コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

秘書代行の概要とオペレーターの体制

 

秘書代行の概要やサービスについて

秘書代行を初めて検討される方にとって、知っておいてほしい基礎情報に「概要」と「体制」があります。
今回は、一般的な秘書代行の概要と体制について紹介します。基礎的な内容を中心に紹介していきますのでご覧下さい。

秘書代行とは?

秘書代行とは電話代行、電話秘書代行などと呼ばれ、ビジネスの一部である電話対応などをアウトソーシングできるサービスのことです。秘書代行の歴史は長く電話がビジネスに使われるようになった時代から似たようなサービスが存在しています。
基本的には電話を中心としたサービスですが、近年ではスケジューラーの管理やホームページ更新などのサービスが一体になった物もあり、近年特に幅が広がっているサービスでもあります。

秘書代行の概要

続いて秘書代行の概要です。
秘書代行とは企業や個人などの事業主の方を対象にしたサービスで、電話対応を代わりに行ってくれるサービスです。契約した秘書代行業者へ自社の電話を転送し、代わりに電話を受けてもらいます。その場で回答できるような内容であればオペレーターが対応し、オペレーターでは対応できない専門的な話になれば、電話の内容やかけてきた方の情報を依頼主へ送り、対応するという流れになってます。
また、ほとんどの場合、自社の電話番号を転送する形で行われますが、電話番号自体を貸し出してくれたり、企業のキャンペーンや人材採用など一時的に電話番号を貸出てくれるサービスなど様々あります。電話番号に関しては利用するスタイルに合わせて選ぶようにしましょう。

秘書代行のオペレーター体制について

秘書代行のサービスは当然複数のオペレーターが対応することになります。
オペレーターの体制については企業によって様々ではありますが、基本的にはチームで一社を担当し、決して一人のオペレーターが対応すると言うことはありません。また、実際にオフィスがありそこにオペレーターが集まるケースもあれば、自宅などでリモートワークしている業者などがあります。やはり質を重視するのであれば、オフィスを持っている業者のほうが信頼が置けるのでは無いでしょうか。事前に確認するためには直接問い合わせるのが最も効率的です。

今回は秘書代行を検討している方に向けて秘書代行の概要とオペレーターの概要についてご紹介いたしました。今回の記事を参考にして頂いて是非、秘書代行の導入を検討して見てはいかがでしょうか?

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