コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

来客を案内する時のビジネスマナー

 

ビジネスシーンのビジネスマナーを場面ごとに紹介

来客への対応も、ビジネスマナーを守って取り次ぎや案内をすることが大切です。いい加減な対応して失礼を働けば、会社の信頼も大きく損なわれます。来客を出迎える時は、あなたがその会社の“顔”になると思って、マナーをもって接する様にして下さい。

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案内方法

お客さまを案内する時は、まず自己紹介から。
「私、○○部署の□□と申します。応接室までご案内させて頂きます」と、氏名と案内先を伝えて下さい。廊下を歩く際は、お客さまが真ん中を歩く様に先導し、自分はその右斜め前を歩くことを心がけて下さい。歩いている途中も、こまめに振り返り、お客さまの歩幅を確認しながら適度な間を取る様にしましょう。

階段を上がる時は、お客さまより高い位置を歩かない様にするため、「お客さまが先、自分が後」を意識することが大切ですが、先方は自分の会社ではないため勝手が分かりません。そこで、一言、「お先に失礼します。どうぞお足元にお気をつけてお進み下さい」と断って前に出る様にして下さい。

エレベーター内では

エレベーターで案内する時は、まず自分が中に入り、「開」ボタンを押して待ってお客さまを通します。「開」のボタンを押すと同時に、扉も押さえて待ちましょう。そして出る時は、お客さまが降りた後に自分が降りるようにします。

エレベーターの中で、会話もなく静まりかえっては、お客さまにも気を使わせてしまいます。そんな時は、「会社の場所はすぐお分かりになりましたか」「車は混んでいなかったですか」など、当たり障りのないトークを心がけるといいです。ただし、無用な話を好まない人もいますので、相手の反応を見つつ、適切に判断する様にしましょう。

入退室の仕方

入室する際は、案内人がドアをノックし、誰もいないことを確認して下さい。中を軽く見渡し、室内に私物などが置かれていないかチェックすることも忘れずに。室内に通した後は、座って頂く席を指し示し、「こちらへどうぞ」と案内して下さい。

退室の際は、ドアの前でお客さまに、「失礼いたします」と一礼して退室しましょう。ドアを閉める時も、お客さまに視線を送り、笑顔で一礼すると、より丁寧な印象を与えます。少しでも好感が持たれる様に取り組んで下さい。

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