コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

頼んでよかった!電話代行3つのメリット

 

電話受付を電話代行業者に依頼することでどんなメリットがあるのか、主なメリットは3つありますが、さらにくわしい具体例を見ていきましょう。

メリットその1 人材育成のコストカットで人件費削減

事業主の皆様の中で「留守番のアルバイトを雇いたいけれど、給与以外にもコストがかかってしまう」と考えている方は多いようです。

例えば、アルバイトを新たに雇うとなると、求人広告費がかかります。雇用が決まってからは、アルバイト1人に対し、フルタイム勤務の場合は1ヶ月に約15万円の給与を支払うことになります。更に、交通費などの経費もかかるので、結局20万円以上の固定費が必要になってしまいます。

また、雇用後に「こちらの思ったように働いてくれない」「教えなくてはいけないことが多すぎる」と感じたら、研修期間を設けなくてはなりません。電話応対の経験がないアルバイトの場合、電話応対に必要な社内の情報を覚えてもらわなくてはならないので、一人前になりまで時間がかかります。いずれにしても教育に要する時間も、教える人の人件費もプラスされてしまいます。

更なる不安要素もあります。せっかくアルバイトを雇ってもすぐに辞めてしまった、という場合は、新たなアルバイトを探さなくてはならず、再び求人広告費がかかってしまいます。

このように、アルバイトに広範囲に渡る業務を任せなくてはならない環境で、なおかつ1日の中で掛かってくる電話が少ない事務所であれば、アルバイトを雇うよりも、電話代行を利用するほうが良いでしょう。

電話代行業者に所属しているスタッフは、電話対応の教育をしっかりと受けたオペレーターなので、依頼者の要望に沿った対応をしてくれますし、お客様対応を確実にしてくれるので任せて安心です。また、現在多くの電話代行業者がある中で、しっかりとしたサービスをしている業者を利用すれば、自社でアルバイト採用をするよりもコストダウンにつながります。

メリットその2 時間を有効に活用できるのが良い!

事務所内での仕事が多く、電話を取れる環境にあり、留守番のアルバイトを雇う必要はなくても、電話代行を頼んだほうが良いケースもあります。商談中や集中して仕事をしている時、電話がかかってくるたびに中断していては、効率が悪くなってしまいます。更にそれが間違い電話やセールス・勧誘の類の電話だったら、本当に煩わしいことです。

また、着信があった時に、お客様なのかお得意様なのかを番号表示を見て判断し、電話を取ることも難しいです。ビジネスの電話で相手を選んで電話を受けるというのは無理なことでしょう。電話応対する時間が1日約5分とすると、1ヶ月(20営業日)で約1時間40分です。意外と時間を取られてしまうことがわかります。

電話代行会社に依頼すれば、かかってきた電話対応に気を取られずに仕事に集中できますし、商談中や来客中に電話を取るため中座するという必要がなくなります。

メリットその3 会社のイメージアップに貢献

人の印象は初対面で大半以上が決まってしまうものだと言われていますので、イメージアップの一環として電話代行サービスを利用することに大きなメリットがあると考えられます。電話対応だけではなく、秘書研修や教育を受けたオペレーターが在籍している電話代行業者もあります。電話を受ける際に必要なスキルは整っているので、安心して任せられます。

また、事前に会社の業務内容・雰囲気などを伝えておけば、要望に合わせた電話対応を行ってくれるので、お得意様にも新規のお客様に対しても、自然な印象を与えることが可能です。電話対応を受けたお客様に「この前、電話で話した○さん、感じが良いね」と、良い印象を持ってもらえることも多くなるかもしれません。こうした良い印象が増えることが、会社のイメージアップにも繋がっていくのです。

こんな時にも電話代行は便利!

  • 営業時間外にかかってくる電話や、お昼の休憩などで従業員がいない時
  • 繁忙期だけ電話受付要員が必要な時
  • 小規模経営者や起業家、個人事業主様で、電話回線をすぐに準備できない時
  • 面倒な勧誘や営業電話が多くかかってきた時

この様な時にも電話代行サービスを利用する事により業務の効率を上げるとともに、コストダウン、イメージアップにもつながります。

 - 電話代行の種種雑多

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