時間外ガインダンス。2パターンの紹介と利用方法

更新日：2022.04.22スタッフブログ

1 時間外ガイダンスに用いる様々な文例
2 どうして時間外ガイダンスを設置する方が良い？

時間外ガイダンスに用いる様々な文例

先日「時間外ガイダンス」について紹介をしましたが、本日は時間外ガイダンスに用いる具体的な内容についてご紹介します。

先日に紹介した記事でも、最後に簡単にご紹介しましたが、弊社が提供する時間外ガイダンスには「定形」と「オリジナル」の2つのパターンに分かれています。

これが「ガイダンスの種類」と呼ばれます。「定形」と呼ばれるガイダンスは

「只今のお時間は営業時間外となっております。営業時間内におかけ直し下さいますよう、お願い致します。お電話ありがとうございました」

というような説明のガイダンスです。

「定形」と紹介できるように、詳しい企業名や営業時間が何時から何時までなのかなど、詳しいサービスに関しての言及がされておりません。そのため、多用な業者で利用することができる反面、自分の会社の色を出したり、紹介したりはできません。必要最低限、お客様に電話をいただいても対応できないことを伝えるためだけと言えるのかもしれません。

もう一つの「オリジナル」と呼ばれるガイダンスはというと

「お電話ありがとうございます。株式会社○○でございます。せっかくお電話頂きましたが、只今のお時間は営業時間外（受付時間外）となっております。なお、営業時間（受付時間）は、平日午前9時から午後6時までとなっております。恐れ入りますが、営業時間内（受付時間内）に改めてお掛け直し下さいますよう、お願い致します。お電話ありがとうございました」

というようなガイダンスがございます。当然ですがオリジナルのため、企業名や営業時間などは独自に設定することができます。あまり長々と話すとお客様に逆に愛想を尽かされる可能性もあるので、この程度の長さになるかと思います。もちろんですが、言い回しや案内方法を変更することもできます。

どうして時間外ガイダンスを設置する方が良い？

これまで時間外ガイダンスについて紹介をしてきました。しかし、時間外ガイダンスを設置する意味がよくわからないという人もいるのではないでしょうか。

確かに、時間外ガイダンスを設置することで、営業時間外だから電話応対できないというメッセージはお客様へ届けられます。しかし、遅い時間に電話して誰も出ない状況から、営業時間外であるとお客様も理解できるはずです。しかし、中には「忙しいから出られないのでは」と勘違いし、数分後に改めて電話するお客様も出てくるかもしれません。

そう考えた時、時間外ガイダンスで1回目に電話した時、「営業時間外である」ということを伝えらると、お客様は余計な時間を使わなくて良くなります。こうしたメリットが生まれることも理解できるはずです。

今回紹介した「時間外ガイダンス」というサービスですが、弊社が提供している「秘書代行」「コールセンター代行」など、さまざまなサービスで利用することができます。顧客様が求めるサービスでお客様を第一に考え、お客様により良いイメージを持って頂きたいと考える場合には、サービスのお申し込みと同時に、時間外ガイダンスのご利用もおすすめです。