コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

ビジネスに役立つ名刺の使い方

 

名刺をビジネスに活かすコツを紹介

名刺は、渡して終わりではありません。名刺の有効活用のコツを覚えると、その後のクライアントとも良好な関係が維持できます。新社会人の方や、名刺をはじめて使うといったビジネスマンの方は、名刺をビジネスに活かすコツをマスターして下さい。

名刺交換を行うビジネスマンの二人

一口メモを作る

一対一の名刺交換もあれば、複数の人達と一度に交換する場もあるでしょう。複数の人を一度に紹介されたら、顔と名前の一致も大変です。そんな時は、会社に戻って名刺の裏にそれぞれの特徴を書き記しておくと、次に会った時にその情報が生かされます。その際は念のため、鉛筆で書く様にしましょう。

また、それぞれの名刺を一枚の紙に貼り付け、コピーを取って空いたスペースにメモを取るのもおすすめ。自分に合った情報管理の方法を見つけて下さい。

名刺を忘れてしまったら…

うっかり名刺を忘れることだってあると思います。そんな時は、正直に、「申し訳ありません。ただいま名刺を切らしておりまして」と謝って下さい。誠意を持って事情を伝えれば、先方も理解してくれるはずです。そしてきちんと口頭で、氏名と会社名、部署名を伝えることも忘れずに。

迅速に対応するためにも、その後速やかに詫び状と一緒に名刺を郵送する様にして下さい。今度いつ名刺交換の機会があるか分かりませんので、忘れない内に早めに対処することが大切です。

電話やメールで仕事が始まったら…

対面をせず、電話やメールのみの認識で仕事がスタートする場合もあります。そんな時は、資料などと一緒に、名刺も同封して送りましょう。そのほうが相手も親近感が持てますし、信頼度も上がるはずです。

また、FAXで名刺の送付を求められるかもしれません。その時注意してほしいのが、文字のつぶれ。サイズの小さい名刺をそのままFAXすると文字が消えて読めなくなる恐れもあります。文字のつぶれを防止するには、拡大したものを送信する方法がおすすめ。それと同時に、切り取って名刺フォルダに保管できる様、原寸のものも送る様にして下さい。

名刺の送り方や、利用方法について説明しました。名刺の渡し方や使い方に不十分さを覚えている方は、ぜひこの記事を参考に、ご自身のやり方を見直してみて下さい。

 - 電話代行の種種雑多

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