コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

バーチャルオフィスに必須な電話代行のサービスとは?

 

バーチャルオフィスを使うなら電話代行もあると便利

ネットの普及に伴い、仕事の形が多様化、細分化してきました。オフィスを持つことなく、バリバリ仕事をしている人達もかなり増えてきています。この、実際には存在しないオフィスのことを『バーチャルオフィス』と呼びます。バーチャルオフィスを持ちながら、仕事をする上で欠かせないのが電話代行サービス。一体どういった部分でフォローをしてもらえて、どの様なメリットを享受できるのかなど、詳しく見ていきましょう。

バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスは仮想オフィスとも呼ばれています。起業すると必ずオフィスが必要となります。バーチャルオフィスは、住所、電話番号、FAX番号などを借りることができます。

これとよく似たものがレンタルオフィスです。レンタルオフィスは、実際に部屋を借りられます。リーズナブルな場所だと月額1万円ほどの契約でレンタルできます。実際にそこへ出向いて、仕事をすることができます。たくさんの人が共有する場所であることから、シェアオフィスと呼ばれることもあります。混同されがちなバーチャルオフィスレンタルオフィス。どの様に違うのかを、この機会に理解しておきましょう。

急増中のバーチャルオフィス

最近、バーチャルオフィスというシステムが理解されたのか、だんだんと数が増えつつあります。先ほど、「バーチャルオフィスは住所をレンタルすることができる」と記しました。ここが重要ポイントです。

東京都内の一等地なども自由に名刺へ記載することができます。もし一等地を借りて事務所を設立するとなれば、かなりのお金がかかってしまいます。しかしバーチャルならば、そこまでの費用がかかることはありません。東京のバーチャルオフィスは数多く存在しますから、サービス内容で選ぶことも難しくありません。

気になるのが月々当たりに掛かるお金。月額2万円を超えるようなところもありますが、他のオフィスはそこまで高価ではありません。5000円以下のものも多く見られます。「どこに事務所があると思ってもらえれば、自分にとって都合がいいのか?」ということを考えましょう。各々の土地によってイメージがあります。「この場所に事務所を構えているということは、信頼が置ける」と感じてもらえるなど、選んだ土地によってメリットがありますので、場所選びには慎重になりましょう。

バーチャルオフィスのデメリット

何かと便利なバーチャルオフィスですが、デメリットもあります。もし何らかの許認可が必要となる仕事をしたいと考えているのなら、バーチャルオフィスはやめておいた方がいいでしょう。そういった事業をする際に、バーチャルオフィスであることが、かなり不利に働きます。

またネットで検索した場合、他の会社と住所が同じ表示になる危険性があります。あなたの会社を検索にかけたのにもかかわらず、違う会社が表示されてしまえば、信頼してもらいづらくなることもあるでしょう。そういったところから、実際のオフィスではなくバーチャルなオフィスであることを見破られるケースもないとは言えません。

起業する時「資金をいかに調達してくるのか?」というのは、大きな命題です。まだ歴史の浅いバーチャルオフィスでは「実態がなくて信頼するに値しない」という理由から、創業融資が通らない可能性は高いと考えておいた方がいいでしょう。また会社を運営していく上で、必ず口座が必要となります。

しかしバーチャルオフィスでは、口座開設の際、不利に働いてしまうのです。保険の面でも申請が通らないことが多いでしょう。雇用保険や社会保険などの申請を視野に入れている人は、バーチャルオフィスではなく、実際にどこかへオフィスを作った方が、あとあと支障をきたしません。郵便の受け取りにもタイムラグが発生します。バーチャルオフィスに届いてから、こちらが出向いて受け取ったり、あるいは郵送してもらったりする必要があります。それによって業務がスムーズに運べないということもある、と想定しておきましょう。

電話代行とバーチャルオフィスの相性

起業直後の人は、まだそれほど人脈を築けていないことが少なくありません。まずすべきなのは、取引先や顧客の確保であると言えます。それは一朝一夕に築けるものではありません。人脈作りは地道な努力の賜物であると言えます。

起業した人がまずやるべきことは、様々な場所へ出向いて顔と会社を覚えてもらうことです。出会った全ての人が、快い反応をしてくれるとは限りません。むしろ、けんもほろろな応対の方が多いでしょう。それにもめげずに人脈作りをする人に必要なのは「人と会いに行く時間」なのです。

誰かと会話していて盛り上がった時に、別の重要人物から電話がかかってこないとも限りません。本来であればどちらとも話したいのですが「あいにく体はひとつしかない……」といった時に、活用すべきもの。それが電話代行なのです。

打ち合わせしている際に、大事な電話が掛かってきたとしても、あなたの代わりに電話対応をしておいてくれます。依頼の仕方によっては会話した内容を文章化して、メールで転送してくれるというサービスもあります。
電話代行を依頼しておけば「あのとき電話に出て応対をしておけば、仕事をもらえたのに……」といった後悔をする必要がなくなるのです。

バーチャルオフィスを持ちながら、いつもアグレッシブに動いていて「体がひとつでは足りない!」と感じるほど多忙な企業家。そういった人と電話代行の相性は、とても良いと断言できます。

オーダーメイド型のサービス

電話代行サービス株式会社は、業界で初めて『オーダーメイド型』を取り入れました。一口に電話代行のサービスと言っても、ワンポイント的な電話代行から、365日24時間いつでも対応するプランまで様々なものがあります。弊社のサービスは、数あるプランの中から「今、最も依頼したい業務」を選択することができます。もちろん月ごとにプランを変更することも可能。

「今月は激務なので、ほとんどの時間の電話応対をお願いしたい」
「この日のこの時間は、長時間の打ち合わせが入っているから、他社からの電話に出てもらいたい」

など、様々なニーズに応えることができます。

会社は大きくなればなるほど、たくさんの人が関わってきます。それらの全てをひとりの人間が抱え込むことなど、実際には不可能と言えるでしょう。高い事務的能力を誇り、相手に信頼を与える電話応対ができる人材を、配置しておくことで、会社自体が大きくプラスの方向へ進んでいくこともよくあります。「もっと会社を大きくしたい!」と考えている野心家は、ぜひ電話代行サービスに業務を依頼をしてみましょう。

まだ多くの可能性を秘めているバーチャルオフィスは、これからもどんどん増えていくことでしょう。電話代行への依頼が、バーチャルオフィスを持ちながら、仕事をしていく上で有利に働くと気づいた人は、より業務を拡大していけるはず。毎朝、会社へ出勤して仕事をすることだけが、働くことではなくなってきている今だからこそ、様々な可能性を視野に入れておくべきです。特に独立や起業を考えているひとは、選択肢のひとつとして捉えておくべきです。「バーチャルオフィス、電話代行を知っておくことがアドバンテージ」と言えるでしょう。

 - 電話代行の種種雑多

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