電話代行で経費削減するという事について紹介します

更新日：2022.04.28電話代行

本業が忙しく、電話対応まで手が回らないという企業も少なくありません。電話対応がしっかりできなければ、売り上げダウンや信頼を失う可能性もあるため、電話対応専門の人材を雇用しようと考える企業もあるのではないでしょうか。しかし、新たに電話対応専門の人材を雇うよりも、電話代行を利用したほうが経費削減につながることも。この記事では、電話代行の利用が経費削減につながる理由について詳しく解説するのでぜひ役立ててください。

1 電話代行の利用が経費削減につながる理由とは
2 電話代行を利用するその他のメリットとは
- 2.1 売上アップにつながりやすい
- 2.2 お客様からの信頼が得られやすい
3 電話代行の費用をできるだけ削減するコツ
- 3.1 電話代行サービス（株）なら経費削減が実現しやすい
4 無駄なく必要なサービスを受けられる電話代行サービス（株）にお任せください

電話代行の利用が経費削減につながる理由とは

さまざまなサービスのなかには自社でおこなうよりも割高になるものもありますが、電話代行の場合はそうとも限りません。外注するにもかかわらず経費削減につながるのは少し信じがたい人もいるでしょう。
ここからは、電話代行の利用が経費削減につながる理由を解説します。

人件費が抑えられる

電話代行のオペレーターは、電話代行業者のスタッフであるため依頼主がその賃金を支払う必要がありません。
これはほとんどの電話代行は「毎月〇本まで〇〇円」というシステムになっており、料金は電話の対応本数によって決まるからです。費用は契約している時間帯に対応した電話の本数に応じて発生するため、結果的に人件費が抑えられます。

自社で電話対応専門のスタッフを雇えば、1人分の賃金が発生します。毎日一定件数の電話がかかってくる企業であれば1人分の賃金が発生するのは当然と考えるかもしれません。
しかし、1日にかかってくる電話が数本だったり、なかには1本も電話がかかってこない日があったりする企業だと、電話対応のためだけに人材を用意すると賃金の負担が大きくなります。こうした場合は、電話代行業者の利用によって経費削減が実現します。

採用コスト・教育コストが不要

電話代行の場合は、すでに研修を受けたプロのオペレーターが在籍しているため、求人費や教育コストが発生しません。契約をスタートした日から、その企業の一員として質の高い電話対応を行います。
新たなスタッフを雇う際は、求人広告を出して探すのが一般的です。広告を出してスムーズに見つかれば負担は最小限で済みますが、企業が求めている人材がすぐに見つかるとは限りません。そのため、求人広告費がどのくらい必要になるのかは未知数です。

採用が決まったとしても、すぐに満足できる電話対応ができるわけではなく、自社の電話対応について教育する期間が必要になります。もちろん、研修中であっても賃金は発生し、1人前になるまでにも一定のコストがかかるため電話代行を利用した方が採用コスト・教育コストを抑えられます。

社会保険料等がかからない

電話代行のオペレーターは、自社のスタッフとして電話対応をするものの、あくまでも電話代行業者のスタッフです。自社が雇っているスタッフではないため、社会保険料等はかかりません。
企業がスタッフを雇うと、毎月の賃金の他に社会保険料等も半分負担しなければなりません。健康保険料、厚生年金保険料、雇用保険料はスタッフの年齢にかかわらず支払いが必要ですし、スタッフが40歳以上であれば介護保険料も支払うことになります。

また、雇用保険は社員だけでなく、条件によってはパートやアルバイトでも必要になります。さらに子ども・子育て拠出金は、スタッフの結婚や子供の有無にかかわらず、全額企業が負担する項目です。こうした社会保険料等の支払いを考えても、電話代行の利用は大きなメリットといえるでしょう。

会社全体の残業削減になる可能性もある

電話対応を依頼すれば自社スタッフは電話対応の必要がなくなり、本業に集中できます。そのため時間的にも精神的にも余計な負担がなくなります。結果、業務効率がアップして、会社全体の残業削減につながる可能性があるのです。残業が削減されれば、当然残業代として捻出する費用の削減にもつながるでしょう。

自社のスタッフが電話対応を行う場合、電話がかかってくるたびに作業を中断しなければならないため、業務の効率が悪くなります。場合によっては、なかなか本業に集中できず、ストレスがかかってしまうこともあるでしょう。
来客中や繁忙期であれば、なおさら負担になってしまいます。電話対応が原因で本業がうまく進まないときは、電話代行の利用を検討するといいでしょう。

電話代行を利用するその他のメリットとは

電話代行を利用するメリットは、経費が削減できるだけではありません。その他のメリットを確認してみましょう。

売上アップにつながりやすい

電話代行の利用が売上アップにつながる理由は、以下のとおりです。

本業に集中できる
ビジネスチャンスを逃さずにすむ

本業に集中できることで業務効率がアップすれば、時間的にも精神的にもゆとりができて仕事の質も上がります。これまで急いでこなしていた業務も、時間的なゆとりができることでミスなどが発生しにくくなるはずです。
また、企業にかかってくる電話のなかには、新規契約の相談も少なくありません。例えば忙しくて出られなかった電話が新規契約の相談だった場合、相手は他の企業へ電話をかけてしまうかもしれません。

そうなると、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性もあるでしょう。電話代行を利用すればいつでもすぐに対応できるため、大切なビジネスチャンスを逃しません。

お客様からの信頼が得られやすい

電話代行のオペレーターは、基本的に言葉遣いやビジネスマナーの研修を受けており、いつでも丁寧な電話対応が可能です。
例えば、電話代行サービス（株）では、質の良い電話対応をするために、オペレーターに対して独自の教育カリキュラムや研修を行っています。基本的な電話対応をはじめクレーム電話への正しい対応も研修しており、あらゆる電話対応が可能です。お客様から信頼を得られるような、臨機応変の対応をしています。

電話対応は、その企業の印象を決める「企業の顔」といえるほど重要なポイントです。対応一つでその企業のイメージは上がったり下がったりすることもあります。1人でも言葉遣いやマナーが悪いスタッフがいれば、企業全体のイメージがダウンする恐れがあるため注意が必要です。

電話代行の費用をできるだけ削減するコツ

経費削減が可能な電話代行を利用するなら、費用もできるだけ抑えたいと考えるでしょう。そこで、まず意識したいのが料金プランです。

電話代行は、月間のコール数によって料金が変わります。自社に適した料金プランを選ぶためにも、月間の平均コール数を把握しておきましょう。なお土日祝日や夜間の対応は、基本料金に含まれる場合と、オプション料金になる場合があるため確認が必要です。

また、自社で対応できる場合は自社で対応し、必要最低限の対応のみ依頼する形にすれば、費用を抑えられます。ただし、あまりにも料金が安すぎるサービスは、電話対応の質も良くない可能性があるため、注意しなければなりません。

電話代行サービス（株）なら経費削減が実現しやすい

電話代行サービス（株）はオーダーメイド型のサービスとなっており、企業ごとに適したサービス内容を選べます。必要なサービス内容や時間帯をオーダーメイドできることで、無駄なサービス料も発生しません。そのため、電話代行サービス（株）なら、経費削減も実現しやすくなります。

いろいろな電話代行業者の見積りを確認すると、予定していなかったオプションが発生してしまっていた、ということもめずらしくありません。しかしそれでは、経費削減のためにサービスを利用するはずが、逆効果になってしまいます。電話代行サービス（株）では、必要のないオプションが自動的に付加されることがないため安心して利用できます。