コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

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コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

出張時に心がけたいマナー

 

ビジネスマンなら必須の出張マナー

ビジネスパーソンならいつかは訪れる出張の機会。社外の人と交流する現場で、気をつけなければいけないことは何でしょうか?今回は、はじめての出張でも失敗しない“出張マナーの3つのポイント”をお伝えします。

最初の挨拶は、元気よく!

何事も最初が肝心といいます。初めて訪れる会社の担当者と交わす挨拶が、覇気のないものだったら、相手はどんなイメージを抱くでしょうか? 第一印象を損ねないためにも、最初の挨拶は元気よく行いましょう。

声の大きさだけを重視してもいけません。まずは、相手の目を見て、ゆっくりとしたテンポで「はじめまして。○○から来ました鈴木です。本日はよろしくお願いいたします」と伝えましょう。さわやかな印象作りに成功すれば、その後の会話も和やかとなり、弾んだ心で仕事に取りかかれることでしょう。

取引先との食事は割り勘? 全負担?

出張先の担当者と食事をする機会もあるでしょう。そんな時、難しいのがどういうかたちで料金の支払いをするかですが、基本的には割り勘の方向で。ただし、こちらが出向いて来たということで、先方が負担を申し出る場合もあります。その時は、「今回はお言葉に甘えさせていただきます」と謝意を述べてその好意に応じましょう。ただし、今回の出張が、こちら側がお願いするかたちで決まったものであれば、あなたが負担する様にして下さい。食事の予算なども、事前に上司や先輩に相談しておくと良いでしょう。

帰った後、お礼状は?

無事お務めを終え、会社に戻った後は、お礼状をしたためて下さい。電話やメールで挨拶するところも多い様ですが、やはり、手書きのお礼状を書いて送るのがベストですし、先方にも喜ばれます。

お礼状の文章は、変にかしこまる必要はありません。その地域の風土や気候に関する感想や、美味しかった食べ物のことなど、お世話になったお礼の言葉とともに、出張時の出来事や体験などを書き加えるだけでOKです。

ちなみに、お礼状に具体的な仕事の内容や、商談内容を書くのはいけません。仕事に関する話題は避けて、あくまで「お会いできてよかった」という気持ちを述べるのがお礼状の趣旨。この点をしっかり認識して下さい。

 - 電話代行の種種雑多

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