コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

ちょっとした工夫で、ビジネス文書のスキルは上がる

 

ビジネス文章のスキルは上げることができる

「もっと分かりやすく、スマートなビジネス文書を手がけたい」
まだ仕事に慣れていないうちは、報告書やメールの書き出しにも時間がかかってしまうかもしれません。しかし、ビジネスの文章は、ちょっとした工夫を心がけるだけで格段に進歩します。今回は、より分かりやすいビジネス文書を書くためのコツをご紹介します。

漢字が多すぎるのはNG

文章には、それを書く人のクセが生じます。長い文章を書くのが好きな人、修飾語をやたら使いたがる人、あるいは短いセンテンスで区切るのを好む人。文章のスタイルは、書く人によって千差万別のタイプがあるといえるでしょう。

日頃から、漢字を使うのが好き、という人もいます。漢字に関する知識の量はそれだけで教養のバロメーターにもなりますが、ビジネスの文書だと、漢字の多用はあまり好まれません。なぜなら、漢字が多すぎるとそれだけで堅苦しく難解なイメージがして、見る側の気持ちが萎えてしまう恐れがあるからです。

漢字の量は、文章全体の3分の1程度がベストといわれています。使い方としては、名詞や動詞の言葉を漢字で、副詞や補助動詞などの言葉をひらがなで書くのが基本。少し特殊ですが、これがビジネス流漢字の使い方です。

接続詞の多用はOKだが、最後に削る

文章を上手くつなげていくために必要な接続詞。文章読本など見れば、接続詞の多用はあまり良くありません。確かに、接続詞を使いすぎると文章がダラダラと続いている感じがして、くどい印象も受けます。しかし、報告書や企画書の下書きを書く際は、接続詞を活用して話をつなげていっても良いかもしれません。

なるべく接続詞を使うまいとして文章を書いていくと、「頭の中でなかなか前後の文がつながらない」といったジレンマに陥り、なかなか文章が進まない、ということもあります。そのため、「とにかく書いているうちは気にせず接続詞を使い、最後の校正で余計なものを省く」という書き方を心がけると、書くスピードもアップしますし、途中で論理構成がおかしくなることもありません。

曖昧な接続詞、なくても意味が通じる接続詞などは、書き上げた後、どんどん削って最終的にブラッシュアップすればいいわけです。このやり方で効率をアップし、見栄えのよいビジネス文書を目指して下さい。

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