電話代行サービス(株)のスタッフブログ

スタッフブログ

スタッフブログ:電話代行サービス(株)スタッフによるブログです。電話代行業務の日常をつづります。

電話の受付代行なら電話代行サービスへ

 

事務所の電話、通販の電話、お悩みではありませんか?電話の受付代行なら、弊社「電話代行サービス」へお任せ下さい。

電話代行の打ち合わせ

電話代行とはどんなサービス?

弊社「電話代行サービス(株)」は、事務所などにかかってきた電話の受付を代行する、電話代行を行っております。仕事が忙しい、電話に出られないという場合に多くご利用をいただくサービスで、業務効率の改善や、丁寧で確実な電話応対をしたい場合に適しています。

代行をすると言っても、電話受付を行うオペレーターが利用者の事務所などに出向くのではありません。電話を弊社まで転送していただくだけなので、誰もいない外出時や、営業時間外であってもおまかせすることができます。鍵をあずけたり、事務所を開けておく必要もないため、セキュリティ面での心配をする必要はありません。

月額8000円から利用が可能

電話代行の利用には、もちろん料金がかかります。しかし、一般的な事業所でのご利用であれば、それほど大きな費用を必要としません。弊社の料金体制としては、月間30コールの場合、1ヵ月あたり8000円で利用が可能です。平均して1日1件ほどしかかかってこなければ、これほど安価に利用することができます。また、1ヵ月に100コール、つまり1日に3件ほどかかってくる場合でも15000円です。電話受付のための事務員さんを1人雇うよりも、コスト面で圧倒的に有利です。

どんな時に電話受付を代行してもらう?

弊社の電話代行は、主に個人事業主様や、小規模な企業様、あまり電話がかかってこない事業所向けのサービスです。毎日ひっきりなしに電話がかかってくる場所では、外部に委託するよりも事務員さんを雇い専門的に応対するほうが効率的かもしれません。しかし、1日に数件程度しか応対しないのであれば、事務員さんがいても時間をもて余してしまうこともあります。特に小規模で展開する事業者様にとっては、人件費が重くのしかかることもあり、おいそれと雇用人数を増やすわけにはいきません。

電話応対は必要ではあるが、人を雇うほどではない。そう感じた時が、電話代行を利用する絶好のタイミングなのです。

弊社に電話応対を委託するメリット

丁寧な電話応対ができる

電話というのは企業様にとっての顔であり、丁寧な応対をしなければイメージが低下してしまいます。細かな言葉遣いはもちろん、相手の話をしっかり聞き、理解しているのか、電話を長時間保留していないかなど、全体を通して失礼のない応対ができているのかは気になるところです。

しかし、弊社におまかせいただければ、そのような問題は解決します。電話応対を行うオペレーターは、電話応対に関する様々な教育を受けています。敬語や電話に出た時の第一声などの基本的なことから、電話応対を行うための姿勢や考え方、モニタリングによって適切な応対ができているかのチェックなど、応対品質の維持・向上に努めています。

高い応答率を実現

応答率とは、かかってくる電話に対して、どの程度出ることができたかという指標です。自社で電話応対を行っている場合、そもそも事務員が電話に出られているのか?という不安もよぎります。お手洗いに立った瞬間にかかってきていないか、昼休みの時間はどうするのか、急病などで欠勤した場合はどうするのかなど、様々な不安が頭をよぎることでしょう。

しかし、弊社ではチームを組んで応対しているので、そのような心配の必要はありません。休憩を順番にまわしたり、誰か1人が急な休みをとらなければならなくなったとしても、必ず応対できる体制が出来上がっています

日頃から無理のないシフトを編成し、各企業様からかかってくる電話に対しての人数を適切に調整することで、電話の取り漏れを防ぐだけでなく、コスト削減にも寄与することができます。

電話代行業界で一般的な応答率は80~90%程度と言われていますが、弊社の場合は98%以上の応答率を実現しており、業界でもトップクラスです。

オーダーメイド型の電話応対

電話応対の内容を様々な形でオーダーメイドできるサービスを提供しています。名乗り方はどうするのか、どのようなヒヤリングをするのか、折り返し電話の時間をいつ頃だと伝えるのか、営業電話は断るのかといった内容に対し、柔軟な設定が可能です。

安価な電話代行も存在しますが、何かと不便を感じることがあるかもしれません。ほとんど決まった応対しかできないことや、伝言をあずかるだけで良いところを、折り返し電話をするように案内してしまい、二度手間になることもあるでしょう。

電話代行を利用する企業様は、1社ごとにそれぞれ違う応対を求められます。他社では良いとされていることが、貴社では許されないかもしれません。オーダーメイド方の電話代行は、電話をかけてこられる方に対し、失礼のないように努める上で必要なシステムだと言えます。

メール報告で安心

電話応対を行った内容については、Eメールにて報告させていただきます。電話をかけてこられた方の氏名、連絡先、用件など、お申しつけいただいた情報を確実にヒアリング、受電後すぐに送信いたします。

Eメールによる報告のため、外出先はもちろん、電車の中や商談中であっても、任意のタイミングで報告を確認することができるので、非常に便利です。また、どのようなEメールアドレスにも送ることができるので、パソコン、携帯電話、スマートフォンなど、報告を受けたい端末や時間を選ぶことはありません。複数の宛先を設定することもできるので、複数端末、あるいは複数人で共有することも可能です。

様々なメリットを生み出す弊社の電話受付代行を、ぜひご利用下さい。

 - 営業担当者

電話代行サービス株式会社

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