コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

事例から見る電話秘書のサービス内容

 

電話秘書を提供している事例を3つ紹介

電話代行の中でも電話秘書と呼ばれるサービスがあります。担当のオペレーターが依頼企業の社員として電話に対応するという点では電話代行と同じですが、ただの電話番ではなく、秘書とつくだけの理由があるのです。

オフィスで仕事するビジネスマン

事例1:税理士事務所

最初に紹介するのは、代表番号を留守番電話で対応していた税理士事務所の事例になります。これまで留守番電話で対応しており、問題もなかったので特に気にしていなかったそうです。ですが、問合せ件数が増えてくるとメッセージが入らないケースが増えてきました。これではいけないと感じて、電話秘書のサービス導入を検討したそうです。

外出時のみの転送ですが、取引先からの電話には事務所に戻る時間を伝えたり、逆に取引先から預かった伝言をすぐさま電話の内容と共にメールで携帯に送られるので、とても助かっているそうです。人が対応してくれる安心感や信頼感という、数字にはできない部分で雲泥の差がありスケジュール管理まで行う電話秘書は士業に就く人に人気です。

事例2:イベント企画・運営会社

この事例のイベント会社は、社長を含めスタッフ全員が現場や打ち合わせに出ることが多く、事務所に人が居ない時間の方が長かったそうです。電話は社長の携帯に転送。しかし、かかってきた場所や時間によっては出られないこともあり、そこからクレームになったこともあるそうです。それをきっかけに電話秘書のサービスを導入。

クライアントからの電話だけでなく、現場スタッフの欠勤連絡などをすぐに報告されるので、様々な対応が早い段階で打てるようになったと好評です。何より、セールスの電話など無関係な電話の相手をせずに済むというのが、精神的な面で大きく効果があるようです。

事例3:不動産賃貸業・管理会社

不動産関係の仕事は曜日や祝日を問わない部分があります。この事例の管理会社も、土日祝には空室確認や資料請求、見学の希望などが仲介業者から伝えられ、それに対応するため社員が交代で休日出勤していたそうです。電話が重なるなど、それでも対応できないことが増え、人件費も嵩んだため電話秘書のサービスを導入したそうです。

更新された情報を基に空室情報や物件資料に記載されている情報などを把握していて、電話での応対はほぼ全て任せきり。条件交渉の時ぐらいしか電話の出番がなくなったそうです。仲介業者へのFAX・メール送信も任せると業務効率も上がり、経費節減もできて大満足だそうです。

どの事例もただ電話に出て受けこたえするだけでは終わらず、本物の秘書の様に相手と状況に合わせて効率的な行動ができるよう、状況を整えているのが分かります。電話代行ではなく電話秘書と呼ばれる所以がここにあります。

 - 電話代行の種種雑多

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