コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

携帯電話でビジネスチャンスを掴む!電話代行の転送サービス

 

携帯電話でもビジネスは始められる?

携帯電話が普及した現在、固定電話を置かない家庭が増えています。
ビジネスの世界でもコスト削減やどこでも電話を受けられる携帯電話のメリットに着目し、固定電話契約をしない事業主や企業もあり、世界的に見ても同じことが言えます。
しかしお客様の中には「固定電話の番号の方が安心で信頼できる」と感じている方も多くいます。
ビジネスの世界においても信頼できる相手かどうかを見極める際に固定電話の番号を持っているか、対応が丁寧かどうかを重視されるのは珍しいことではありません。
ビジネスチャンスを逃さないためにも低コストで信頼を得られる電話代行の転送電話・逆転送の仕組みとサービスを紹介しましょう。

転送電話・逆転送とは?

転送電話・逆転送とは、電話回線への着信があると指定された別の回線へと転送する仕組みのことです。
転送を使うことで、携帯電話から別の電話番号で通知して発信することも可能で本社にいなくても、本社や代行業者から借りている電話番号を利用することもできます。
転送電話・逆転送は電話通信事業者がサービスとして提供しているほか、無契約であっても転送機と呼ばれるものを用いて利用することが可能です。
内線電話には転送機能が標準的に実装されていますが、転送にも色々な種類があります。

転送元の電話を鳴らさず指定の番号に直接転送する「無条件転送」
呼び出しを保留にしてダイヤルした指定先へと転送する「保留転送」
指定時間内に応答がなければ転送する「無応答転送」
着信先が話し中の場合に転送する「話中転送」などです。

携帯電話も内線電話として登録できるので社外でも電話対応が容易に行えるようになり
多くの企業が転送電話・逆転送を活用しています。

電話代行の転送サービスを利用するメリット

転送機能付きの固定電話や転送機があれば携帯電話へ通話を転送することが可能です。
個人事業主、少人数の会社ならかかってきた電話対応を携帯電話に転送するのが現代では一般的でしょう。しかし携帯電話への転送は便利であるのと同時に特有の問題点も抱えています。
第一に電波状況の悪い場所で応対してしまった場合に途中で電話が切れてしまう恐れがあること。
第二に環境音で通話が聞こえにくくなること。通話がスムーズに行えないと相手に不安を与えてしまうかもしれません。

また大事な商談中であったり仕事に集中したい時に着信があると業務にも影響が出てきてしまいます。
特に個人事業主は直接対応することがほとんどのため、こうした状況にさらされる可能性がより高いと言えるでしょう。

しかしだからといって電話応対のための人材を雇うのもコストの面で見れば厳しいかもしれません。
こんな時に頼りになるのが電話代行というサービスです。電話代行に転送すればオペーレーターが常に控えていて対応をしてくれます。
重要な案件に絞っての転送、リアルタイムで転送先を変更することも可能なので丁寧かつ安心して利用できます。コストを抑えつつも効率的に仕事をしたい、信用を確保したい方におすすめです。

全国電話番号貸出サービス

電話転送を利用したいけどそもそも固定電話を持っていないとお悩みの方、自宅で事務所としての電話番号を別に取得したい方、これから起業を検討している個人事業者の方におすすめしたいのが全国電話番号貸出サービスです。
全国電話番号貸出サービスの特徴は現地に事務所を用意する必要がなく、会社に固定電話がなくても電話番号を借りられることです。
たとえば九州や北海道に拠点を置きながら、大阪や東京などの都市部へ進出することも可能になります。
実際には回線をひかないので月々の回線使用料もかからず、全国共通の通信費で利用できるサービスを選択すれば経費削減につながります。貸し出された電話番号は名刺やウェブサイトにも載せられるので経営戦略も兼ねて利用している方もいます。
もし低コストで事務所を開設する必要があるのなら、FAX番号貸出サービスや郵便受付サービスを組み合わせることで事務所としての機能を持つバーチャルオフィスを構築することもできます。実際に作業等は行えませんが、郵便物の転送などに対応することができます。
目的や用途に合わせてサービスを組み合わせてみて下さい。

秘書代行で更に信頼性アップ

最初に紹介したように携帯電話を使って企業の電話とすることもできます。
ですが、携帯電話では信頼性を得ることなどできません。携帯電話しかないような会社は大丈夫だろうかと不安を与えてしまいます。
しかし、小さな会社となると電話対応するのも大変です。そこでスタッフを雇って電話番を頼みたいところですが、それにはコストがかかります。
そんな時におすすめしたいのが秘書代行というサービスです。メリットを説明しましょう。
まず、転送機能や転送サービスを利用するので、お客様はその会社のスタッフが対応していると認識してくれます。そして秘書代行では電話対応スキルの高いオペーレーターが丁寧に対応するので、安定した高品質の対応が可能です。
もし電話対応に時間を割かれたくないくらい忙しい方なら、電話対応を専用のオペレーターを任せることで仕事の効率アップも図ることもできるでしょう。
対応した電話の内容をメールで行う、報告書としてまとめてメールで送ることもできます。コスト削減につながることも見逃せません。独自にスタッフを雇って教育をすると継続的にコストがかかり、時間も当然かかります。人材コストを削減しつつ単なる電話番ではないビジネスパートナーをお求めなら、秘書代行の利用もおすすめです。

ネットショップ専門の電話代行

インターネット上には、様々な商品やサービスを扱うECサイトがあり、こうしたサイトを通じてお客様がサービスを申し込んだり、商品についての問い合わせを行うことも日常的になりました。
お客様は価格はもちろんですが口コミや評価もしっかりと見ています。詐欺サイトの被害やトラブルを避けるためには「信頼性の高さ」を比較することも必要になるからでしょう。
多くのお客様は安心できるショップで購入したりサービスを利用したいと考えているようです。
では安心できるショップやサービスが具体的に何なのか。それは情報公開が適切に行われているかどうかにかかっています。実は「特定商取引法に基づく表記」に電話番号や住所を記載する義務や記載しないことでの罰則はありませんが、記載しておいた方がお客様は何か困ったことがあった時、確認したいことがある時に連絡できるという安心感を得られます。
同じくらいの値段で買えるのなら情報公開をきちんとしているショップを選ぶのは当然のことでしょう。しかしメールや電話でお客様の問い合わせに対応するには担当者が必要です。これは個人や少人数で経営している場合に大きな負担になってきます。もし電話代行を検討しているのならネットショップに特化した専門の電話代行を利用してみてはいかがでしょうか。
サイト上に掲載する電話番号、住所の貸し出しのほか、管理システムを確認しながらの電話対応、夜間の対応、土曜・日曜・祝日の対応なども可能になります。電話番号や住所が記載されているだけでも、お客様に好印象を与えられますが、夜間、土曜・日曜・祝日の対応も可能になれば、より大きな安心感を抱いてもらえます。

電話代行の転送電話・逆転送についての説明とそれに関連したサービスを紹介しました。
携帯電話だけでも転送機能とサービスを活用すれば作業を効率化し、信頼性を上げることでビジネスチャンスの取りこぼしも防止できます。電話代行や秘書代行のサービスを提供している業者は数多くありますがただ丁寧なだけではなく、オペレーターの知識やノウハウを問われる専門性の高い業種もあることを覚えておきましょう。
また、もし事業を拡大するならビジネス英語での対応を求められることも考えられます。導入を検討する時は安いだけではなく品質が高く、実績と信頼のある業者を選ぶと良いでしょう。

 - 電話代行の種種雑多

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