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折り返しの電話はタイミングが難しい?その際に注意したいマナーについて

 

折り返し電話をかけるタイミングをご紹介

電話を受けた際、担当者が不在のため取り次げない場合があります。用件によっては、何と回答すればよいか迷うかもしれません。そんな時は電話を折り返すことになりますが、かけ直すタイミングや対応方法には配慮が必要です。そこで今回は、電話をかけ直す時に覚えておきたい電話応対マナーをご紹介します。

折り返し電話をする男性

折り返し電話が必要な状況とは?

電話を受けた時に折り返しが必要になる状況として、「担当者が不在」あるいは「即時の返答が困難」などが挙げられます。

担当者が不在の場合、すぐに戻ってくるとは限りません。席を離れる時には行き先を告げていても、電話を受けている間に別の場所へ移動している可能性があります。短時間のうちに、担当者を見つけられる保証はありません。外出中は携帯電話にかければ連絡を取れますが、取引先との商談中であれば電話を受けられないでしょう。ある程度まで話がまとまらないと、担当者は電話を引き継げません。

電話の用件によっては、担当者が電話を取り次げても即時回答できない場合があります。契約交渉の最中であれば、決定権が担当者に一任されず上司に判断を求めることも少なくありません。また商品について問い合わせがあった時、質問内容によっては担当者が返答に迷う可能性もあります。その場合、専門スタッフに状況を説明したうえで対応を代わってもらう必要があります。

いずれも電話を保留した後、しばらく電話の相手を待たせる可能性があるので、これらの状況では折り返すと伝えたほうが賢明といえるでしょう。

折り返しの電話で注意したいこと

電話を折り返す際には少しでも早い対応が望まれますが、タイミングを考えないと相手側に迷惑をかける恐れがあります。

トラブルを避けるためには、まず折り返す時間帯への配慮が必要です。基本的に、多くの会社において仕事が慌ただしくなる業務開始直後と終業間際の時間帯は避けます。お昼休みも、昼食中で席を外している人が多いため、連絡を控えたほうが無難です。確実に連絡を取るためには、電話を受けた時に相手のスケジュールなどを確認しておくことが大切です。

始業開始直後で慌ただしい男性

また実際に折り返した際、いきなり本題から入るのはマナー違反です。まず、担当者が電話に出られなかった旨をお詫びしてから用件に入ります。用件について十分に理解していないと、電話の相手に同じ説明を繰り返させてしまう事態になり、好ましくありません。どれほど急いでいても、どんな用件であるか内容をきちんと確認してから電話しないと失礼にあたるため、冷静な対処が重要となります。

折り返しの電話は、こちらが速やかに対応できず招いた二度手間といえます。かけ直す時には、その点をふまえ待たされた相手の気持ちに配慮した言動を心がけるとよいでしょう。

折り返しても、不在だった時は?

折り返した際、電話をくれた相手が不在の可能性もあります。その場合、「再度こちらから電話する」もしくは「改めて相手に折り返してもらう」という二種類の選択肢が考えられます。

基本的には、こちらから電話すると失礼になりません。おそらく相手側は、「担当者に折り返させましょうか?」と気づかってくれるでしょう。それでも、いただいた電話を受け損ねたら印象を悪くする可能性は高くなります。ビジネスマナーとしては、たとえ時間に追われていても、相手の負担を増やさないようにするのが無難です。

しかし、お互いのタイミングが合わないと何度も連絡する事態になるかもしれません。その場合、電話の用件について話が進まないだけでなく、対応してくれた人は着信のたびに作業の手を止めることになります。これでは仕事の効率が悪く、受け手側にも迷惑をかけてしまうでしょう。それよりは、こちらが確実に電話を受けられる日時を伝えたうえで折り返してもらうほうが得策です。

それぞれ予定があるので、折り返しても速やかに電話がつながるとは限りません。基本的なマナーは大切ですが、できるだけ時間をかけずに用件を済ませることも心がけておく必要があるでしょう。

取り込み中だった時の対応は?

こちらから折り返しの電話をした際、相手が取り込んでいる場合もあります。その時は、改めて電話をかけ直しましょう

勤務中であれば「いま手が離せないので数分後に電話します」と対応されるかもしれませんが、これでは仕事を急がせてしまう恐れがあり好ましくありません。結果的に作業ミスを招いたら、相手の不利益にもつながります。どれくらいで業務が一段落するか確認し、自分の都合も考慮しながら何時頃に連絡を入れるか決めるとよいでしょう

例えば、個人宅に電話した場合、調理中ということも皆無ではありません。火を使っていたら、長々と電話口に引き留めておくと危険です。目を離したため火事になったら一大事ですので、すぐ電話を切る必要があります。

双方の予定を配慮しても、いろいろな理由から相手が落ち着いて話せる状況ではない場合があります。電話をかけた際は、「今、お時間は大丈夫ですか」など最初に一言かけることを忘れてはならないでしょう。

今回は、折り返し電話をかけるタイミングについてご紹介しました。お役立ち情報でも「折り返しの電話をかける際のマナー」として紹介していますので、興味のある方はあわせてご覧下さい。

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