたいのであれば、他社での似たような業務内容をこなした経験があるのか、これまでどういった電話対応をしてきたのかを見極めなければなりません。

電話代行会社を選ぶ際のリサーチはしっかり行い、会社の創業年数だけでなく、経験豊富な電話代行を選択しましょう。

3.オペレーターへの教育

お客様への言葉遣いや気配りがしっかり出来るオペレーターに対応をしてもらうことで、お客様からの印象は変わってきます。声だけのやりとりで、企業の「顔」としてお客様の満足度を高めてもらわなくてはならないのですから、接客に対する教育を行っている会社を選ばなくてはなりません。

オペレーターがお客様に対して的確な対応が出来なければ、企業のイメージダウンになりかねないのです。オペレーターは社内での教育がしっかり受けているか、オペレーターの質は納得できるものなのかを、実際に企業へ出向いて見学するなどして、直接見て判断することも大事です。

電話代行会社を比較する際の目安は、契約料金が安ければ良いというものでも、創業年数が古く実績があるから安心ということでもありません。

大切なことは、適正価格で契約ができるのかどうか、これまでの実績が納得できるものなのか、企業が求めるスキルに順応できるオペレーターがいて、安心してお任せできると思えるかです。

企業が電話代行会社を利用したことで、自社内の業務フローが円滑になり、コストや工数削減といった多くのメリットが生み出せるようになれば、「この電話代行に決めて良かった!」と思えるのです。

 - 電話代行の種種雑多

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