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秘書代行業者の賢い選び方

 

秘書代行業者の賢い選び方

秘書代行を選ぶ人

会社の電話対応業務を外注したい場合、秘書代行という選択肢があります。「秘書代行」というキーワードをインターネットで検索すると、多くの秘書代行業者がヒットし、サービス内容も業者によってさまざまです。
しかし、それだけ秘書代行業者が多いということは、秘書代行についての知識がないと、どの業者を使えば良いのか判断に迷ってしまいます。
そこで今回は、秘書代行業者の賢い選び方をご紹介します。秘書代行を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

まずは秘書代行のサービスについて知ることが大事

秘書代行業者のオペレーター

秘書代行とは

秘書代行業者を選ぶ前に、まず秘書代行がどのようなサービスかを把握しておく必要があります。秘書代行とは、顧客からの電話をコールセンターに転送し、オペレーターが電話対応を行うサービスです。
秘書代行を利用することにより、電話対応のためだけにスタッフを雇う必要がなくなり、利用サービスによっては人件費を安く抑えることが可能です。電話対応業務を任せることができるため、忙しいときや商談中で手がふさがっているときでも、顧客を取りこぼすことがほとんどありません。

秘書代行に不得意な対応はあるの?

秘書代行の利用を検討する上で、秘書代行のオペレーターに不得意な対応があるのか、気になるのではないでしょうか。
秘書代行は基本的な電話対応を行っていますが、特定の分野の専門的な知識やリアルタイムの現場の状況、社内の状況には対応しづらい可能性があります。
例えば、「依頼中の案件について聞きたいことがある」「◯◯課の●●さんは、いつ頃戻ってくるのか」などの質問には、すぐに答えることは難しいでしょう。

ただし、業者によっては、事前に秘書代行のスタッフとどのような対応を行ってもらうか細かく決めることが可能です。
自分の会社にはどのような内容の電話がかかってくるのか、前もって特徴を調べておくと秘書代行に頼める内容か、どのような対応をしてもらうか見極めやすくなります。

秘書代行業者の賢い選び方とは

秘書代行サービスの内容を調べる人

自社に必要なサービスを洗い出しておく

まず、秘書代行業者を選ぶ際は、自社にとってどんな電話対応が必要であるかを洗い出す必要があります。一口に秘書代行といっても下記の通り、そのサービス内容はさまざまです。

  • 電話の内容をメールに要約して報告
  • 外国語での電話対応
  • 電話でのクレーム対応
  • 休日や夜間の電話対応
  • 年末年始や連休などの繁忙期の電話対応
  • 電話対応の仕方をオーダーメイド

オプションで追加できるサービスも含めるとさらに選択肢は広がります。
しかし、サービス内容が充実している場合、それだけ料金も高くなります。自社に不要なサービスまでも契約してしまうと無駄なコストがかかってしまう可能性があるため、自社の状況に合ったサービスを選ぶことが大切です。

最低でも以下の4つの項目について事前に整理しておくと、自社にどのようなサービスが必要なのかが見えてくるでしょう。

  • 秘書代行を利用する目的は何か
  • どの時間帯に必要なのか
  • 月に何本くらいの電話があるのか
  • どのような内容の電話が多いのか

ホームページを確認して気になる点は問い合わせる

自社にどんなサービスが必要か整理できたあとは、それぞれの秘書代行業者のホームページや資料を比較しながら適したサービスを探しましょう。
ほとんどの場合、業者のホームページには各プランのサービス内容や追加可能なオプションなどが載っています。
しかし、ホームページを見ただけでは詳しいサービス内容や料金は分かりません。気になる点がある場合は、直接秘書代行業者に問い合わせて確認しておくことも大切です。
また、秘書代行ではオペレーターが電話対応をしてくれますが、オペレーターがすべてオフィス勤務なのか、それとも在宅オペレーターがいるのかどうかといったことによって、対応の質は変わってきます。電話対応の良し悪しによって顧客が会社に抱く印象は変わってくるので、実際にどのようなスタッフがオペレーターを務めているかなども事前に確認すると良いでしょう。

無料お試し期間や返金保証制度を利用してみる

秘書代行業者を絞り込み、利用したいプランも決まったら、今度は「無料お試し期間」や「返金保証制度」がないかを確認してみましょう。業者の中にはお試し体験や返金保証サービスを行っている場所もあります。もし、どちらかのサービスがあるのであれば、実際に秘書代行を体験することをおすすめします。
どれだけ資料を読んだり、問い合わせて聞いたりしてみても、実際に使ってみないとどのような対応をしてくれるかは分かりません。「無料お試し期間」も「返金保証制度」も、大抵は2週間から1カ月ほどしか利用できませんが、それでも秘書代行を実際に使ってみることで、納得した上でサービスを選びやすくなります
申し込んだあとに「思っていたものと違った」と後悔してしまわないように、事前に体験できる場合は、ぜひ利用しましょう。

おわりに

今回は、秘書代行業者の賢い選び方をご紹介しました。
秘書代行は便利なサービスですが、便利さを引き出すためには自社とマッチした業者やサービスを選ぶ必要があります。そのためにも「自社のニーズ」と「業者ごとのサービスの特徴」を把握することは必要不可欠です。
有力な候補が見つかったら直接問い合わせなどをして、細かいところを詰めていきましょう。自社に合った秘書代行業者を選択することが、秘書代行業者の賢い選び方といえます。

 - 営業担当者

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