電話代行サービス(株)のスタッフブログ

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スタッフブログ:電話代行サービス(株)スタッフによるブログです。電話代行業務の日常をつづります。

電話代行を導入するまでの流れとは

 

電話代行の流れを知る人

「電話代行の利用を考えているけれど、実際に依頼をするにはどのような手順が必要なのか分からない」と、利用についてお悩みの方はいらっしゃいませんか?できれば、サービス内容や費用にきちんと納得してから、利用を決めたいと考えている方がほとんどでしょう。そこで今回は、電話代行を実際に申し込んでから導入するまでの一連の流れについて、ご紹介します。

電話代行って?

「電話代行」とは、オフィス内では通常事務員の方が行っている電話応対を、外注で専門スタッフに依頼できるサービスです。会社宛ての電話を取り切れず、話し中が多いとクレームを受けてしまったりした経験はありませんか?また、事務員を雇えない個人事業主なら業務電話の応対に追われ、本業の作業になかなか手が付かないという方もいるかもしれません。
そのようなことでお困りなら、電話代行の利用を検討してみる方法がおすすめ。意外に多くの時間や手間のロスになっている電話応対の業務を一任することで、本業に集中できる環境を実現できますし、コストも抑えられます。

電話代行利用の流れ

電話代行のオペレーター

ここでは、電話代行を申し込んでから利用開始に至るまでの、おおまかな流れについてご紹介します。

1.電話での申し込み

サービス会社の電話相談窓口に、まず電話をして相談します。その際には、ご希望やご要望をくわしくお伝えください。それらに適したサービス内容のプランや費用のご提案、利用に関する手続きやその手順などをお知らせします。利用者に合わせてプランを作成できるオーダーメイド制ですから、些細なことでもご相談いただければそれに合わせたプランを立てられます。

2.サービス開始日の確認と、正式申し込み・契約締結

サービス開始日をご相談の上取り決め、正式に申込書に記入の上利用契約をします。開始までに準備期間が必要な場合はご相談に乗りますので、ご希望をくわしくお伝えください。その上で『代行業務契約書』に必要事項を記入いただき、正式契約となります。

3.再度打ち合わせ&サービス料金の事前支払い

正式契約後にも、今後のサービス内容についてくわしく打ち合わせを行います。専門の担当者がさまざまなケースにおける対応方法などを確認の上提案しますので、ヒアリング形式でじっくりご相談いただけます。また、内容によっては資料などをご提供いただく場合もございます。
その上で、サービスの初回料金を開始の前日までにお振り込みください

4.専用電話番号の開通や各種テスト

申し込みと初回料金の支払いが完了したら、電話代行の専用電話番号を開設します。実際に転送テストやメール送信などの動作確認が正常にでき次第、転送電話番号を設定します。また、業務報告メールのやり取りについてなどの打ち合わせも行います。

5.社内データの作成やオペレーター教育

これまでの打ち合わせ内容を基にし、電話応対のデータを作成してオペレーターのトレーニングを行います。万全のスタートができるよう、この期間を5日~1ヶ月間設けることになります。

6.サービス開始

いよいよ電話代行を開始します。サービス開始後も、疑問点やご相談などがあれば随時担当者にお知らせください。フィードバックの上、より良いになるよう改善を繰り返し、ご意向にお応えいたします。

これだけ多くのステップを踏み、慎重にご検討いただけることは安心感が高いはずです。上記でご紹介した1~6までの手順の間に、疑問や気になる点をしっかり解決してサービス利用を検討することができます。どのような電話応対が可能なのかというご相談だけでも、ぜひお気軽にお問い合わせください

おすすめの電話代行は「無料お試し期間」付き

電話代行の無料お試し期間

電話代行にもさまざまな提供会社やサービスがありますが、おすすめできる点として「無料お試し期間が付いている」が挙げられます。サービス会社とは長く付き合うことになりますし、急いで決めてしまって後悔する点があとから出てくることは避けたいもの。
無料お試し期間が付いていれば、その間じっくり利用してみて長く使ってメリットがあるかどうかを慎重に判断できます。なかでも「1ヶ月無料」のお試しサービスなら、最大1ヶ月間しっかり利用してみてから、今後の継続利用について考えることができるでしょう。

おわりに

今回は、電話代行を利用する際の申し込みや契約に関する手順の流れについて、ご紹介しました。その場ですぐに申し込めるサービスは一見気軽で利用しやすく感じられますが、後々長く利用することや、サービス会社とも長く付き合うことを考えると、事前にくわしく相談がしっかりでき、慎重によく考えて利用の判断ができる電話代行を選定することが望ましいでしょう
もし利用したい日程(曜日)や時間帯などのご希望をお持ちであれば、それらを事前にまとめておいてからお問い合わせフォームや電話相談窓口にご相談ください。くわしくお伺いして、最適なプランをご提案いたします。

 - 営業担当者

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