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秘書代行を利用した方が良いビジネスパターン3つ

 

忙しく電話をする人

電話の対応を外注できるサービスとして、秘書代行があります。個人事業主の方や少人数で事業を展開している方の中には、秘書代行を検討している方もいらっしゃることでしょう。
しかし、自分たちの会社には秘書代行が本当に必要なのか分からず、利用に踏み切れない…という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスにおいて秘書代行を利用した方が良い、主なパターンを3つご紹介します。

秘書代行を利用した方が良いビジネスパターンとは

秘書代行を利用した方が良いパターン

【パターン1】人員が少なく電話に出られない

個人事業主の方や、ごく少人数のみの会社の場合、営業や打ち合わせなどで席を外していることが多く、電話に出られない状況が多くなっていることもあるでしょう。逆に、電話対応に追われて、休む時間がないケースもあるかもしれません。
できれば従業員をもう1人雇いたいと思うかもしれませんが、新たに人を雇用することにはさまざまな高いハードルがあります。
そこでご検討いただきたいのが、秘書代行の利用です。営業や打ち合わせで外出していても、秘書代行が電話対応を行ってくれます。電話内容については、メールまたは電話にて報告してくれるため、必要であれば折り返すなどその後の対応がしやすくなります。

【パターン2】問い合わせの量が多い

ネットショップを運営していてお客さまからの問い合わせが多くなってきた、新規事業を展開し取引先から多くの問い合わせをいただいているけど対応しきれていない…など、会社を経営している方の中には、「問い合わせが多くて対応しきれていない」といった悩みをお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。
とはいえ、専用のオペレーターを雇うとなると、教育の時間や採用コストがかかってしまいます。
秘書代行のスタッフは、基本的なビジネスマナーを学んでいるため、比較的短期間で電話対応を依頼することが可能です。電話対応の細かい要望については、事前の打ち合わせで決めることができるので、安心して対応を任せられます。

【パターン3】新しいことをどんどん始めたい

事業の拡大を考えている場合、新しい顧客の獲得も視野に入れる必要があります。そのため、時間をできる限り有効に活用し、事業の拡大のために乗り出したいはずです。
もし、「自分が営業に出て留守にしている間、新規の問い合わせ電話が入ったのに対応できない」「次々と電話を受ける機会が増え、そのときやるべき仕事にまったく集中できなくなってきた」このような困りごとが最近増えてきているなら、電話対応を全て任せられる秘書代行の利用を検討した方が良いでしょう。

秘書代行の利用を検討する業務量の目安は?

業務量が多い企業

秘書代行に関心はあるけれど、自分のビジネス規模で本当に必要なのか、疑問を感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。
「そもそも秘書代行なんて、大規模ビジネスを手掛けるような企業が依頼するサービスでは。自分の会社はそこまで大きくないし…」と思っているのなら、少し考え直してみてください。
電話対応に追われて、本来の業務が終わらない、または時間内に仕事が終わらず自宅に帰ってからも作業しているということはありませんか。休みの日も電話対応しているとなれば、電話対応に時間を取られすぎていると考えられます。
また、商談中や会議中など取引先とのやり取り中に、電話がかかってきて相手を待たせてしまったことがある場合も、電話対応にかなりの時間を割いていることが分かります。

秘書代行は、基本的に大手企業でなくても個人事業主の方、小規模の企業でも依頼を承っています。また、サービス内容によっては、夜間のみや昼休みだけ対応を依頼することが可能です。電話対応によりオーバーワークになっている状況であれば、個人事業主の方であっても、秘書代行の利用を検討することをおすすめします

秘書代行の利用で、事業の信頼性もアップ!

「秘書代行など利用すると、手を抜いていると思われるかもしれない」と、不安に思う方もいらっしゃるでしょう。
しかし、作業を正確かつ確実に済ませることを最優先するなら、秘書代行に電話対応を全て任せるのは、かなり有効な一案です
例えば、1人で事業をしていて普段留守にしがちなら、秘書代行が常時電話を受けてくれることで「いつも連絡がつく御社は頼もしい」と思ってもらえるでしょう。逆に、「携帯に転送されるのにいつも留守番電話」「いつも事務所に誰もいない」という状況が続けば、せっかく勝ち取った信頼も長続きしなくなる心配が出てきます。
自社の信頼性を高め安定に保つためにも、秘書代行が一役買ってくれるかもしれません。

おわりに

今回は、秘書代行の利用を検討することがおすすめのビジネスパターンを3つと、秘書代行が事業にどのようにプラスとなるかについてご紹介しました。
電話対応に時間が割かれ、本来の業務やプライベートの過ごし方に支障が出ているような場合は、秘書代行を利用して電話対応を任せたほうが良いといえるでしょう
秘書代行のサービスは数多くありますが、可能な限りはきちんとした実績があり、信頼性の高い専業のサービスを利用することがおすすめです。賢く検討して、長く付き合える秘書代行を選定しましょう。

 - 営業担当者

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