コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

様々な会社の業務をサポートする電話受付代行

 

電話受付け代行で得られる3つのメリット

顧客への信頼感上昇やコストパフォーマンス、業務効率の向上など、電話受付の代行を利用することで、企業は様々な面でのサポートを受けられます。

電話受付の代行とは

このサービス内容は大別すると2つに分けられます。1つは名前の通り、事務所の電話対応です。事務所から人が出払っている時や、接客・商談している時にかかってきた電話に出てもらうというものです。

もう1つは、そこから更に一歩踏み込んだビジネス寄りの内容で、広告や求人、商品の問い合わせなどの窓口対応です。事務だけでなく会社の業務に関係する電話一切の対応を任せてしまうものになります。

基本プランとオプションという構成

電話受付の代行業を行う会社の多くは、基本プランオプションというサービス形態を採っています。そして基本プランでは電話対応のみ、という場合がほとんどです。窓口業務まで含めて依頼するなら、幾つかあるオプションの中から自分たちに必要なものを選択することになります。

サービスの対応範囲と、各種プランやオプションの料金を見比べ、利用シーンとニーズに合わせた形で依頼しましょう。電話受付の代行で得られる利点は、効果が期待できるもので3点あります。次はメリットに関して紹介したいと思います。

3つのメリット

電話受付け代行を利用するメリット:その1

まず1つは、顧客への信頼感と安心感の向上です。初めてその会社に電話した時、留守番電話になった、あるいは携帯へと転送された。顧客はその会社に対して、安心して仕事の依頼ができるでしょうか?常に電話に出る人員がいるということは、顧客に安心感を与え、今まで逃していたビジネスチャンスを掴む事につながっていきます。

電話受付け代行を利用するメリット:その2

いつでも電話に出られる人員を自分たちで確保しようとすると、今いるメンバーから戦力が1人抜けることになります。新しく雇う場合も、求人広告費に始まり、交通費、福利厚生などコストが嵩み、更に実際に満足に電話番ができるようになるまで多少なり時間がかかります。

電話受付の代行業を利用すれば、かかるコストに比べて圧倒的に低いコストで電話対応が可能になります。技能面においても、特別な研修や教育を受けてきた人材が業務に就きますから、即戦力として会社の運営をサポートしてくれます。

電話受付け代行を利用するメリット:その3

留守番電話や転送を用いた電話対応を行っていた場合、商談中や作業中に電話が転送にて入ってきたりし、予定外の対応を迫られるということも少なくありません。個人企業や少数精鋭をうたうベンチャー企業では特にこの傾向が顕著です。

心当たりがある人も多いのではないでしょうか。電話受付の代行を利用していれば、忙しい時にも担当オペレーターが顧客に対応してくれます。内容についての伝達も、通常のものなら携帯へのメール、緊急性の高いものは直接携帯電話に、注文ならPCのメールへという具合に、状況とニーズに合わせた方法で伝達してくれます。これによって時間が有効に使えるようになり、業務効率の上昇につながっていきます。

電話受付の代行は、以上の様な効果をもたらしてくれます。電話関係の対応を任せる、それだけで、あなたの会社の多くの部分に強力なサポートが入ります。必要ない、留守電や転送で十分と思っている方も、一度は検討してみて下さい。

 - 電話代行の種種雑多

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