コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

イベントの予約受付対応も電話代行利用で安価に実現!

 

イベント企画会社は、お客様に対し予約受付やイベントの内容に関する丁寧でわかりやすい対応が求められます。
いつ電話がかかってきても、すべてのイベント内容を的確に把握し、ベテランと呼べる事細やかに応対できる能力のあるスタッフを雇用する必要があると考えます。

しかし、今では電話窓口のために新しいスタッフを雇用しなくても、電話代行サービスを利用するという方法があります。

  • イベント予約受付に電話代行を利用するとどんな良い効果があるのか?
  • 電話代行を受付窓口にした場合どのような仕組みになるのか?

イベント企画事業者に限らず、電話代行を御自身の業務に役立てたいと考えている方に、なぜ業務に電話代行を活用する事業者が増えているのか、くわしく見ていきましょう。

イベントに必要な電話対応を電話代行サービスで

人気歌手のコンサートのチケット予約販売開始や、人気車種が揃うモーターショーのチケット販売などのイベントを告知した場合、そのイベントに行きたいファンがいっせいにそのチケットを手に入れたいと思うので電話などに殺到します。企画者としては嬉しい悲鳴ですが、実務として電話対応をキチンと行わなければいけない重要な状況です。

今では、インターネットでチケット予約ができる時代になりました。ですが、それでも電話を使って予約窓口がある理由とはなんでしょうか。それは電話対応によってチケットの予約をした、という安心感をお客様は得体からです。他にも、ネットの場合には席の取り合いによって、度々再読み込みなどが必要になったりする、その煩わしさを解消したいからとも言えます。

そのため、大小様々なイベント企画会社の多くは、いっせいに大量の電話対応ができる電話代行やコールセンターなどを利用するケースが多いのです。

イベント企画事業者が電話代行を利用する7つの理由

イベント予約の受付を電話代行に依頼した際の効果は以下です。

  1. 一度にかかってきた大量の電話に対応できる
  2. オフィスの電話回線で電話対応をするには限りがあります。場合によっては電話回線がパンクしてしまう、という事態が起きるかもしれません。
    回線数を増設しなくても、大量の電話回線を所有している電話代行に依頼すれば、一時的に多くの電話がかかってきても対応することが可能と言えます。

  3. 年中無休で24時間いつでも電話対応してもらえる
  4. 電話代行を提供している業者には、当社のように「24時間対応プラン」を提供している業者も少なくありません。コールセンターなどの場合も同様です。
    24時間対応プランを選ぶことで、いつでも予約を受け付けることが可能となり、よりイベントなどの集客に貢献することができます。

  5. オペレーターが電話対応を専門に行っているため安心して依頼できる
  6. 電話代行やコールセンターで電話対応を行っているオペレーターというのは、電話を専門に対応するために研修を行ったオペレーターによって構成されています。そのため、様々な多くの電話対応を経験してきた実績があり、安心して対応を任せることが出来るわけです。

  7. 複数のイベントを一度に依頼しても、個々の対応をしてもらえる
  8. イベント企画事業者はさまざまな案件を所有しているため、イベントごとに異なる内容を把握している対応するスタッフが必要となります。
    その点、電話対応するオペレーターにはCTIというシステムが導入されており、電話番号から必要な情報を閲覧できるシステムが導入されているので、より正確な対応が出来ます。

  9. 雇用して電話対応するよりも安価に実現出来る
  10. 社内に電話対応するためのスタッフを雇う場合、多くの人件費がかかります。その上、研修し一人前のオペレーターとなるには多くの研修費用がかかるわけです。
    対して電話代行やコールセンターのオペレーターともなれば、研修は弊社が行うため、必要ありません。
    安価で経費を浮かせた形で、万全な電話対応を利用することができる利点を得られます。

  11. フリーダイヤルを所有しなくても借り受けられる
  12. イベント告知にはやはりフリーダイヤルは不可欠です。お客様に通話料を支払ってもらうのは忍びありません。そこで必要になるのがフリーダイヤルの利用です。ですが、フリーダイヤルを最初から借りようとすると面倒になります。ですが、電話代行を利用すればフリーダイヤルを借り受けるのも簡単です。

  13. 電話受付以外のFAXまたはメールで窓口を開設してもらえる
  14. 電話のほか、FAXやメールでの依頼もできますので、柔軟な対応が可能です。

電話代行の基本的な仕組み

電話代行とイベント事業者は、予約データなどが共有されています。
オペレーターは、イベント企画側のスタッフの代行となり、イベントに関する情報をお客様に案内・対応します。

そのため、企業側が電話対応要員としてスタッフをわざわざ用意しなくて済みますし、単発での依頼でも柔軟に対応できます。企業側にしてみると、便利な上に安心感も得られ、電話業務以外の仕事に集中できるメリットが生まれます。

電話代行はイベント企画に携わる事業者にとって、企業側に多くのメリットがあります。
柔軟な対応可能な電話代行サービスを利用しながら業績アップ効果に結びつけていきましょう。

 - 電話代行の種種雑多

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