電話代行サービス(株)のスタッフブログ

スタッフブログ

スタッフブログ:電話代行サービス(株)スタッフによるブログです。電話代行業務の日常をつづります。

士業専門の電話代行は通常の電話代行と何が違う?

 

電話代行を利用する弁護士

弁護士・公認会計士・税理士・司法書士・行政書士など、いわゆる「士業」を営んでいる方は、電話応対を一般の代行サービスにお任せすることに不安をお持ちかもしれません。
しかし、士業の方々の独特なビジネススタイルにもしっかり対応できる電話代行のサービスがあることをご存じでしょうか。
士業の独特なビジネススタイルにもしっかり対応できる電話代行とは一体どのようなサービスなのか気になる方も多いはずです。そこで今回は、士業専門の電話代行と通常の電話代行の違いについてご紹介します。

士業専門の電話代行と通常の電話代行の違いとは?

電話代行のオペレーター

「士業」と呼ばれる職業の電話対応は、基本的に専門用語や専門的な知識が必要となります。

通常の電話代行は、主に一般企業向けのサービスです。専門的なお問い合わせをいただいても、しっかりと対応することが難しい場合もあります。スムーズな受け答えができず、お客さまにストレスを与えてしまうこともあるかもしれません。

一方で、士業専門の電話代行の場合、士業に特化している電話代行のため、一般的に受け答えが難しい専門的なお問い合わせも対応が可能です。ここが通常の電話代行と異なる点です。
スムーズに受け答えができるため、お客さまにストレスを与えてしまうことも軽減することができます。

では、具体的にどのような対応が可能なのでしょうか。それぞれの士業をピックアップしてご紹介します。

弁護士事務所・法律事務所の場合

弁護士事務所や法律事務所にかかってくる電話には、法律に関する専門用語や大切な期日に関する連絡事項が含まれていることが多いことでしょう。伝言を承る場合も、難しい言葉が含まれた長文のメモを取る必要があることがほとんどです。

士業専門の電話代行の場合、専門的で難易度が高い連絡事項にも対応できます。また先生が多忙で手が離せないときも、代わりに要件を伺ってしっかり報告するなど、秘書と同等の対応が可能です。
すぐに先生が電話に出る必要がある急な用件の場合にも、きちんと電話をつないで先生が直接連絡を取れる状態にすることができます。
外出先で緊急の電話を受けたり、騒音が多く聴き取りにくい場所で大事な用件を聞いたりしなければならないなどの面倒ごとを減らし、集中して仕事に取り組むことが可能です。

公認会計士・税理士の場合

確定申告をする人

会計士・税理士の方々が電話代行に関してもっとも不安に感じることとして「繁忙期の対応」が挙げられるのではないでしょうか。
会計士・税理士の先生方は、年間で多忙になる時期が決まっています。主に年末や年度末、そして2~3月の確定申告時期は特に忙しくなるでしょう。
士業専門の電話代行の場合、特に忙しい時期の受付時間帯を延長するなど、柔軟なプラン変更ができる場合があります
また、丁寧できちんとした対応が求められる税務署や行政機関からの連絡も非常に多いため、しっかりとビジネスマナーを身につけたオペレーターが対応してくれるのもメリットです。
各オペレーターは税務や会計に関する専門用語も習得していますから、あらゆる用件にスムーズかつ丁寧に対応することができます。

司法書士・行政書士の場合

司法書士・行政書士へのお問い合わせ内容は、とても幅が広くなります。
例えば、遺産相続に関する用件や不動産登記に関すること、また債務整理に関する連絡などを受ける機会が多いでしょう。
司法書士・行政書士の事務所における電話対応では、はっきりと丁寧かつおだやかに話すなど、先方に不安を与えない話し方が大切です。特に遺産に関する用件や、債務整理に関する要件の場合、電話をかける方も初めて相談するケースが多いため、大きな不安を抱えている可能性があります。
士業専門の電話代行では、大きな不安を抱えているご相談者さまにも安心感を持っていただけるような対応を心掛けています

また、ご相談の電話では、匿名による先生への直接連絡を希望する方も多いはずです。
万一先生が外出などで留守のときも、先生が事務所にいる時間帯を把握し、再度連絡をいただく時間帯をきちんとお伝えします。もちろん、相談者さまの急な用件を含む電話の場合には、直接先生へつないでお話していただくことも可能です。状況や相談内容に沿って、柔軟に対応できる点が士業専門の電話代行の大きな特色ともいえるでしょう。

弊社の『士業専門 電話代行』ならフォロー体制も万全

電話代行サービス(株)では、『士業専門 電話代行』のサービスプランをご利用いただけます。弊社では6~10人の士業専門チームで電話対応するため、フォロー体制も万全。
専門用語にも対応できるようスキルを身に着けておりますので、安心してお任せくださればと思います。

また、弁護士法人さま向けに、24時間体制のコールセンターサービスもご用意しています。受任件数増加を希望している方は、ぜひ『士業専門 電話代行』のご利用を検討ください。

おわりに

今回は、弁護士・公認会計士・税理士・司法書士・行政書士など「士業」を営む方のための専門の電話代行について、ご紹介しました。
士業専門の電話代行では、士業特有の専門的なお問い合わせに対応しています。個人で士業事務所を経営している方や、電話対応が追い付いていないという方には、特におすすめのサービスです。一般的な電話代行には不安がある……という方は、ぜひ利用を検討してください。

 - オペレーター

電話代行サービス株式会社

大阪

大阪府大阪市淀川区西中島 4-6-24 大拓ビル9
TEL:06-6390-3939 FAX:06-6390-3938

東京

東京都渋谷区広尾1-1-39 恵比寿プライムスクエアMBE303
TEL:03-6743-3555 FAX:03-6743-4555

Copyright (C) 電話代行サービス株式会社 All Rights Reserved.