コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

見込めるメリットはたくさんある?秘書代行の仕事を詳しく紹介!

 

秘書代行の仕事を詳しく見ていきましょう

仕事の規模が大きくなり、様々な案件を抱えて多忙を極める様になると、全てを自分で取り仕切ることが難しくなってきます。今よりも会社の規模を発展させていきたいのなら、自分だけで全部やろうとするのは限界があると言わざるをえません。

現在、伸びている企業というのは、無駄をなくして、上手な分業制で仕事を進めているところです。そんな方に今回おすすめしたいのが秘書代行というサービスです。一体、どういった仕事を依頼するのかや、代行してもらうことで、どういったメリットが見込めるかなどを詳しく解説していきます。電話応対などで頭を悩ませている人には、特に読んでもらいたい内容となっております。

秘書代行ってどんな仕事?

忙しい人ほど多くの案件を抱えているため、電話がひっきりなしにかかってきます。それをひとりで全て対応するというのは無理な話です。そこで秘書代行が役立つのです。代わりに電話口に出て用件を聞いてくれるサービスとなります。

しっかりした対応ができれば相手から信頼を得ることができます。今後、さらなる発展を考える場合には、他企業とのつながりは重要です。しっかりとした電話応対できる秘書代行というサービスは最適です。

秘書代行を依頼する業種とは

秘書代行は電話応対を専門的に行っています。具体例を挙げるなら、イベント業者やチケットの予約を請け負っている会社からの依頼もよくあります。予約受付で言えば、セミナーなども含まれます。また緊急時のコールセンターなどからの依頼も少なからずあります。他には税理士や行政書士、弁理士、司法書士といった、士業と呼ばれる方からの依頼もあります。

「猫の手も借りたい」というほど忙しい方からの依頼も数多くあります。人数で業務をやりくりしている企業様からのニーズはかなりあります。個人事業主様であれば、オフィスを持たずにバーチャルオフィスを活用して仕事をするというスタイルの方も増えてきました。バーチャルオフィスの電話対応を秘書代行にお願いするという人もたくさんいます。

これだけ見込めるメリット

最も大きなメリットがコストです。事務員を雇用した場合、福利厚生などを含めると、ひとり当たり毎月20万円ほど負担する必要があります。過去に電話の応対などをやっていれば、そつなくこなすことができるでしょう。もし、そういった経験がない人を事務員として雇うと、基礎的な部分から教育しなければなりません。一人前に育つまでも給料が発生しますし、独り立ちできるまでの時間が思っていたよりも時間がかかってしまうこともあるでしょう。

電話での応対は顔が見えない分、難易度が高くなります。全てを声で表現しなければいけません。元気のない話し方では相手に不快感を与えかねませんし、反対に元気が良すぎて声を出しすぎても「ちょっとうるさすぎるな……。もう少し普通に話せないのか」と不満を抱く人もいます。

共通の正解というものがないものの、誰が聞いてもそれほど不快に思わず、心地よさを感じることのできるしゃべり方というものがあります。それこそが「プロの話し方」と呼ばれるものなのです。秘書代行は発声や舌滑においてもトレーニングを受けているのですから、そういった面でも安心です。電話応対というのは、とっさの機転が求められます。

なぜなら、必ずと言っていいほど『不測の事態』が発生するからです。アクシデントが起こった際に、適切な対応をとれるのかが、秘書代行の腕の見せ所。感情の高ぶっている相手の話にしっかりと耳を傾けて、落ち着くようにもっていくのはもちろん、ベストと言える提案を迅速に行うことができます。

相手の声色や話す内容から「今、電話の向こうではどんな状態なのか?」というのを、的確に想像します。電話で話すだけでなく、アフターフォローといったところまで考えて、応対できるのがレベルの高い秘書代行なのです。

会社に電話して最初に出る人の印象というのは、とても大事です。もしそこで不信感を抱かれれば、業績にまで影響しかねません。逆にとても心地よい対応をしてもらえると、「この会社は大丈夫だな」と安心を与えることができます。不在時に役立つ秘書代行ですが、例えば「今日のこの時間は仕事に集中したいので、代わりに電話の応対をしてほしい」といったときにも役立ちます。

電話がひっきりなしにかかってきて、その度に受話器を取りに行っていると、良い集中力をずっと発揮することは至難の業。そういったときにこそ、秘書代行が真価を発揮するのです。電話内容を文字でまとめて、メールに転送してもらうこともできます。働く人にとって時間は命とも言えます。効率化をはかり時間を有効的に活用できる秘書代行は、たくさんのメリットをもたらすのです。

英語による対応も可能な企業がある

グローバル時代と言われてしばらく経ちますが、秘書代行サービスは日本語によるものばかりではありません。中には英語による対応を含んでいるものもあります。通常よりは費用が少しかかってしまうものの、日本語と英語の両方を得意とするバイリンガルが応対に当たります。インターネットの普及などもあり、世界を相手に商売を始める人が昔よりも増えてきているのは間違いありません。もし自身がまだそれほど英語による対応が得意ではないという人は、英語が堪能な秘書代行にお願いしてみましょう。

相手が話したことを、日本語に訳して伝えてもらえますから、ほとんど英語がわからない方でも安心です。

秘書代行の仕事内容や、依頼することで享受できるメリットなどについて説明してまいりました。秘書代行業のサービスは多岐に渡りますが、オプションなどもありますので、必要な部分だけ頼むといいでしょう。

会社を俯瞰で見た際に「ここのパーツが機能していない」「ここが弱点で伸び悩んでいる」といった部分があるかと思います。そういった箇所に秘書代行を当てはめると、ぐんぐん業績がアップすることも考えられます。頭を柔軟に働かせて、足りない部分の補助を上手に行いましょう。コストはそれほどかかりません。きっと高いリターンが見込めるはずです。

 - 電話代行の種種雑多

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