コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

ビジネスフォン導入後にしておきたいこと

 

電話代行が紹介するビジネスフォン

スムーズな連絡体制の構築や、顧客情報の管理などに力を発揮するビジネスフォン。この便利な電話機能も、適切に使いこなすことで効果が生まれます。そのためには、どんな心がけが必要でしょうか?ここでは、「ビジネスフォン導入後にやっておきたいこと3つ」をご紹介します。

ビジネスフォンを使うビジネスマン

使う機能・使わない機能の把握

ビジネスフォンには、さまざまな機能が搭載されています。高機能で利便性の高い電話製品だけに、導入したことで安心してしまい、使い方を学ぶことなく月日が経過してしまうことも。これでは、いざという時この便利な商品を生かし切れません。ビジネスフォンを宝の持ち腐れにしないためにも、どんな場面でどの様な使い方をすれば効果的か、機能についてしっかり把握することです。

しかし、必ずしもビジネスフォンに詳しい人材になる必要はありません。「使う機能・使わない機能」を明確に理解することがポイントです。業務上必要な機能はとことんマスターし、使う機会の少ない機能は参考程度の理解にとどめて構わないでしょう。大切なことは、業務効率改善において最大限の効果を引き出す方法を熟知することです。

販売会社の営業担当との緊密な連絡

ビジネスフォンの保守点検では、販売会社の営業担当の力を必要とします。そのため、いつでも営業担当と連絡が取れる様、体制を整えておくことが望ましいです。

そのためにも、販売会社と営業担当の連絡先はビジネスフォンの電話帳登録機能を使ってきちんと管理しましょう。登録しておけば、連絡先がディスプレイ表示されてどこからの電話か一目で分かります。呼び出し機能を使えば簡単操作でスピーディな電話も可能です。

新機能・新サービスに関する情報収集

新商品が登場しても、すぐに新しいサービス・新しい機能を持った新機種が出てくることは、ビジネスフォンにおいても変わりません。そのため、導入後も定期的にビジネスフォンに関する情報収集を心がけたいものです。

ひょっとすると、目の前の課題や、移り変わるニーズに対応できるニューバージョンが見つかるかもしれません。ネット上には、ビジネスフォンの販売関連サイトが存在しますので、こまめにチェックすることをおすすめします。

 - 電話代行の種種雑多

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