コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

社外文書の基本について

 

社外文書を書くことの基本について

社外文書とは、社を代表して取引先やクライアントに送るビジネス文書です。
分かりやすく丁寧に書くことはもちろん、礼儀を尽くし、フォーマットに従った書き方をするのが基本。
今回は、ビジネスパーソンがぜひ心得ておきたい「社外文書の書き方」についてご説明します。

社外文書の特徴と種類

社外文書は会社間で取り交わされる文書ですので、言葉使いや表現、挨拶の文言などはより丁寧に、心を込めて書く必要があります。礼儀を欠いた表現や言葉があると、書いた人個人ではなく、所属している会社全体の姿勢と資質が問われることを忘れないで下さい。

社外文書の主な種類を以下に記します。

  • 依頼状
  • 追加注文や見積依頼など、こちら側が要望を提示してお願いする際に送る文書です。

  • 通知状
  • 価格の変更、担当者の変更、納期の変更など、業務関係で重大な変更があった際、その情報を送る文書です。

  • 照会状
  • 業務に関するさまざまな疑問について、先方に問い合わせする文書です。照会状に対する答えを記した回答状も社外文書の1つです。

そのほか、年賀状や暑中見舞い、転勤・退職に関するお知らせなども、社外文書と考えていいでしょう。

書く項目と構成

書き出しは時候の挨拶ではじめるのが基本。その下に、伝えたい用件を主文としてまとめます。

  1. 主文
  2. 文書のメインとなる内容です。伝えたいことをできるだけ簡潔に書きます。

  3. 末文
  4. 締めくくりの挨拶の文章です。これで終わることを示すと同時に、伝えたいことを再度強調して念押しする場合もあります。

  5. 記書き
  6. 金額や発注個数などの数字を箇条書きでまとめたりします。

  7. 付記
  8. 補足の説明が必要な時は、この段を使って説明します。

  9. 完結
  10. 「以上」という言葉を入れ、これで伝える内容が終わったことを示します。これは挨拶状などの社交文書には必要ありません。

基本的な社外文書の構成はこの様なかたちです。何度も言う様に、社外文書は企業を代表して出す文書ですので、送付する前に間違いがないか何度も見直して確認することが大切です。

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