コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

お役立ち実践!電話応対マナー|♯1【電話対応でもっとも重要で初歩に覚える事】

 

電話代行オペレーターが実践で学んだ応対マナーを紹介

電話対応を毎日多く行っている電話代行サービス(株)の私達。積み重なっているアイコンのように日々何件にも及ぶ電話を受けさせていただいております。電話代行という業種において気をつけなければならないことというのは、もちろん電話応対のマナーです。なぜかという理由はとても簡単です。

それは、電話代行サービスというのは、あるクライアント様に代わって架かって来た電話に対して応対するからです。つまり、電話を架けて来たお客様はそのクライアント様の社員のひとりという感覚で対応を依頼してくるわけです。失礼な対応があっては、クライアント様の評判が低下することになってしまうのです。だからこそ、電話応対のマナーは実際の秘書のようにしっかりと対応ができなければならないのです。

そこで、電話代行のオペレーターとしていくつものクライアント様を対応をしてきた私、Sがこのコラムを読むだけですぐに役立つ実践的電話応対マナーを紹介したいと思います。

初回の今回は、もっとも初歩的なことを紹介したいと思います。まず、これができなければ何事もならないというそんな初歩の初歩です。

電話代行応対【元気な声でハキハキと対話ましょう】

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元気がなく、声が暗いようにボソボソと会話する人よりも、明るく、ハキハキと声を張って話をする人の方が気持ちよく対応してもらえそうではないでしょうか。そのため、ビジネス電話を受ける際には受話器をとる前にしっかりとこの点を心がけるようにしましょう。

では、どうやってそれを心がければ良いのかというと、常日頃から常時笑顔を作るように意識をすることです。と言っても、なかなか笑顔を作り続けるというのは難しいかもしれません。そこでオススメなのが、手元へと手鏡をおいておくことです。暇な時や手が空いた時、フッと思い出したかのように手鏡で顔を覗いて、笑顔を作る練習をします。間違ってもナルシストのように鏡を見ながら前髪をいじる為ではありません。笑顔を作れているか、自分の笑顔を忘れていないか、このようなことを意識しながら、次に架かってくる電話を待ち受けます。

と言うのも電話代行サービス(株)で電話代行の依頼を受ける場合、多くのクライアント様から、上記のようにハキハキと、明るい感じで対応をお願いしますと依頼されることが多いからです。それだけ、第一印象が良くなると考える企業様が多いというわけですね。

次回は、「電話応対を行う前の準備」です。お楽しみに。

 - お役立ち実践電話応対マナー

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