コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

弁護士事務所の電話を携帯電話に転送した際のデメリット

 

弁護士事務所の中には、営業時間外の電話を留守番電話にしたり、携帯電話に転送している会社もあります。しかし、電話を転送したことで、かえってデメリットが発生し、業務に支障が出ることもあるようです。電話を転送したことで、一体どのようなデメリットがあるというのでしょうか?

かかってきた電話を転送するデメリット

電話応対をするオペレーター

すぐに対応できないことがある

弁護士事務所が休日の場合、かかってきた電話にいつでも対応できるように秘書の携帯電話に転送できるように設定してあったとします。この場合、秘書も休日のため、出先から電話を取ることになります。

しかし、電話応対するには、どんな場面でも臨機応変に対応しなければ失礼にあたります。休日であれば、なおさらどのようなタイミングでも電話応対ができるとは限りません。事件や事故、トラブルなどを抱えた依頼者からの電話や、現在進行中の案件関係者からの大切な電話かもしれません。

仮に、転送先で秘書や弁護士が電話をとったとしても、手元に資料がなく、詳しい対応ができないのであれば、資料を用意してから電話を折り返すといった手間がかかります。

留守電メッセージが流れてしまうとイメージダウン

電話をかけ、転送されてしまったとしてもまだ許せるでしょう。しかし、その電話が留守番電話メッセージが流れるだけでは、どうしたものかと困ってしまいます。特に急用で電話をかけた場合は、つながらなければ相手方に迷惑をかけてしまうかもしれません。

最近では、平日の昼間だけでなく、休日や時間外などに電話がかかってきた時に備え、事務所の秘書代わりとなる電話代行に業務委託する例も増えています。どのようなタイミングでも受電が可能で、適切な対応をしてくれる電話代行への転送の方が、電話をかけてきた方への対応がスムーズですし、内容に応じた的確で誠実な対応ができるでしょう。

弊社と他社の電話代行との違い

電話代行会社の多くは、マニュアルに基づいた対応をするのが基本です。電話対応マニュアルに書かれた通りに決まった言い回しで対応しますので「担当が留守ですので改めてご連絡いたします」といった、ありきたりな対応内容になりがちです。

このような対応ばかりでは、「弁護士事務所にかけたつもりなのに、すぐに相談できない」という印象を持たれ、イメージダウンにつながります。「電話代行サービス株式会社」の秘書代行を利用していただくと、オペレーターはあなたの弁護士事務所の一員となり、違和感なく状況に応じた電話対応を行います。

また、秘書や弁護士が出先に転送された携帯電話で対応するよりも、いつでも落ち着いた対応が可能なため、良い印象を残せるでしょう。電話をかけてきた相手も弊社オペレーターと話をしているとは気が付かず、弁護士事務所内にいる秘書と話しているように感じてもらえるので、安心して電話をかけてきてもらうことができます。

弊社の電話代行を利用するメリット

弁護士事務所が必要とする電話応対は、すべての電話代行業者が100%完璧にできるサービスではありません。なぜなら、秘書の代わりとなるためのオペレーター教育には時間を必要としますし、応対には知識が要求されるため、サービスの展開が容易ではないからです。

弊社のオペレーターは、弁護士事務所にいる秘書と同じようにお客様からの電話応対をします。電話対応は全てお任せしても、電話をかけてきた方からの信頼を損ねることはありませんので、営業時間外で事務所内にいなくても安心できます。

たった一言の伝言をあずかれば済むところを、折り返し電話の案内しかできない業者も存在します。弊社であれば、臨機応変な電話応対が可能なため、伝言の内容もメールなどで送信することが可能です。

また、事務所内に秘書や弁護士がいる場合でも、業務が忙しくて電話対応ができない場合には、簡単な操作で弊社へ転送し、電話代行を利用できるのも魅力です。忙しい弁護士事務所では、業務に集中して取り組みたい時がありますし、多少の余裕がある場所でも来客時などに電話応対をすることはできません。

仕事をしっかりとこなしたいと思っている方こそ、電話応対を外部に委託すると良いかもしれません。

 - 電話代行の種種雑多

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