電話代行サービス(株)のスタッフブログ

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電話代行の利用方法には「転送受付」と「専用回線受付」がある

 

転送される電話

電話代行を利用するなら、新しく電話番号を取得する必要があるのではないか、とためらってしまい、なかなか利用に踏み切れない方もいらっしゃるかもしれません。
実は、電話代行の利用方法には「転送受付」と「専用回線受付」の2種類があり、ニーズに合わせて選定することが可能です。
そこで今回は、電話代行を利用する際の「転送受付」と「専用回線受付」の2種の方法について詳しくご紹介します。

転送受付とは?

転送受付の電話代行

電話代行の利用法の1つ「転送受付」とは、自社の電話番号に電話がかかってくると、自動的に電話代行のオペレーターまで転送することで応答する方式です。電話だけではなく、FAX連絡が入った場合にもFAXがそのまま電話代行業者まで転送されます。
転送された電話やFAXは電話代行のオペレーターが受け、その内容を会社の担当者さまへ伝える方法が一般的です。その場合の報告方法は、メール・FAXなどから指定することができます。
また、会社の担当者さまが電話代行のオペレーターと連絡を取るために、専用の電話番号も用意されます。連絡内容の確認や予定の調整など、専用電話番号でさまざまな連絡を迅速にとることが可能です。

転送受付のメリット・デメリット

転送受付のメリットは、会社がもともと持っている電話番号を変えることなく、そのまま使用できる点です。また、臨時の休業時など一時的に電話代行を利用したいときも、同じ番号でそのまま電話代行を利用することができます。

一方、転送受付のデメリットは、回線の都合や状態にもよりますが、呼び出しや応答までに若干時間がかかる可能性がある点です。もし呼び出し音が鳴るまでに時間を要しすぎると、「この電話はどこかに転送されているのでは」と、電話元の方に気づかれる可能性もあります。

専用回線受付とは?

専用受付回線の対応を行うオペレーター

もう1つの電話代行の利用方法である「専用回線受付」とは、専用の回線と電話番号で、直接電話代行のオペレーターにつなぐ方法です。
電話だけでなくFAXを受けることもでき、それぞれで受けた連絡事項を担当者が専属オペレーターから伝えてもらうことができます。
転送受付の場合と同じく、会社の担当者さまとオペレーターとの連絡用の専用電話番号が用意されます。電話やFAXで受けた用件について、メール・FAXなどの連絡手段からご希望の方法を選んでスムーズな連絡と情報の共有が可能です。専用電話番号では伝言の他に、連絡内容の確認や予定の調整などの用件についても、すぐに連絡を取り合うことができます。

専用回線受付の場合、新規で電話番号を開設してサービスを開始することがほとんどです。そのため、新規開業とともに電話代行の利用を始める場合や、休業時や不在時にだけ電話代行を利用する方で、その時間帯の電話番号が会社の代表番号と別々になっても問題がない場合などに適しています。

専用回線受付のメリット・デメリット

専用回線受付を利用するメリットは、電話をかけるとすぐにつながり、呼び出し音が鳴るまでのタイムラグがほとんどなく済むことです。転送受付のように、呼び出しまでに時間がかかるとそれだけで不審に思う方もいるかもしれませんが、専用回線受付ならそのような心配を軽減できます。
また、専用回線受付で新規に電話番号を取得する場合、電話番号貸出サービスの同時利用で、会社の住所とは異なる市外局番の番号を選べるというメリットもあります。「地方や郊外に事務所を構えているけれど、電話番号は東京都の市外局番03にしたい」という場合には、専用回線受付と電話番号貸出サービスを組み合わせて利用すると良いでしょう。

専用回線受付のデメリットは、もともと会社で使用している電話番号で電話代行を利用できない点です。
すでに電話番号を取得している場合、そのまま使えない点は、若干不便に感じる方もいるかもしれません。その際には「○○専用ダイヤル」のような形で新たな電話番号を設けるか、先に述べたように時間帯や日程を絞って別の電話番号を使用してもらうようにするかなどの方法をとる必要があります。

おわりに

今回は、電話代行の2通りの利用方法である「転送受付」と、「専用回線受付」についてご紹介しました。
それぞれにメリットとデメリットがありますが、基本的には「転送受付=従来の会社の電話番号をそのまま使用したい場合」、「専用回線受付=新規開業とともに電話代行を利用する場合」に向いていると考えると良いでしょう。
また、新規開業で、かつ事業所の実際の所在地と別の市外局番で電話番号を開設したいときは電話代行と、付帯サービスである電話番号貸出サービスを併用することがおすすめです。
ただし、会社の状況によって転送受付または専用回線受付のどちらが適切であるか異なります。電話代行の利用を検討している方は、まずはお気軽に、電話代行サービス(株)にご相談ください。

 - 営業担当者

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