コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

業務が一気に効率化!夜間休日の電話は秘書代行サービスにお任せ

 

夜間休日の良い利用方法とは

誰にとっても1日は24時間しかありません。
寸暇を惜しんで働き続けている人でも、必ず睡眠時間は必要。
ただし眠っている間に、重要な電話が入らないとは限りません。グローバルな時代に突入して久しい日本社会ですから、海外を相手に取引をしている人も少なくないでしょう。
そういったビジネスは寝ている間も気が休まりません。なぜなら時差のある国と取引をしていて、緊急を要する連絡が入ったときに対応できなかった……なんてことがあれば競合会社に大きく水を開けられてしまいます。
今回は夜間休日も代理で電話に出てもらえる、そんな秘書代行サービスを紹介します。

「時は金なり」の時代だからこそ電話は大事

昔から「時は金なり」と言われますが、今その言葉の意味合いが変わろうとしています。
本来は「時間は貴重でかけがえのないものだから、むやみに浪費してはいけない」というものです。
ですが、今現代では「お金を上手に使うことで、時間を有効活用すべし」といった様に変化してきたのではないでしょうか。

時給という言葉があります。文字通り「人の時間をお金で買っている」わけです。
会社を経営する上で、このことをもっと突き詰めなければいけません。もし自分がたくさんのタスクを掛け持ちしていて、全てが中途半端になっているのなら、それは時間を有効に使えていないのと同じ。その様なやり方をしていては大きな利益を出せないでしょうし、企業の業績も上がることはありません。
かと言って事務員を正社員で雇えば、いくら安くても福利厚生を入れれば月額20万円近くかかることは避けられません。そういう時は、考え方そのものを変える必要があるのです。

例えば外部へ電話の応対を依頼することで、多くの業務が効率化できます。
電話代行のサービスは24時間365日、全ての時間に対応しています。全てにおいて言えることですが、重要なのはタイミング。仕事が軌道に乗り始めるのも、歯車がピタッと合わさった時です。
重要な一瞬を逃さないためにも「全てを自分で担当する」という考えを、まず捨て去りましょう。
取引先からの連絡が夜遅くにきても出られない場合ある、そんな時は電話代行を依頼して「この時間に電話があるかもしれないから、応対してほしい」と伝えておくだけでいいのです。
仕事ができる人ほど、上手に時間を使っています。外部に業務を依頼することで、今よりも時間を有効活用し、やるべき仕事に集中しましょう。

気になる費用

先ほども記したように、お金を支払うことで人の労働時間を購入することができます。
高い費用対効果を発揮すればするほど、業務は上手く回り始めます。やはり気になるのは料金。

ひとりの正社員の雇用と比較すると、格段に安いことが分かります。電話代行サービスでは、依頼者の希望をまず聞きだし、それに応じられるような仕組みを整えていくので、大変融通のきくシステムであると言えます。
どの時間でも代わりに電話応対してもらえるようにもできますし、「ピンポイントでこの時間だけお願いします」というやり方も、もちろんありです。
その時出せる予算を伝えることで、対応できるサービスを提示してくれるのです。

オーダーメイド型であることが、電話代行サービスの強みです。
なぜオーダーメイド型が優れているかというと、依頼する側の希望に対して、極めて柔軟に対応できるからなのです。深夜にかかってくる電話は、緊急のものが多いと言えます。そういった電話に対応できず、翌日以降にまたかけなおしてもらっていては、仕事が後手後手に回らざるを得ません。
もしそこで深夜の電話代行を依頼しておけば、翌朝会社へ出向いた際に、「かかってきた電話内容がメールでまとめられて送信されている」わけです。わざわざ翌朝に電話をするのではなく、用件が確認されているので、素早い対応も可能という別けです。
もちろん緊急の電話があった時点で、自宅に電話してもらうこともできます。

その時その時のやり方に対して、優秀な対応力を発揮して、しかもコストパフォーマンスも優れています。
電話代行サービスの顧客満足度が高いのは、そういったところに理由があると言えます。

任せて安心な25年の実績

電話代行サービスは、実に25年以上の歴史を誇ります。
競合も多い代行業の世界で生き残るのには、顧客に満足してもらわなければなりません。まず何より大切と言えるのは、オペレーターの質です。

数ヶ月に及ぶ研修を潜り抜け、高い対応力を身につけたオペレーターは、少しのミスが命取りになってしまうのが、オペレーターの世界だと知っています。豊富な経験を積んだスタッフが、経験に裏打ちされた対話するための多くの引き出しを持っていおり、短時間で通話相手に信頼される術を使ってお客様と応対を行います。

一人前のオペレーターに育て上げるまでには、優秀な指導者と長期的に培われたノウハウが必要不可欠です。誰もが陥りがちなミスなども、事前に指摘しておくことで意識づけを促し、ハイクオリティな業務へとつなげていきます。

正確な発音と聞きとりやすい発声により、話す相手へ負担をかけることがありません。
もちろん話すだけではなく、ヒアリング能力も身につけております。例えば相手が混乱してしまい、言葉が出てこなくなった場合、優しく語りかけることによって落ち着きを取り戻すように誘導し「何を話そうとしていたのか?」を要約しながら確認するという技術などもあります。
マニュアルに捉われることのない、柔軟性のある対応が信頼を呼び、それが企業のイメージを自然にアップさせるのです。
そういう意味でオペレーターの重要性も分かって頂けたかと思います。

クレームを鎮める技術

クレームによって企業のイメージを著しく損なわれることがあります。
不当なクレームに対して企業側が改善をする必要はありませんが、そうではない正当なクレームも中に存在します。クレームというのは「迅速な対応が命」とも言えます。
相手が不満を伝えたいときに誰も出ない状況は、火種を余計に大きくしてしまいかねません。
時間外にかかってきたクレームも、夜間休日電話代行を依頼しておけば問題なく対応できます。

「クレームというのは初期段階に、誰がどの様に対応するか」というのが非常に重要です。もしそこでの対応を間違えてしまえば、炎上騒ぎになる可能性もあります。オペレーターはクレームへの適切な対応方法を知っています。しっかりと相手の言葉に頷いて、正当な主張であれば謝罪の言葉を伝えます。
こういった処置があるかないかによって、クレームがどれくらいの時間で沈静化するのかも変わってくるのです。話し方にも、相手に寄り添う話し方、相手をなだめる話し方、しっかりと意思を伝える話し方、など種類があります。

オペレーターは訓練を受けておりますので、瞬時に「今どういった話し方をするのが最も良い選択なのか?」を見極めます。クレーム処理に長けているプロフェッショナルがひとりいるかいないかで、業務の効率が大きく変わることがあります。一度、炎上騒ぎが起こってしまえば、社員、スタッフ総出でクレーム処理に当たらなければなりません。これでは業務どころでなくなってしまいます。
だからこそクレーム対応に優れたオペレーターの存在というのは、必要不可欠であると言えます。

夜間休日に電話対応をしてくれるオペレーターがいることで、いかに業務が滞りなく回っていくのかについて、書いてきました。これからは仕事の携帯がもっと多様化してくることでしょう。早くから秘書代行サービス、電話代行サービスの導入を考えておくことこそが、時代に取り残されない方法なのかもしれません。

 - 電話代行の種種雑多

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