コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

レンタルオフィスに「電話代行サービス」が必要な3つの理由

 

個人起業家の方におすすめしたいレンタルオフィスでの電話代行

せっかく取得した資格を活かして起業してみたい!しかし、「起業するには仕事するスペースや通信環境の整備なども含め、いろいろと大きなハードルがあるからちょっと難しそう」と思って、なかなか行動を起こせないケースもあるでしょう。

また既にそのハードルをクリアして、起業された方でも実際に仕事を始めてみると、事務所の家賃などの経費が思ったよりもかさんでしまい、これから先に不安を感じているということもあります。

そのような方に便利なサービスをおすすめします。それが「レンタルオフィス」「電話代行」の活用です。

レンタルオフィスの中には、仕事をする設備が整っているところもあるので、金銭的にも時間的にも効率的に開業できるでしょう。更に、電話代行というサービスを併用すれば、忙しい時など電話対応の煩わしさからも開放され、ご自身の仕事に集中できます。

また弁護士や税理士、社会保険労務士やFP(ファイナンシャルプランナー)など特殊な用語の知識が必要な業種の事業主様にも満足いただけるように、各業種に対応可能な電話代行もあります。今まで「特殊な用語の知識が必要だから」という理由だけで電話代行の利用を選択肢に入れていなかった事業主にもおすすめできるサービスといえます。

では、具体的にどのようなポイントがおすすめなのか、もう少し詳しくご紹介していきましょう。

レンタルオフィスと電話代行の併用で効率的な経営が可能になる

初期費用を安く抑えることができるレンタルオフィスは、起業をより身近なものにする選択肢の1つと言えます。
通常起業をする際には、賃貸事務所の他にOA機器やインターネットなどの通信環境の整備、オフィス家具の購入など、準備にお金も時間もかかります。レンタルオフィスには、これらの必要な機能が揃っているのでコストを抑えられますし、すぐにでも仕事が始められます。

レンタルオフィスで起業コストを抑えることに成功できたら、さらにもう1つステップアップとして、「電話代行」を使って更なる低コストを目指しましょう。

ビジネスチャンスを逃さない

規模の大小にかかわらず、企業にとってビジネスを拡大し繁盛させるためには、貴重なビジネスチャンスを逃さないことが重要です。特にレンタルオフィスでコストを抑え、個人や少人数で仕事をしている企業では、どうしても営業活動の方に重点を置きがちでお客様への対応が手薄になってしまう傾向がみられます。

最近では携帯電話を利用した連絡手段が普及していますが、電話に出られない場合や電波状況が悪くて相手の声がよく聞き取れずに電話の対応に支障をきたすこともあるようです。スマートフォンであればLINEなどのツールでも簡単に連絡はとれますし、今までに何度もやり取りしていて気心の知れている取引先が相手であれば良いのですが、重要な用件は直接オンタイムで話せる電話が望ましいと言えます。

そんな時に電話がなかなかつながらなかったり、雑音混じりの電話だったりでは不快感や不満を感じてしまうお客様はたくさんいらっしゃることでしょう。それが新規のお客様なら尚更です。

こうしたことで新規で新しい仕事ととなる可能性を持ったお客様に対して満足して頂けない対応を行ってしまうと、お客様からの信頼を失う結果になります。適切な電話応対は商売をしていく上での最低限の基本ポイントであるといえます。

人件費も大幅カット

それならば、きっちりと電話対応をしてくれるスタッフを自社で用意すればいいのでは、という考え方もありますが、意外と費用も時間もかかるのです。真っ先に、そのスタッフに支払うべき給与が思い浮かぶでしょう。

しかし、実際に電話対応専門のスタッフを採用するために、求人広告にかかる費用や採用後に必要となるオフィス内の備品の費用といった諸経費がさらに必要です。せっかく事務所をレンタルオフィスにしてコストダウンできたのに、これでは勿体無い話です。企業が信頼してもらえるような電話対応ができるまで、スタッフをトレーニングするコストも必要かもしれません。

電話代行サービスを利用すれば、電話応対のスキルを既に身に付けているスタッフに任せておけるので安心です。このように的確なサービスを選ぶことができれば、円滑な業務のために必要なスタッフにかかる費用も効率的に抑えられます。

時間を有効に使って効率UP

電話代行を利用すれば、商談中や外出中の電話を取りそびれることはありません。通話中でなかなか電話に出られない時は時間をおいてかけ直してくれるお客様もいますが、いつもそうとは限りません。また、仕事に集中している時に、かかってきた電話の対応をすることで、作業効率が悪くなってしまうこともあるかと思います。

これらの繰り返しにより、ますます効率が悪くなってしまうという悪循環に陥ることを考えると、電話代行サービスを利用することは便利だと言えます。

更にコストダウンを狙うならバーチャルオフィスもおすすめ

「バーチャルオフィス」はレンタルオフィスと違い、業務を行うスペースがありません。わずかな費用で比較的知名度のある住所と電話番号だけをレンタルすることができ、登記がとれます。郵便物はバーチャルオフィスに届き、オプションで電話代行などを受けられたりするところもございます。

低コストを重視するのでしたら、レンタルオフィスで電話代行を利用することも選択肢の1つに入れてみてはいかがでしょうか?

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