コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

ぜひ役に立てたいビジネスフォンの機能について

 

ビジネスフォンに備わっている基本的な機能

ビジネスフォンには、家庭電話にはない便利で充実した機能がたくさん備わっています。今回は、ぜひ知っておきたい、そして使いこなしたいビジネスフォンのサービスについてご説明します。どれも代表的な機能ですので、その利点を生かして業務の効率アップを図りましょう。

ビジネスフォン

ナンバーディスプレイ

ナンバーディスプレイとは、着信相手の電話番号をディスプレイ上に自動表示するサービスです。ビジネスフォンでは基本機能として最初から搭載されている機能で、電話を取らなくてもどこから電話がかかってきたか分かる仕組みです。これにより、イタズラ電話や迷惑電話など、特定の番号先にメッセージを送信、または着信拒否設定するといった効果的な対策を立てることもできます。

自動応答機能

自動応答機能とは、外回りや勤務外などでオフィスを不在にしている時、音声ガイダンスで対応する応答システムです。プッシュボタンを押すだけで知りたい情報が入手できます。具体的な作業は音声ガイダンスで優しく案内してくれるので安心。「何回電話をかけてもつながらない」「何時に電話をかけ直したらいいのか分からない」などの不満を解消してくれる便利な機能です。

迷惑電話撃退

企業に対しても、悪質なイタズラや嫌がらせ目的の電話がかかってくることがあります。特定の電話に対してお断りガイダンスを流し、電話を取らなくても済む様にできるのがこの機能。ガイダンスが応答してくれますので、迷惑電話に時間を取られることなく、日常業務に専心できます。また、非通知番号設定にも対応可能。迷惑電話対策はこれ一つあればOKです。

着信お待たせ機能

電話がかかってきても、すぐに出られない時に、お待たせのメッセージを流してくれるサービスです。コールセンターなどに電話をしてつながらない時、「ただいま混雑しております、そのままお待ち頂くか、後ほどお掛け直し下さい」というメッセージを聞いたことがあるかと思います。このガイダンスは、着信お待たせ機能によるものです。

やむを得ない事情を丁寧に伝えることで、お客さまの理解につなげます。毎日たくさんの電話に対応するコールセンターには欠かせない機能です。

充実した機能を取り揃えるビジネスフォンですが、ほとんどの企業が全体の10~40%しか使用していないといわれています。業務効率の向上に役立つかもしれませんので、一つでも多くの機能を知ることが望ましいです。

 - 電話代行の種種雑多

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