コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

電話代行の対応に慣れてみよう!マナーと苦手意識克服

 

電話代行の仕事をしてみようと考えているならば、対応力とマナーをしっかり身につけておくことです。また、電話に出るのが苦手な方は克服術も合わせてご紹介していきます。

電話をする女性

電話の対応のマナー

日頃からコールセンターや受付で働いている人ならば大体の受け答え方は知っていると思います。電話代行はマナーが大事ですのでおさらいしておきましょう。

電話でのマナーは親切に心をこめて対応する、正しい言葉遣いを心がけて丁寧に対応する、曖昧な表現は避けて無駄話はしない、はきはきと簡潔に話すなどが電話での大事なマナーです。電話というのは声だけで話をするもので、相手の顔が見えない分どんな表情をしているのか分かりません。声だけで判断されてしまうので、声のトーンが低かったり、小さかったりしたら印象が悪くなってしまいます。元気に明るく話すことです。苦手意識のある方はできるところから始めていきましょう。

電話の対応で必要なこと

電話を受け取るときは呼び出し音は3回までに出るのが基本的なマナーです。相手に待たせてしまうことは失礼に当たりますので、早めに出るよう心がけます。もし、3回以上鳴ってしまった場合は、「大変お待たせいたしました」と最初に伝えることです。

電話での内容を頭の中で記憶することは中々難しいことですので、メモを用意します。電話代行だけでなく仕事をする上での基本的なマナーですので、何か書くものは必ず用意しておくべきです。情報を正確に伝えるためにもまとめることができるので便利です。電話対応が苦手で緊張してしまい、戸惑うことがあるかもしれませんが、マナーを守ることを心がけましょう。

電話対応を克服

電話対応が苦手な人は多いです。最近はSNSが普及し、一層電話で話すことがなくなってしまったため、若者を中心に苦手意識が根付いています。電話での克服法は電話をかけるときには、まず相手の情報(電話番号・名前・用件)をメモする、電話の流れを予習、決まり文句を用意しておく、相手にも伝わるようにゆっくりで正確に話すことを心がけることです。

この4点に注意することが電話に慣れるコツです。次に電話を受けるときは電話が鳴ったのを確認したら「メモ」を用意する、「いつもお世話になっております」などの常套句を自然に言えるようにしておく、用件は復唱するという癖になるようにする、ミス防止のためにも聞き返すことが重要です。これらを身に付けていくことで電話に慣れる第一歩になります。

電話に出ることに恐怖を感じている人が多い中、苦手意識を克服するための準備があることも覚えておきましょう。電話対応に苦手意識を持っているならば、上記のことをゆっくりでいいので実践していくと電話も好きになるかもしれません。失礼にならないようにまずは電話対応のマナーを身につけておきましょう。

 - お役立ち実践電話応対マナー

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