電話代行サービス(株)のスタッフブログ

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スタッフブログ:電話代行サービス(株)スタッフによるブログです。電話代行業務の日常をつづります。

秘書代行のオプションサービスをご紹介!

 

便利なオプションサービスも!オーダーメイドの秘書代行

ご依頼企業様のご要望に合わせ、サービス内容を変更・アレンジできる弊社の秘書代行サービス。オーダーメイドならではの強みを活かしたサービスですが、さまざまなオプションサービスもご用意しております。全国主要地域の電話番号貸出やフリーダイヤル番号貸出、受信報告レポートなどがあり、ご利用方法によってはさまざまなメリットが期待できます。今回は、弊社秘書代行のオプションサービスと、オーダーメイドならではの特長もあわせてご紹介します。

秘書代行のオプションサービス

電話番号貸出・FAX番号貸出

事業活動にとって重要な意味を持つであろう、固定電話番号の貸出サービスが受けられます。お貸しした電話番号は、相手側に通知して発信もできます。携帯電話だけでも営業活動や人集めに不便はないかもしれませんが、会社の代表番号として、固定電話番号と携帯電話番号では印象や信頼性で大きな違いが生じます。お貸しした電話番号は、名刺やウェブサイトへの記載など、有効にご活用下さい。お貸しできる電話番号は、全国主要地域の市外局番をはじめ、0120から始まるフリーダイヤル、050番号、FAX番号も可能です。

時間外ガイダンス

営業時間外にかかってきた電話に対し、自動で音声を流して案内するサービスを「時間外ガイダンス」と呼んでいます。何のオプションも利用しなければ、コール音が鳴り続けるだけで「誰も電話に出ない」というマイナスの印象を与えることとなりますが、ガイダンスが流れることによってより印象が良くなり、営業時間など必要な情報も適宜伝えてくれるため、多くの企業で取り入れられています。
現在、弊社で準備をしているサービスは

  1. 規定の時間外ガイダンス
  2. 貴社指定のオリジナル時間外ガイダンス
  3. 留守番電話機能付きオリジナル時間外ガイダンス

の3つのパターンがあります。

営業時間外の会社

1、弊社規定の時間外ガイダンス

弊社にて、このような規定のガイダンスをご用意しております。

ただいまのお時間は営業時間外となっております。営業時間内におかけ直し下さいます様、よろしくお願い申し上げます。お電話ありがとうございました

ご利用される企業様を問わず、会社名やその他案内などは入りません。オリジナル性にこだわりがない場合、安価に設定しているので、こちらのサービス利用をおすすめします。

2、貴社指定のオリジナル時間外ガイダンス

一方、オリジナルのガイダンスサービスでは、企業名や営業時間のお伝えができると同時に、表現のアレンジが可能です。電話をかけてこられたお客さまに対し、営業時間の情報をお伝えすれば、かけ直す時間が把握できるので便利です。企業らしく、親切で丁寧なイメージを与えることができます。自社オリジナルの音声ガイダンスにこだわりたいケースでおすすめです。

オリジナルガイダンスの例:
「お電話ありがとうございます。○○でございます。大変申し訳ございませんが、ただいまの時間は営業時間外となっております。弊社営業時間は、祝日を除く、平日午前○時~○時となっております。誠に恐れ入りますが、営業時間内に改めておかけ直し下さい。お電話ありがとうございました。」

営業時間が分かれば、何度も電話をかける手間がなくなり、お客さまをガッカリさせる心配もありません。「より丁寧で、安心のサービスを提供したい」その様なご要望なら、オリジナル時間外ガイダンスがおすすめです。

3、留守番電話機能付きオリジナル時間外ガイダンス

営業時間外になると貴社指定のオリジナル時間外ガイダンスが流れ、その後、メッセージをお預かりすることが可能です。留守番電話にメッセージが入った場合、担当者様にメールで通知が来ます。

受信報告レポート

1日のコール数を記録し、まとめたものをFAXもしくはメールで報告します。1日あたりの受信状況を把握することで、どの程度のレスポンスが来るのかの確認につながり、問題点や改善点などの課題も浮かび上がってきます。

FAX受信サービス

受信FAXをPDFにてメール送信いたします。PDF形式のファイルは、PCをはじめ、スマートフォンやタブレット端末での閲覧にも対応しており、受信したFAXを外出先でも確認できます。

オーダーメイドならではの特長

弊社の秘書代行サービスは、電話応対方法や報告方法を貴社のご要望に添ってカスタマイズできます。フレキシブルなサービスの組み合わせが可能なオーダーメイド型システムには、通常サービスにはないさまざまなメリットや魅力が隠れています。

オーダーメイドされる秘書代行

応対方法も説明内容もオーダーメイド

社名やスタッフ名の名乗り方から、挨拶の仕方、細かい文言内容まで、貴社が考える理想の応対方法でオペレーションいたします。担当者不在の場合は「席を外しております」折り返し連絡する場合は、「こちらからご連絡差し上げます」納期お知らせの場合は、「1週間前後を予定しております」というふうに、案内の文言指定も可能です。また、サービスや商材の説明方法も、オーダーメイドで貴社の好きな文言をご指示いただいて構いません。どんな文言でも、言葉使いを丁寧に、電話対応マナーをしっかり守って受け答えいたします。

営業電話への対処も指定可能

業務上、不要と思われるセールス電話の取り扱い方法も、自由にご指定できます。ひとくちにセールス電話といってもさまざまで、種類によっては検討を必要とするケースもあるでしょう。そんな時は、「○○関係の営業電話は断ってもよいが、□□関係の営業については担当者から折り返す旨を伝えて欲しい」というふうに、営業内容によって仕分けることが可能です。

営業時間に合わせ、柔軟に対応

電話応対の方法は、貴社の営業時間や担当者のスケジュールに応じて変更・アレンジが可能です。たとえば担当者が15時まで外出していると分かっていれば、それに合わせ、15時以降におかけ直しいただくように案内します。また、退社時間に応じて、「本日は退社しておりますので明日ご連絡差し上げる様にいたします」という具合に、貴社の業務スケジュールに合わせた対応も可能。クライアント様との間でコミュニケーション上の齟齬を生み出す心配はありません。

足りない部分はオプションで補完を!

秘書代行サービスでご利用できる便利なオプションと、弊社サービスの核ともいえるオーダーメイドの特長についてご紹介しました。電話応対方法や説明内容、トークスクリプトの文言などは、すべて弊社のご要望に合わせたカスタマイズが可能です。その上で更にサービスを部分的に強化したい時は、オプションサービスのご利用がお勧めです。また、サービス内容の変更は随時可能ですので、その際は営業担当までお申し出下さい。

 - 営業担当者

電話代行サービス株式会社

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