電話代行サービス(株)のスタッフブログ

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電話代行とバーチャルオフィスの上手な活用法

 

電話代行と併用されることも多いバーチャルオフィス。バーチャルオフィスとは、一般的には住所を貸し出すサービスで、新たな拠点を開設する企業や個人経営者などに利用されています。今回は、バーチャルオフィスと他のサービスの上手な活用法をご紹介します。

バーチャルなオフィス

バーチャルオフィスは何ができるサービス?

バーチャルオフィスは、住所を貸し出すサービスであり、独立開業を行う方や、新たな拠点を開設したい企業様などが利用するサービスです。借りることができる住所は東京都内や大阪府内などが多くなりますが、業者が提供している範囲で自由に選ぶことができます。

レンタルオフィスや実際に事務所を開設する場合とは違い、事務作業などに利用できるスペースはありませんが、その分利用料金が大きく抑えられます。自宅で開業している方の場合、自宅を作業スペースとし、バーチャルオフィスでレンタルした住所を連絡先として公開すれば、コストを抑えつつ、プライバシーを守ることができます。

バーチャルオフィスでは、公開できる住所を借りるだけでなく、借りた住所に届いた郵便物や荷物を保管するサービスもあります。自宅住所を公開したくないのに、郵便物や荷物は自宅住所へ送るとなると、プライバシーを守れなくなってしまいます。

現在は、メールやチャットアプリなどでのやりとりが主流となっていますが、ビジネスではまだ郵便が多く使われている上、ネットショップの商品を送ったり、返品を受け付ける場合もあります。バーチャルオフィスを提供している業者の多くは、送られてきた郵便物を受け取り、保管あるいは指定の住所まで転送するサービスを行っていますので、積極的に利用しましょう。

電話番号貸出サービスとバーチャルオフィスの併用

住所だけを公開していても、顧客の安心感を得るための決め手には欠けてしまいますので、電話番号も借りる必要があります。ただし、借りた住所と同じ地域の電話番号を借りなければなりません

一例を挙げるなら、東京都内では23区内ですと03から始まる番号ですが、多摩地区などに入ると04から始まる番号になります。大阪府内の場合、大阪市は06番号ですが、堺市など南側に入ると07から始まる番号に変わります。大阪市内にあるビジネス街の住所を借りたとしても、電話番号が07から始まっていると、知っている人には不信感を与えてしまいます。

自宅の住所同様に、プライベートで使用している電話番号も公開したくはありません。仕事の電話はともかく、いたずら電話や、度重なる営業電話に悩まされるかもしれませんので、電話番号貸出サービスは必須のサービスと言えます。

電話代行と併用できる

電話代行とは、事務所などにかかってきた電話を代理で対応するサービスであり、外出や打ち合わせをすることが多くて電話に出られない、電話対応をせず集中して仕事に取り組みたい、という方が多く利用しているサービスです。

基本的には、電話をかけてこられた方の氏名や連絡先電話番号、用件などをおうかがいし、担当者不在の折り返し電話を案内、その内容をメールや電話などで報告するという流れが一般的です。中には空きスケジュールを確認しながら各種予約を入れたり、通販の受付を代行するようなサービスもあります。

料金体系は「1ヶ月間に○○コール以内で○○円」とする業者が多くあります。応対内容、時間帯、コール数などによって、料金に違いが見られます。

事務所などの電話だけでなく、借りた電話番号も電話代行業者におまかせすることができるので、事務員などを雇う余裕がない場合は、利用を検討してみましょう。

弊社のサービスについてご紹介

弊社は主に電話代行を行っておりますが、「全国電話番号 貸出サービス」と、それに付随する「バーチャルオフィス」のサービスも行っております。お貸し出しをした電話番号や住所は、名刺やホームページなどに記載可能ですので、ビジネスチャンスが広がります。

電話代行については、24時間365日対応する「夜間休日 電話代行」や、専門的な対応を必要とする「士業専門 電話代行」「ネットショップ専門 電話代行」といったプランもありますので、様々な問い合わせに対応できます。営業電話や間違い電話などがかかってきても、コール数として計上しないため、余計な費用もかかりません。

オペレーション品質にもこだわり、オペレーターの積極的・継続的な教育を行うとともに、マニュアルやトークスクリプト等の見直しを行い、丁寧で的確な電話対応を行えるよう日々改善をしています。それに加え、無理や無駄のない人員配置により、適正な利用料金のご提示と98%以上という高い応答率を維持しています。大手のコールセンター代行企業が行うサービスでも80%前後ほどの応答率が普通とされていますが、このような数字に甘んじることなく、弊社独自の目標を掲げています。

弊社がオペレーション品質を重視する理由としては、電話をかけてこられた方に不適切な対応を行ったり、そもそも電話がつながらなければ、ビジネスチャンスを失う可能性があるからです。安心して弊社の電話代行を利用していただけるよう努めております。

バーチャルオフィスをご利用の場合、東京と大阪の住所がお貸し出し可能です。ご利用の際は事前の審査がありますので、ご利用開始までに少しお時間をいただいております。必要書類や、利用開始までの目安などは、お問い合わせフォームからお気軽にお問い合わせ下さい。

バーチャルオフィスと郵便受付サービスは『全国電話番号 貸出サービス』と併用する必要がありますが、電話代行や『全国電話番号 貸出サービス』は、それぞれ単独での利用も可能です。弊社サービスのご利用をお待ちしております。

 - 営業担当者

電話代行サービス株式会社

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