コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

秘書代行で外出中でも安心!秘書代行を活用しよう!

 

資料を持ち微笑むOL

秘書代行サービスとは文字通り「秘書」を「代行」するサービスで、「電話代行」とも言われています。貴社にお客様や取引先などからお問合わせの電話がかかってきた時に、その対応を代行秘書が行います。

いつかけても電話が繋がることで、お客様に安心感を与え、信頼を得ることができると共に、コスト削減や仕事の効率化、企業のブランドイメージの向上にも効果的なサービスと言えるでしょう。

秘書代行サービスを利用する上でのメリット

人件費の節約によって効率的なコスト削減

秘書代行サービスを利用すれば、秘書や事務の職員を雇用する必要がなくなり、人件費を効率的に抑えることができます。自社で雇用する場合は、月々の給与だけではなく、求人広告を打ち出せば、その費用もかかってきます。

採用した後も、そのスタッフが業務に携わる上で必要なデスクやPCなどの費用がかかる場合がほとんどなので、秘書代行サービスによってそれらのコストを大きく抑えることが可能となります。

電話応対で仕事を中断されないため生産性が上がる

これまで仕事中にお客様や取引先様より電話があった時に、集中していた仕事を中断してその応対に追われてしまう、ということが多かったかもしれません。

秘書代行サービスを利用すると、会議中にかかってきた電話にも出る必要もなくなります。合わせて他のお客様との打ち合わせ中の電話も通話中にかかってきた電話についても取り逃すことなく応対できるようになるのです。これによって業務に集中でき、生産性が上がります。

また、個人で会社を経営されている方や週末起業家など少人数の会社の場合、普段事務所に社員が不在でも、お客様からかかってきた電話を取り逃すことなく応対することができます。

貴社のブランドイメージ向上をお手伝い

電話応対はいわば会社にとっての「顔」であり「入口」です。秘書代行サービスにあたるスタッフは貴社の事業規模や雰囲気に合わせた応対に加え、単に電話を取り次ぐだけではなく、常に貴社の大切なお客様を丁寧におもてなしする気持ちで、お客様に好感を抱いていただけるように心がけております。

それによって貴社のブランドイメージが高まり、それが直接的にも間接的にも売上に貢献するといったメリットもあります。

こんな時にも便利!~転送電話の不安を代行サービスで解決~

例えばお客様が貴社の電話番号に電話したのに、外出中だからと携帯電話に転送されたとします。貴社側からすれば外出中でも電話を取り逃したくないから、という気持ちであったとしても、初めて貴社に電話をかけられたお客様からすれば、明らかに事務所ではないような雑音が混じって聞こえてきたら不安に感じてしまうこともあるかもしれません。

また、たとえ携帯電話で電話していても、通信の状況によっては圏外のアナウンスが入ったり留守番電話につながってしまったり、電波の受信状態が良くない場所では通話が途切れてしまい話がなかなか通じなかったりすることもあるでしょう。

これではお客様のお怒りをかってしまうこともあり、新規のお客様も取りこぼしてしまうことにもなりかねません。最近ではメールやSNS(LINEなど)も普及しているのでそれらのツールを利用してのやり取りも便利で可能ですが、電話のほうが直接その場で要件が伝えられるので良いと考える人も多いので、常に繋がる電話は事業を運営する上で極めて重要だといえます。

秘書代行サービスを利用する上でのデメリット

デスクで考え込むOL

秘書代行サービスは低コストで利益の向上を見込むことができるスマートな経営手段の1つといえます。そんないいことづくめに見える秘書代行サービスですが、当然ながらデメリットも存在します。

代行スタッフの質は実際に使ってみないとわからない

現在多数の代行会社が存在しています。残念ながらその全てがスタッフ教育をしっかりしているわけではないようです。秘書代行サービスを利用したいと思っている人の中でも「なんだか代行業って怪しそう」と思われる人もいるかもしれません。中には、雑多なオフィスの一室に定型文マニュアルだけを簡単に教育し、ほとんどトレーニングを積んでいないアルバイトのスタッフに任せている、という業者も存在するようです。

お客様の気持ちの理解、声のトーンや表現方法の教育などは、簡単にマスターできるものではありません。そういった「怪しい」業者を選んでしまうと、その代行費用を損するだけはなく、その業者に応対してもらった分だけ貴社の信用が落ちてしまっているかもしれません。

更にひどい場合は、お客様の情報が流出してしまうこともあるかもしれません。これらのデメリットとなる事柄は、契約するより先に知ろうとすることは難しく、実際にその業者を使ってみないとわからない、というところが電話代行というサービスの難しさのひとつとなっています。

代行業者によって料金やプランの違いが大きい

貴社に必要なクオリティ(質)やサービスを利用したとしても、使う業者によってその料金が何倍も違うことがあります。そして料金が高いからそのサービスの質が高くて安心なのかということは、必ずしも比例するものではありません。

利用料金が高くても、貴社にとって不要なサービスが含まれていたり、本当に必要なサービスが含まれていなかったり、クオリティが不十分だったりすることもあります。貴社が利用を検討している代行サービスが、本当に貴社の求めるものに合致しているか、しっかり見極める必要があります。

電話代行のデメリット

実際に貴社の事務所にいるスタッフであれば、目の前ですぐに業務に関する連絡事項を伝えることはできますが、代行の場合は、代行スタッフへ連絡事項を伝えなければなりません。その手段は、メールや電話などさまざまですが、いずれも手間がかかってしまいます。また、貴社の中では常識なことでも、様々な企業の代行を行っている代行業者には、事前に事細かに説明をしなくてはならず、連絡事項を伝えるのにある程度の工数を要します。

これらのデメリットも踏まえ、貴社が代行業者にどんなことを望んでいるのかをはっきりとさせ、業者を選ぶことがとても大切なことだと言えるでしょう。

 - 電話代行の種種雑多

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