電話代行サービス(株)のスタッフブログ

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遅刻してしまった!連絡は電話かメールか?

 

電話?メール?伝えにくい情報にふさわしいのは?

遅刻・欠勤のため会社連絡する場合、電話とメールどちらを選びますか?それぞれの連絡ツールにメリット・デメリットがあり、状況に応じてうまく使い分けることが大切。また、連絡を受ける相手がどのツールを好むかも、判断のポイントです。今回は、遅刻や欠勤など「伝えにくい情報」を伝える場合の連絡のあり方について考えてみます。

連絡に使われる電話とメール

遅刻や休みの連絡は、電話?メール?

「電車が止まってしまった。このままだと会議に遅れてしまう」「体の調子がよくない。今日は会社を休もう」ビジネスパーソンならこの様な経験は誰しもあることでしょう。その際、どの様な手段で会社に一報を入れるかは迷うところ。昔と違い、今はメールにチャット、SNSなど情報伝達の方法はたくさんあります。休みの連絡をラインで入れて、上司から「なんて非常識な社員だ」と怒られたという話も、最近では珍しくありません。

「遅刻・欠勤の連絡は、電話がよいかメールがよいか」の答えですが、無難なのは電話です。メールの場合、相手がすぐみてくれない可能性もあります。電車の中にいるのであれば、乗り換えのタイミングで電話連絡するほうがより正確に伝えられるでしょう。

誰かを待たせている状況で速やかな連絡が求められる場合は、とりあえずメールで「遅れます。正確な時間が分かればまたご連絡します」と一報を送るとよいでしょう。基本は電話、バックアップとしてメールというように、それぞれの特徴を踏まえて使い分けるのが理想です。

電話で伝えるメリット・デメリット

メリット

電話には、行き違いや未確認のリスクを軽減するメリットがあります。より正確に、よりスムーズにコンタクトを取りたい時は、電話が有効。メールだと返信がなければきちんと届いたのか不安になりますが、電話であれば確実にこちらの意志を伝えられ、相手の反応もその場で確認できます。

電話は昔ながらの連絡ツールであるため、世代によってはこちらのほうが安心できるという方も少なくありません。昔から電話に慣れ親しんできた世代ほど、その傾向は強いでしょう。ツールの使用感は世代やその人の好みも関係するため、緊急時の連絡方法に関しては会社内でルール化することが望まれます。

デメリット

電車の様な、公共の場所での電話は気楽に通話できないものです。周りに声を聞かれて落ち着かないという人もいるでしょう。また、もし相手が会議中や誰かとの面会中であった場合、出られないことがあります。電話をかける時は、相手が置かれた状況に配慮できませんので、時と場合によっては迷惑に感じることもあります。

面会中にかかってきた電話

メリットの段で「世代によっては電話のほうが好まれる」と書きましたが、反対に最近の多機能ツールに慣れ親しんだ若い世代は、電話にそれほど愛着や使いやすさを感じない傾向がみられます。「なぜそんなことでわざわざ電話する?」と思われても不思議でないのが、今の時代。社内での連絡ツールの使用方法は、やはりルール化・共有化が不可欠です。

メールで伝えるメリット・デメリット

メリット

メールで送られた内容は、後でじっくり確認できます。送る側としても、言葉を選びながら文章が作成できるので、コミュニケーションが不得意な方ほど使いやすく、安心もできるでしょう。電話の様に相手に聞かれたり、周りの目線を気にしたりする必要もなく、使用の自由度が高い点もメリットです。

デメリット

相手の設定状況によっては、きちんと受信されないかもしれません。上述のとおり、受信を確認する手段もないため、反応が遅ければ不安になることも。この点、確実性の高い電話のほうがすぐれています。

また、文章のニュアンスによって誤解や認識の不一致を生みやすいのも、メールでありがちな落とし穴です。欠勤連絡をメールで済ませてしまうと、「マナーがなっていない」と思われる可能性もあるため、注意が必要です。

「これは伝えにくい・・・」そんな時の電話対応は?

ビジネスシーンでは、「これは伝えにくい」「できることなら伝えずに済ませたい」と思う様な場面が多々あります。そんな時こそ、コミュニケーションの技術や言葉選びのコツ、相手の立場を思いやる姿勢が問われるでしょう。

オペレーション業務でも、お客様に対していいにくい情報、自社またはお客様にとって都合の悪い情報、伝えればおしかりを受けるかもしれない内容など、「伝えにくい情報の伝達」が避けられないケースがあります。たとえば、キャンセル希望を望まれるお客様に対して「申し訳ありませんが、キャンセルは受け付けておりません」と伝える場合、なるべくお客様の心情に寄り添うかたちで言葉を選ぶ必要があります。

何かのイベントを申し込むためにお電話されたお客様に対し、「申し訳ございませんが、すでに申し込み期限が過ぎていまして・・・」と伝えるのは、心苦しいものです。楽しみにされていたその心情をいたわるためにも、「楽しみにされていたところ、大変申し訳ございません」「また来月開催される予定であり、その申し込み期間は○~○日です」というふうに、電話秘書は丁寧な対応を心がけています。

遅刻や欠勤など、伝えにくい内容を伝える時ほど、使用ツールは慎重に選ぶべきかもしれません。それと同時に、正確な状況説明やその後のフォローなどを考えたうえでの言葉選びも重要です。

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