コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

ビジネス文章術。成功のポイントは?

 

ビジネスで文章を書くときの成功

ビジネスにおける文章とは、小説の様な名文を書くことではありません。目的を明確にし、分かりやすくスマートに書くことが基本です。今回は、ビジネス文章を書くうえで心得ておきたいことをご説明します。

まず、文書の目的を明確にする

意味のないビジネス文書というものは存在しません。それを書くからには、次に挙げるような何かしらの目的があるはずです。

  • 「女性が喜ぶ様なスイーツの企画を通したい」
  • 「新しく決まったルールの周知徹底を図りたい」
  • 「今度のクレームの原因と責任の所在を明らかにしたい」

その他、企画書や報告書、ビジネスメールを作成するなど、その目的はさまざま。まず目的があって、企画が動き出し、業務報告や情報交換も意味をなすものとなると言えるのです。

ビジネス文書は、まず目的を明確にすること。文章を書く前に、まずそれが言えるかどうか、口に出して説明してみましょう。その時点でパッと言葉にできなければ、ビジネス文書を書き出したとしても内容全体があやふやなものになってしまいます。

書き出す前に、構成を

構成の基本は、起承転結です。メールであれ文書であれ、ビジネスの文章においてもこの原則に変わりありません。書き出す前に、まずは書く内容と、効果的に見せる展開の仕方をしっかり固めることからはじめて下さい。

  1. 起…結論を単刀直入に述べます。最初の一文でその趣旨が伝わるのがベストです。
  2. 承…結論の内容を補完する情報や事実の伝達、背景や経緯の説明をします。
  3. 転…承で述べた内容をさらに細かく説明します。
  4. 結…対策や解決方法、具体的なアイディアを提案します。

また、短い文書やメールで伝える時は、「起結」のみで、結論と提案に的を絞ります。できるだけ短く、コンパクトにまとめたい時はこの構成の文章が有効です。

慣れないうちは、頭の中で構成をまとめるのも大変な作業だと思います。また、情報を多く扱うビジネス文書だと、事前の情報整理にも手間がかかるでしょう。そんな時は、書くべきことを箇条書きに列記して整理するのがベスト。1度書き出してみるだけで、何を書けばいいのかが明瞭となり、文書作成の効率化につながります。

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