コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

電話代行の魅力は電話対応を代わりにするだけではありません

 

電話代行の魅力はコストや業務効率向上だけではない

電話代行業者と聞いても、「受付をしてくれるのはありがたいけど、機械的な一次受付だけなんじゃないの?」とお考えの方もいらっしゃるかもしれません。実際、一次受付というのは電話代行で最も多い仕事の一つと言えます。しかし電話代行の魅力は、ただ受付業務を肩代わりすることにあるのではありません。

当社が提供する高品質の代行サービスなら、コストカット業務の効率化、さらに貴社の信頼度アップなどもお手伝いできると考えております。
電話代行の真の魅力をご紹介しましょう。

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コスト面や業務効率の面でも効果的

電話受付業務を社内スタッフでまかなおうとすると、人件費の面や電話対応業務に時間を取られることで他の業務に支障が出る面など、いくつか課題が発生しがちです。

特に問題となるのが、しっかりとした電話対応できるシステムの構築です。ある程度の電話代行業者やコールセンター代行業者の場合は、多くの電話が掛かってきて、さまざまな案件に対応するため、電話応対がシステマチックに管理されています。結果として無駄やミスなどが発生しづらくなり、より良い対応ができるようになるのです。しかし、そのようなシステムをわざわざ導入する必要もありませんが、同時にシステムで対応できる方法が使えなくなり、より問題が発生する。という可能性があります。

しかし、代行サービス を利用することで、まず、このような人件費やコストを削減することができます。

さらに、社内スタッフは鳴りやまない電話にわずらわされることなく他の業務に集中でき、結果として企業全体の業務効率向上も期待できるのです。

迅速で的確な電話対応はお客様からの信頼度や満足度を高める

当社では、24時間365日対応の代行サービスをご提供しています。夜間や休日といった緊急時のお問い合わせにもご利用頂けます。

緊急時のトラブル対応などの電話は、なかなかつながらないとお客様はイライラされがちですよね。つながっても、マナーや言葉遣いがなっていなかったり要領を得ない対応だったりすると、さらに怒らせてしまうことにもなりかねません。自社内などでこれらの対応を行おうとすると、どうしてもクレーム対応となり、慣れていない人間がやることでさらにお客様を怒らせてしまい、企業イメージ自体が大きく崩れてしまう可能性もあるのです。

逆に夜間や休日問わず、いつでも一定のクオリティで的確な電話対応をしてもらえば、お問い合わせされたお客様はどう思うでしょうか。きっと

  • 「この会社はサービスが行き届いているな」
  • 「安心して利用できる」
  • 「これからもここのサービスを使おう」

と思ってくれる可能性は高まるのではないでしょうか。この様に、いつでも迅速で的確な電話対応サービスを用意することは、お客様からの信頼度や満足度を高めるために、非常に重要なのです。

電話代行が「ただ電話と取り次ぐ」といったものではないことをご理解頂けたのではないでしょうか。電話代行を通して、貴社の発展のお手伝いをさせて頂ければ幸いです。

 - 電話代行の種種雑多

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