電話代行サービス(株)のスタッフブログ

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スタッフブログ:電話代行サービス(株)スタッフによるブログです。電話代行業務の日常をつづります。

業種別電話代行ガイド 広告代理店で電話代行サービスを利用するメリット

 

信頼関係が大事

広告代理店では、それぞれのクライアントとの電話対応がとても重要となります。特に小中規模の広告代理店は、クライアントとの信頼関係や担当者との良好なコミュニケーションが強みと言えるのではないでしょうか。

「商談中で取引先からの電話に出られなかった」「電話に出たものが即応できなかった」などが頻繁に起きると、担当者の信頼を失うだけでなく、今後のリピーターや新規クライアントの獲得を逃してしまうかもしれません。

クライアントとの良好な関係を築いて成果を獲得するためには、電話対応に注意を払うことはもちろん、迅速でクオリティの高い対応が求められます。

電話代行サービスは、クライアントとスムーズな連絡を取り、業務を効率化するために役立ちます。「電話を取りこぼすことが多い」「担当業務に集中したい」などに当てはまる方は、電話代行サービスがおすすめです。

クオリティが重視される広告代理店の電話対応

広告代理店の電話対応は、その他の販売店やネットショップなどと異なる側面を持っています。それは、一般のお客さまからの問い合わせではなく、「B to B」が中心になるということです。

広告代理店は様々なクライアントと取引をしており、それぞれと綿密なやり取りが求められます。商談や企画提案をはじめ、施策内容や制作物に関する質問や意見など、クライアントからの電話問い合わせが多くなるでしょう。

しかし、電話があっても商談や会議などでなかなか対応できないということもありますし、電話に出たとしても、内容を把握できておらず、適切に対応できなければ意味がありません。

クライアントへ不信感を与えないためにも、むやみな返答ではなく丁寧かつクオリティの高い対応が必要です。そのためには、入電に必ず対応できる受付体制を整えるとともに、クライアントと担当者との連絡をフォローすることが重要ではないでしょうか。

電話代行サービスは、電話がかかってくる担当者に代わって受電し、先方とのやり取りを正確にフィードバックします。先方と担当者との間にワンクッションを入れることで、業務連絡や予定調整などがスムーズになるのではないでしょうか。

広告代理店が電話代行サービスを利用するメリットとは?

クライアントからの電話に迅速に対応できてない広告代理店は、電話代行サービスを活用してみてはいかがでしょうか。

それぞれのクライアントから様々な内容の電話がかかってくる広告代理店では、それぞれの担当者と内容の濃いやり取りが求められます。電話を取りこぼしてしまったり、むやみな返答をした場合、会社の信頼が失われたり、先方に迷惑をかけるなどのトラブルが起こりやすくなります。

先方と良好な関係を築き、成果獲得や売上アップに繋げるためにも、安心して電話対応を任せられる電話代行サービスがおすすめです。

それぞれの仕事に集中して取り組める

クライアントへの対応に集中できる

広告代理店では、営業担当や事務、クリエイティブ担当など様々な分野の業務が存在します。そのため、「電話対応に時間を取られて自分の仕事が追い付かない」となると、仕事のクオリティを下げてしまうかもしれません。

それぞれの業務で最大限の成果を出すためには、コア業務に集中して向き合うことが重要です

電話代行サービスを活用すれば、業務時間が電話対応に奪われることがなく、途中で手と止める必要もなくなります。自分のするべき業務をきちんと線引きできるため、業務効率アップやパフォーマンスの向上が期待できるでしょう。

クライアントへの細かなケアが可能

自分の仕事に集中

小中規模の広告代理店の強みは、いかにクライアントに対して細かなサポートができるかという点ではないでしょうか。要望を細かくキャッチするとともに、先方が求めることに対して即応できる体制を整えることが大切です。

電話代行サービスが便利なのは、会社の電話だけでなく個人の携帯電話にも対応できることです。そのため、コールセンターのようなまとまった対応ではなく、秘書代行として的確な対応が可能となります。

また、「17時までは外出対応」「20時以降は退社対応」などのように、営業時間やスケジュールの都合に合わせて応答をオーダーメイドで指定できるため、マニュアル化された決まりきった応対をせずに済むといったメリットがあります。

担当者の予定や業務に合わせた返答を先方に明確に伝えられることにより、担当者への信頼を高めるとともに、先方との連絡がスムーズになるでしょう。

おわりに
「営業が多く電話に出にくい」「電話対応に追われて業務ができない」などの問題は、業務効率を低下させる原因にもなり、結果的に仕事のパフォーマンスを下げてしまうかもしれません。

業務効率を下げないためには電話対応ができる事務員を雇用することも方法のひとつですが、人件費を考えるとなかなか採用活動にまで踏み切れないという会社も多いのではないでしょうか。

電話代行サービスを活用すれば、「電話対応の必要がなくなる→担当業務に集中できる→業務効率が高まる」といった良い経営サイクルが生まれます。

電話対応で手がいっぱいな会社や、営業担当などに電話対応の負担がかかり過ぎている会社は、電話代行サービスを利用して業務を分割化してみてはいかがでしょうか。

 - 営業担当者

電話代行サービス株式会社

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