コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

もしもし検定過去問:第三十問「長期の有給休暇を取る時の注意事項」

 

「もしもし検定の過去問を電話代行サービス(株)のオペレーターが解説」のコラム第三十回目となります。
以前取り上げていました検定試験の到達目標に関して、まだまだ問題区分があるのに、途中で止まっている状態でしたので、今日は次の区分「コミュニケーションツール・電話メディア」の到達目標を紹介したいと思います。

一般に常識化(固定概念)している「コミュニケーション手段」の評価が各人によって異なることを理解し、その中での電話の役割を再認識する。

以上となります。

到達目標として少ないですが、もともと問題区分としても「コミュニケーションツール・電話メディア」はそれほど問題が出題される傾向が低い区分なので、到達目標としても高い設定はされていないようです。とは言え、電話代行やコールセンターなどは、電話というツールを使って行うものです。そのため、必要不可欠な知識もありますので、しっかりと勉強するようにしましょう。

では、今回の第三十問の問題はこちら

▼もしもし検定の過去問題30

設問

夏季休暇等長期の有給休暇を取るときの注意事項です。不適切なものを、次の中から1つ選びなさい。

  1. 交代で休みを取る部署の場合は、自分の都合を優先して申請する。
  2. 自分が休むときは、机の上を整理し引き出しの鍵は閉めておくが、鍵は部署の責任者に、預けておく。
  3. 関係するお客様や部署には、早めに休みの連絡をしておく。
  4. 郵便物や書類を入れるトレーなどを準備しておく。

公益財団法人電信電話ユーザー協会(編)(2013年)
『電話応対技能検定(もしもし検定)3・4級公式問題集』(日本経済新聞出版社)

問題へのアプローチを秘書が解説

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学生は夏休みが始まり、8月も間近。夏季休暇を考えておられる方もいるはずです。ということで、ちょうど頃合いの問題がありましたのでそれを紹介させて頂きます。問題の区分としては前回と同じマナーですが、こちらのマナーは同僚へと向けられるマナーです。
長期休暇となると、何かしらの対応で自分の代わりをしてもらうことも有ります。しっかりとしたマナーを持って対応することで、相手に誠意が伝わりより良い関係が築けるかもしれません。今回は不適切なものを選択するので、マナーがなっていない解答を選択してください。

もしもし検定の回答

正解:1

電話代行のオペレーターによる徹底解説

選択肢1の「交代で休みを取る部署の場合は、自分の都合を優先して申請する。」が不適切です。休暇はワークライフバランスを考えるうえで重要なので、自身の都合を優先するのもわからなくはありません。ですが、自身の仕事をバックアップしてくれる人間や、同じ仕事をする同僚などからすると、あまり良いようには見えません。特に交代で休みを取るような部署の場合には、当然の配慮が必要と言えます。しっかりと周りの意見を聴いて、その上でこちらの希望も伝えるようにしましょう。

その他の選択肢ですが、それぞれ重要なことが書かれていますので、個別に見て行きたいと思います。
まずは選択肢2の「自分が休むときは、机の上を整理し引き出しの鍵は閉めておくが、鍵は部署の責任者に、預けておく。」です。机の整理は重要です。休みの間に重要な書類が増えたかどうか、すぐに目を通せる上に、他の担当者が書類を探す時に役立ちます。鍵を預けるのも、必要なな書類があなたの机にしかないとなった時に開けられないと、そこで仕事が停滞してしまいます。

選択肢3「関係するお客様や部署には、早めに休みの連絡をしておく。」は、事前に連絡しておけば相手側も仕事を前倒しで依頼することが選択できます。それに期日を知っていれば、休暇中に電話で問い合わせるという問題も発生しません。

選択肢4「郵便物や書類を入れるトレーなどを準備しておく。」は選択肢2でも書いたように、書類が増えたのか確認しやすくするために良い対処と言えます。他の社員が自分あてに届いた郵便物の置き場に困ることもなくなり、紛失なども防げます。書類を入れておけるトレーなどが置けるように、日頃からしっかりと机の整理を行いように気を付けましょう。

 - もしもし検定の過去問をプロが解説

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