コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

こんなに変わる!不動産業の電話代行利用ビフォーアフター!

 

不動産業でさらなる顧客獲得をするには、24時間365日の対応が必要です。そのような業種だからこそ、電話代行サービスがおすすめです。電話代行サービス株式会社をご利用いただけば、特殊な用語もしっかりと理解して使いこなせるスタッフが担当するため、会社の信用度が落ちる心配もありません。

電話代行サービスを利用することでどのように変わるのか、活用例をご紹介します。また、対応可能な問い合わせ内容についても詳しく解説しますので、ぜひご覧ください。

ビフォーアフター電話代行サービスの具体的な活用例

実際に、不動産業において電話代行はどの様に活かせているのでしょうか?2つのケース別に、サービス利用前後の違いをご紹介します。

1:不動産賃貸業で電話代行サービスを導入した場合

ビフォー

所有する物件の殆どが賃貸マンションのため、仲介業者からの問い合わせが多い。特に土日祝日や入学・転勤のシーズンには、電話が取り切れないこともあった。電話対応に追われて、他の業務が遅れてしまい困っていた。

アフター

電話代行サービスを導入したところ、日々更新されている物件一覧表に基づいて適切な案内をしてもらえた。単なる電話番アルバイトとは違って、設備関係のことや内見方法についても案内してもらえた。電話対応に費やす時間が減ったことで、入居手続や物件資料更新などの他業務がはかどった。

2:マンション管理業で電話代行サービスを導入した場合

ビフォー

オーナーから総合的な管理を任されているため、仲介業者からの問い合わせに加え、入居者からの様々な問い合わせに対応する必要もあった。緊急時の問い合わせだと夜中に電話がかかってくることもあるので、社内スタッフが当番制で24時間電話対応をしていた。

アフター

電話代行サービスを導入したことで、夜間の当番がなくなり、スタッフの肉体的な負担を減らすことができた。どんな時間帯でも確実に電話対応をしてもらえる安心感は素晴らしい。今では仲介業者からの問い合わせについては全ておまかせしているので、条件交渉や入居申込書が届いた後の対応くらいに業務を軽減することができた。

電話代行サービスなら、こんな問い合わせにも対応可能!

電話代行サービスをご利用の際には、事前に依頼主様との綿密な打合せが必要です。専門的な用語についてもきちんと理解し、業務内容を的確に把握することで、お客様の様々なお問合わせに対応が可能になります。

広告料や退去予定(入居可能日)などのご案内

賃料についてだけではなく、広告料や広告掲載の可否、物件の現況などについても、対応可能な場合もあります。

物件資料や空室の一覧、入居申込書などの送信

お客様より物件の資料や入居申込書などの請求があった時には、依頼主様に代わって仲介業者へFAX、もしくはメールを送信が可能です。

入居者様からの各種お問合わせ

賃料未納や契約更新の時期などを予め登録していただければ、入居者様からの問い合わせがあった時にご案内できます。他にも、これから賃貸物件を探されるお客様に対しては、賃料や共益費(管理費)、敷金・礼金(保証金や解約引き)、更にはペットの可否なども、空室一覧に基づきご案内可能です。

内見方法のご案内

現地の内見方法に関する情報(オートロックの番号や鍵の場所)などを登録していただければ、仲介業者へご案内することも可能になります。

入居者様からの緊急電話にも対応

鍵の紛失や蛇口・給湯器などの故障、備え付けのエアコン等設備の不調にガラスの破損、加えて近隣の苦情サポートなど。こういった入居者様からの緊急のお問い合わせに対しても、コールセンター指定業者やコールセンターの提携業者に手配するなどして対応可能な場合もあります。

このように、様々なお客様からのお問い合わせに対して柔軟に対応することができます。電話代行サービス株式会社の電話代行は24時間365日体制なので、早朝・深夜の時間帯や営業時間外の対応も可能です。社内の夜間電話当番は不要になりますから、精神的・体力的にも負担が大きく軽減されることは間違いありません。

また、いつどんな時にかけても的確かつ丁寧な電話対応をしてもらえることで、お客様に安心感や信頼感を持っていただけるでしょう。そうすれば、そのお客様が次に転居される際や、親しい方が不動産を探していらっしゃる際にまたご利用いただけるかもしれません。

ぜひ、電話代行サービスを導入し、業務効率と顧客満足度アップにつなげてみて下さい。

 - 電話代行の種種雑多

電話代行サービス株式会社

大阪

大阪府大阪市淀川区西中島 4-6-24 大拓ビル9
TEL:06-6390-3939 FAX:06-6390-3938

東京

東京都渋谷区広尾1-1-39 恵比寿プライムスクエアMBE303
TEL:03-6743-3555 FAX:03-6743-4555

Copyright (C) 電話代行サービス株式会社 All Rights Reserved.