コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

弁護士事務所の電話を携帯電話に転送した際のデメリット

 

弁護士事務所の中には、営業時間外の電話を留守番電話にしたり、秘書の携帯電話に転送している会社もあります。
しかし、電話を転送したことで、かえってデメリットが発生し、業務に支障が出ることもあるようです。

電話を転送したことで、一体どのようなデメリットがあるというのでしょうか?

かかってきた電話を転送するデメリット

すぐに対応しきれない

弁護士事務所が休日の場合、かかってきた電話にいつでも対応できるように秘書の携帯電話に転送できるように設定してあったとします。
この場合、秘書も休日のため、出先から電話を取ることになります。

しかし、電話応対するには、どんな場面でも臨機応変に対応しなければ失礼にあたります。
特に対応するのが休日、ということでなおさら、どんなタイミングで電話応対が発生するかわかりません。
車の運転中であったり、電車に乗っている時などに電話がなることもあるわけです。
その電話の内容が、事件や事故、トラブルを抱えた依頼者からの新規案件であったり
現在進行中の案件関係者からの大切な電話かもしれません。
そんな電話に対して、休日の行動によっては電話に出られない、出てもしっかりと対応できない。ということも少なくありません。
そして、同時に休日のクレーム対応をしなければならない場面もあるかもしれません。

さらに休日の対応の一番の問題が、転送先で秘書や弁護士が電話に出たとしても、手元に資料がなく、詳しい対応ができないのは当然です。であれば、資料を用意してから電話を折り返すといった手間が結局掛かってしまうのです。

転送になったのに留守電対応はダメ

急ぎの電話をかけたところ、転送されるだけでも失望を禁じ得ないのに。
さらにその電話が留守番電話に接続されてしまっては、お客様をがっがりし電話を切ってしまうかもしれません。
特に急用で電話をかけた場合、転送の上、留守番電話では企業イメージが悪くなってしまい兼ねません。

そんな時に電話代行を利用頂ければより良い対応ができます。
電話代行のサービスを利用頂ければ、はじめから電話代行業者へと転送されるように設定できるので
オペレーターが御社の秘書のようにして対応することができます。
そんなオペレーターが的確で誠実な対応すればイメージも悪くなるわけがありません。

最近では、休日や営業時間外に電話がかかってきた際に、事務所の秘書代わりとなる電話代行の電話オペレーターに業務委託する例が増えています。

電話代行と秘書代行との違い

電話代行会社の多くの対応は、マニュアルに基づいた対応をするのが基本です。
電話対応マニュアルに書かれた通りに決まった言い回しで対応しますので「担当が留守ですので改めてご連絡いたします」といった、ありきたりな対応内容になりがちです。

このような対応ばかりでは、「弁護士事務所にかけたつもりなのに、すぐに相談できない」という印象を持たれ、イメージダウンとなり、業務に支障が出てしまうかもしれません。

「電話代行サービス株式会社」の秘書代行サービスを利用すると、事務所にかかってきた電話が転送される際に、相手に気が付かれずにスムーズに秘書代行へつながります。
秘書代行は、あなたの弁護士事務所の一員となり、違和感なく状況に応じた電話対応をしてくれます。

また、秘書や弁護士が出先に転送された携帯電話で対応するよりも、秘書代行の落ち着いた対応のおかげで好感度が上がります。電話をかけてきた相手も、秘書代行と話をしているとは気付かず、弁護士事務所内にいる秘書と話していると思わせる事が出来ます。

信頼度アップ!今主流の秘書代行の使い方

また、休日という形で紹介を続けてきましたが、平日の電話対応ももちろん利用することができます。
特に弁護士という仕事の場合、どうしても外出する機会が多くあります。

裁判所や警察などに出向くことも多く
書類を届けたり、提出したりするのにも外出することがあり
どうしても事務所を開けてしまうことがあるはずです。

一般的にはそんな時に電話対応してくれるのが秘書ではありますが
秘書一人で対応できる電話は一本でしかありません。
二本、そして三本と同時に電話が着信した場合
「話し中」ということで、せっかくの相談、未来の契約者となるユーザーを
取り逃す可能性が生まれてくるのです。

そうならないように利用できるのが「電話代行」というサービスになるわけです。
電話代行を利用することで、所属している復数のオペレーターが
多重にかかってきた電話にも対応し、秘書と同じような対応を実現できます。

秘書が忙しい書類作成などを必要としている時、電話対応している時間がない。
そんな時にも電話代行は利用することができます。

電話代行サービス株式会社では、秘書代行の窓口を併設しています。
秘書スキルのあるオペレーターによる電話代行をお望みでしたら、柔軟に対応できる「電話代行サービス株式会社」を利用は如何でしょうか。

 - 電話代行の種種雑多

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