電話代行サービス(株)のスタッフブログ

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スタッフブログ:電話代行サービス(株)スタッフによるブログです。電話代行業務の日常をつづります。

電話秘書の利用前に行うべきこと

 

電話秘書を依頼する際には何を確認すると良い?

電話秘書を依頼する際、コストと品質のいずれも納得できるサービスを申し込みたいところです。あらかじめ、見積もり・予測呼・営業担当の対応などを確認しておくと、不安なくサービスを利用開始できます。そこで今回は、これらの事前チェックがもたらす効果についてご紹介します。

電話対応を行う女性

料金の確認・比較検討には見積もりがあると便利

どの業種でも、予算の無駄使いは望ましくありません。どんなサービスを利用する時も、申し込む前には見積書の提示を依頼しておくと便利です。

電話秘書の場合、見積もりがあれば初期費用の有無や料金設定などについて分かります。利用する予定のサービスごとに、いくら請求されるか把握可能です。予定通りに申し込んでも問題ないか、少し予算を増やして他のサービスを利用した方がよいか、あるいは契約を見送るかなどを検討できるわけです。事前確認を済ませておけば、契約してから「思っていた料金設定と違う」など不満を感じるリスクを減らせます。

見積書の入手は、出費する金額の確認だけが目的ではありません。複数の業者に提出してもらえば、各項目について比較できます。価格が安いと魅力的に感じるかもしれませんが、注視しないといけないのはコストパフォーマンスです。同一価格で考えた時、どの会社がもっともニーズに見合ったサービスを提供するか調べるわけです。激安を強調していても、希望する業務がオプションになっていれば別料金が発生するケースも皆無ではありません。利用料金を横並びにした場合にサービス内容が充実している方が、コストパフォーマンスはよいといえます。

いずれにしても、予算を無駄にしないためには期待通りに電話対応してくれる業者が理想的でしょう。その判断材料として見積書を有効活用するためには、まず電話秘書に何を求めるのか、ビジョンを明確にしておく必要があります。

利用する時間帯が決まったら予測呼も計測

予測コール数の計測も、あらかじめ済ませておくとよいでしょう。利用時間・曜日とともに電話対応するコール数も利用料金を設定する基準になっているためです。

通常、電話秘書の必要性を感じるのは、コールが多くなる時間帯です。コール数がある時間帯に集中して現在のリソースでは対応できない場合、電話秘書を活用してのオペレーター対応が望まれます。曜日別・時間別でコール数の推移を見れば、サービスを申し込む時間帯の絞り込みはそれほど難しくないでしょう。

しかし、電話秘書が受け付けるコール数にも配慮しないと十分とはいえません。依頼するコール数が少な過ぎればコールオーバー費用が発生する可能性が高まり、多過ぎれば無駄な費用が発生してしまう可能性も否定できません。依頼予定の時間帯にどれくらいコールを受信するか計測しておくと、実情に即したサービス内容を申し込めます。

予算が限られるなか出費を抑えるためには、費用対効果の高いサービスを探すだけでなく、自社の現状把握も欠かせません。

どんな業者か知るためには営業担当の対応確認が効果的

営業担当は、サービスを提供する業者の顔といえます。担当者が業務に臨む姿勢などを確認すると、その業者の特徴が見えてくるでしょう。

良心的な営業担当は、クライアントの利益を最優先に考える傾向が強いといわれます。多少、手間や時間がかかるにしても、依頼者の希望に沿ったサービスを提案する場合が少なくありません。電話秘書を利用する目的から業者に期待する業務レベルまで、貴社の考えを細かく聞いてきます。貴社が抱える課題を確認し、どんな方法であれば問題を解決に導けるか一緒に頭を悩ませてくれます。また、営業担当から、代行業者の経営方針や社内の様子について話を聞くことも有効です。

不要なサービスを便利だからと申し込んでいたら、余計な出費は避けられません。契約後に後悔しないためにも、営業担当の対応確認をおすすめします。

電話秘書の契約を行った企業

はじめての方は、お試しサービスの活用を

業者によっては、契約後、一定期間のお試しサービスを設定している場合があります。実際のサービスに支障がないか見定められ、契約変更が必要ないか判断する機会として見逃せません。

特に意識したいポイントのひとつが、人員に不足がないかどうかです。忙しくて手が回らない、もしくは受け答えに余裕がない状況が頻発していたら、安心して任せることはできません。懇切丁寧な電話対応が基本であり、すべての問い合わせを受け付けても、クレームが増加したら意味がありません。

また、顧客満足度を考慮すると、業務レベルにも注意しておく必要があります。海外の企業から取引について問い合わせてきた際、担当オペレーターがビジネス英語を知らないと「普段とは違う」とおしかりを受け、契約交渉にも影響する恐れがあります。お試しサービスの活用によって、英語スキルの有無も確認できるのです。

一般的に、お試しサービス期間の利用料金は無料です。この機会に貴社の希望を伝えておけば、利用料金を支払う時点になって不満を覚える心配もないでしょう。

 - 営業担当者

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