コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

報告は業務の基本。そのタイミングと方法は?

 

ビジネスシーンで必要になる報告のタイミング

業務の報告は、ビジネスの基本ともいわれます。
会社によっては、決まった時間に、ルールに沿って毎日行っているところもあるでしょう。とくに決められたマニュアルもない場合、報告はどのタイミングで、どういう方法で行うのが理想でしょうか?
今回は、業務をスムーズに運ぶための“報告のタイミングと方法”についてご説明します。

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報告のタイミング

大切な報告も、上司が取り込んでいる最中に、全く別件の報告書を「お願いします」と出せば、「無神経だな」と思われてもおかしくありません。かといって、落ち着くのを待っていたら仕事が遅れる可能性もありますし、あとで報告するつもりが失念してしまうこともあり得ます。

この様な時は、言い方に気を配るのがポイントです。
「お時間よろしいでしょうか」「取り込んでいる最中すいません、○○の件ですが」と、まずはお伺いを立てること。大事な報告でも、今対応できるとは限りません。
「あとにしてくれ」と言われたら、その場合は時間をおいて再度提出する様にしましょう。その際、メモなどを取っておくと報告忘れの防止につながります。

口頭か、メモか

どの様な方法で報告を行うかは、その内容や重要度によって異なるでしょう。
新たな情報もない簡潔な内容であれば、口頭のみで伝えていいかもしれません。しかし、課題や改善点などを見つけて善処を促したいのであれば、きちんと文字にして提出すると、上司としても理解しやすいです。
しかし、企業や部署、チームによっては報告のテンプレやマニュアルがあるかと思います。その場合はそれに従って行う様にして下さい。

状況に応じて臨機応変に

ルーティーンの報告であれば、基本的に仕事が完了した後、上司から状況を聞かれる前に行います。しかし、緊急トラブルが発生した時や、何らかのテコ入れが必要だと思われる場合は、即座に上司に報告・相談するかたちを取りましょう。
また、ややスパンのある仕事を任せられた場合は、頃合いを見て中間報告すると、上司の理解も進み、スムーズな情報共有につながります。

報告をするにも、タイミングが大切。ケースバイケースで、臨機応変に対処することも忘れない様にして下さい。

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