電話代行サービス(株)のスタッフブログ

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スタッフブログ:電話代行サービス(株)スタッフによるブログです。電話代行業務の日常をつづります。

営業、謝罪、契約、注文・・・すべての入り口に電話がある

 

電話を有効活用!事例をご紹介

ビジネスパーソンは、直接やり取りが難しい、または直接やり取りする前にワンクッション置きたい場面も経験します。そんな時、有効なツールとして生きてくるものが電話です。そこで今回は、どの様な状況において電話が有効活用されているのか、具体的な事例をいくつかご紹介します。

社員が重大なミスをして取引先に迷惑をかけた。まずは電話で謝罪

社員のミスにより取引先に迷惑をかけた際、相手側が非常に腹を立てていることも皆無ではありません。「謝罪に伺いたい」と連絡した時に「顔もみたくない」と拒否され、なかなか面会に応じてもらえないケースも少なからず起きています。

電話で謝罪するビジネスパーソン

そんな時、相手の気持ちを和らげるのに役立つ方法のひとつが、電話による謝罪です。取引先も普通の企業ですので、代表番号に電話すれば基本的に受付窓口が対応してくれます。いきなり担当者に取り次いでもらっても、「話を聞くつもりはない」とすぐ切られる可能性が小さくありません。最初は、謝罪の意思があるとだけ伝えてもらうほうが賢明かもしれません。

何回か電話をかけ直し、担当者が電話に出てくれたら、怒りが静まり始めたサインです。このチャンスを逃さず、丁寧に謝罪の気持ちを伝えます。電話では顔を合わせないので、お互いの表情は気になりません。その分、話の内容に集中できるため、直接のやり取りより会話がスムーズになる場合が少なくないのです。

ただし、相手に見えないからと不真面目な格好で話をすると、その雰囲気は言葉や話し方などを通じて感じ取られるものです。きちんと姿勢を正し、誠意ある態度で謝罪することを忘れてはいけません。

訪問する前に、まずは電話でアポを取る

取り引き相手と急に面会する必要が生じた際など、前触れなく訪問することは好ましくありません。事前に通知しないと、相手側は何も準備を整えられないためです。

訪問前に電話でアポをとるビジネスパーソン

訪問する直前であっても、電話でアポを取ると用件を伝えられます。相手も会う必要があると判断すれば、何とか予定を調整してくれるものです。作業中の仕事が一段落し、落ち着いて話せる時間帯を指定してもらえます。いきなりオフィスに押しかけ、業務を中断させるといった迷惑をかける心配はありません。必要な資料も揃えておいてもらえれば、すぐに話し合いをはじめられます。

一方、突然の訪問では、相手企業に足を運んでから事情を説明しなければなりません。突然押しかけては、相手も困惑するでしょう。何より、アポなしの訪問はビジネスマナー上、良い印象を与えないため、よほど上手く行わない限り成果は見込めないでしょう。

営業目的を達成するためにも、焦りは禁物です。たとえ取引先の会社周辺まで来ていても、まずは電話によりアポを取る姿勢が欠かせません。

契約までの地ならしに、電話コミュニケーションを活用

お客様に新しいサービスを案内する場合などには、電話が申し込み契約を結ぶまでの地ならしとして効果を発揮します。電話を使うと、会話を通じてお互いにコミュニケーションを深められるためです。

サービスの案内は、こちらから発信する必要があります。最初は、いつ電話すれば相手の都合がよいか分かりません。少しの時間しか話せず、たいていの場合、本題までは入れません。しかし、改めて電話しても問題ないかの確認は可能です。次は、「いま、時間がない」と断られる心配はありません。今度は、前回より長く会話を続けられます。いろいろな話題で盛り上がっていくうちにお互いが打ち解けると、本題についても提案しやすくなるのです。

コミュニケーションを重ねるためといっても、お客様の自宅に通い続けることは容易ではありません。また、どれほど心を開かれても長居したら失礼です。それに対し、電話は数回かけ直しても大きな負担はないでしょう。

電話は自宅訪問の繰り返しより顧客との交流を図りやすいという利点があるので、契約を進める際には活用したいアイテムといえるのです。

契約を行うビジネスパーソン

営業ツールとしても効果的な電話の使い方

営業活動において、新規顧客の開拓が主な目的のひとつです。これまで面識のない方とのやり取りになるので、簡単には成功しません。

電話による事前調査は、営業活動の効率を上げる時に役立ちます。電話の相手は、最初、知らない番号からの着信に警戒するでしょう。電話に出てくれても、いきなり営業活動をはじめたら着信を拒否されてしまうかもしれません。まず、アンケート形式などにより、どんな商品に強い関心を持っているか確認します。ある程度までデータが集まると、どの様なタイプが取扱商品に関心を持っているかが分かります。

調査結果をふまえれば、ニーズのある人に絞り込んで営業活動を展開できるわけです。無関心な相手に商品をアピールするより、興味を抱かれる可能性が高まります。そのまま購入してもらえれば、業績アップにもつながるでしょう。電話を有効活用すると購入の見込みが少ない営業活動に時間や労力を費やすより効率的であり、おすすめです。

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