コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

電話代行でオペレーターを活用してスムーズな受付を

 

電話代行のオペレーターを使えば便利

ビジネスツールの一つでもある電話は、ネットが普及している今日においても、情報伝達手段として欠かすことのできない存在となっています。
社内での通話はもちろん、会社同士の通話、顧客との通話はビジネスで欠かせません。しかしながら電話は時間とタイミングが重要となるツールです。場合によっては他の仕事と並行できないこともあります。
そんな電話は、最低限で済ませ業務効率化に進めたいというのが一般的な経営者や事業者の考えです。電話を代行し、顧客からの受付を効率化する電話代行がこうした場に生きてくることとなります。

個人経営者におすすめの電話秘書代行

電話代行の中で最もおすすめで、的確に活用できるのが電話秘書代行です。
個人事業者や独立、起業したばかりの小さな会社では、個人で事業や経営を進めていくケースも少なくありません。そんな中で、取引先や顧客からの電話が一度にかかってきて、対応しきれないという問題も発生します。
特に一人でネットを使って仕事を行っている方や、小さな会社ではよくあることで、これが原因で顧客の取りこぼしが起こることもあります。そんな時に便利なのが電話秘書代行です。
こうした電話代行の依頼を行う場合は、営業や打ち合わせで外出することが多い方や、人件費削減で最低限の電話処理を任せたい方、仕事に集中したい、営業時間外も対応したいと考えている方におすすめです。

オペレーション品質について

電話代行のサービスを依頼するにあたって、気になるのが電話のオペレーション品質です。
初めて電話代行を導入する場合、どの様な対応になるのか気になります。
依頼しても素っ気ない対応や、冷たい対応をされるのであれば、留守電にしている方がマシです。
ですから、電話応対の品質は事前に確認しておく必要があると言えます。企業イメージを考えると、当然でしょう。

電話受付は単なる事務処理ではありません。
そんな中でも特に弊社「電話代行サービス株式会社」では、独自の品質維持や改善、向上を常に意識しています。オペレーション品質を維持することとオペレーション品質を高めていくことが電話代行会社に求められているニーズであることを理解して対応しています。
しかしながら、どの様な状況下においてもオペレーションを均一化し、実践していくというのは難しいことです。多くの代行会社で入社時に研修に時間を費やしています。しかし、ある一定の期間が経つとそこからなかなか向上していきません。業務における知識を取り入れても、オペレーターとしての技術、心構えを身に付け、確認する機会はあまりないとも言われています。
こうした中でオペレーション技術向上のために、様々な取り組みが行われていますが、中でも弊社「電話代行サービス株式会社」では「DS/QCプログラム」を取り入れていることが注目のポイントです。
このプログラムは、オペレーションの品質と能力確認を、半年に一度行うというものです。トレーナー資格を持つ融資各所の研修もあり、長期的にオペレーターの品質を向上、維持させる取り組みが行われているのです。

クレーム対応も円滑に

電話のトラブルや、顧客との間で起こるのがクレーム対応です。
大抵の場合はメールや電話を介して行われます。実店舗がある場合には、その場で対応することも少なくありません。
ですが、顧客によってそのクレームは様々です。様々な対応を必要とするため、クレーム対応に慣れていないと、間違った対応を教えてしまい、顧客を余計に怒らせてしまう。ということも少なくありません。
どのような業種でも必然的にクレームはあります、ですがそのクレームを改善点として受け止めるのも重要ではありますが、中には悪質なクレーマーもいることを認識し、見極める能力も必要になります。
その見極めも一朝一夕でできるものではありません。しっかりとしたクレーム対応を行うことで顧客からの信頼を回復することができたり、より伸ばす可能性も秘めています。

そんな時に利用を検討して欲しいのが電話代行業者にクレーム対応をお願いする。というものです。
まあ、中にはクレーム対応を行っていない業者さんもいますが、サービスを提供されているところはクレーム対応するためのしっかりとした研修を受けており、日々様々なクレーム対応をすることで実線によるスキルを身につけています。
小規模な会社だと、社員一人ひとりの能力が問われ、電話対応に当てられない場合もあります。専門に受け付けている電話代行サービス等がおすすめです。

導入に関して

こうした様々なプランを取り扱っているのが弊社「電話代行サービス株式会社」です。
電話代行導入が初めての場合、どの様に申し込むのか電話代行サービスでは問い合わせの段階で、業務フローや見積もり、相談を行う事ができます。
サービスの開始日の確認、契約書などを締結で、最短でも翌日から利用できるのが魅力です。用途に合わせてオーダーメイドで作り上げることが可能です。
電話代行をアウトソーシングして、業務効率化を考えるのでしたら電話代行サービスがおすすめです。

日本全国どこからでも電話番号を借り受けられる

電話代行というサービスの一つに「電話番号」を借り受けるというサービスがあります。
ただ電話番号を借り受けるように見えますが、そこには市外局番が含まれた各地方の番号という特典が含まれます。
例えば「東京03」という番号。東京に在所がないと取れない番号ではありますが、これも市外局番として借りることができます。
また、弊社「電話代行サービス株式会社」ではさまざまな地方の市外局番も提供させて頂いており、他の業者では借りることができなかった電話番号も、もしかするとお貸し出しできる可能性がありますので、お問い合わせにて確認頂ければと思います。

電話代行のサービスや受付、その品質について紹介しました。
貴社のケースに合わせて柔軟に対応できるサービスを提供している電話代行業者は多いです。専門で電話に慣れている会社に事務代行として依頼するも良し、起業してバーチャルオフィスを作るも良しです。
また、時期によってはキャンペーン等が行われている場合もあります。ビジネスをスムーズに進めていくためにも、こうしたサービスを活用するのは経営者や事業者として一つの選択肢と言えるでしょう。事務員を雇う場合、必ずその分の給与が発生しますが、費用対効果を比較して検討を進めていきましょう。特に電話代行サービスでは、業種別のサービスや用途別のサービス事例がわかりやすく案内されており、実際に利用する場合もイメージがし易いです。近年話題の民泊事業や、ネットショップ電話代行、水道修理といった様々な分野に精通していますので、安心できるのもポイントです。

 - 電話代行の種種雑多

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